Procurement Analytics: Mit fundierten Entscheidungen Ihren Einkauf optimieren

Die SCALUE GmbH ist ein Analytics-as-a-Service-Anbieter für den Einkauf. SCALUE® Spend Analytics bietet eine umfassende Einkaufscontrolling-Lösung, mit der sich Einkaufskennzahlen ganz einfach auswerten lassen. Seit Ende 2020 zählt SCALUE® zum zertifizierten Partnernetzwerk von Onventis. Im Interview erzählen Thomas Teichmann, CEO bei SCALUE®, und Benjamin Fritz, Director Sales bei Onventis, wie es zur Kooperation kam, welche Mehrwerte dadurch generiert werden und wie die Partnerschaft sich in Zukunft entwickeln wird.

Thomas Teichmann
Geschäftsführer
Scalue GmbH

Benjamin Fritz
Director Sales
Onventis GmbH

Aus Sicht eines Kunden: Wie verzahnen sich das All-in-One-Beschaffungssystem und die Einkaufscontrolling-Plattform durch die Partnerschaft?

Benjamin Fritz
Mit SCALUE® verfolgen wir eine Zwei-Säulen-Strategie: SCALUE® ist einerseits neuer Solution Partner von Onventis und erweitert mit SCALUE® Spend Analytics unsere Spend Reports um tiefgreifende Analytics-Funktionalitäten. Onventis Kunden haben ab sofort die Möglichkeit, auf diese Modul-Erweiterungen innerhalb der All-in-One Procurement Suite zuzugreifen, ihr Ausgabenmanagement ganzheitlich digital zu analysieren und damit nachhaltig zu optimieren. Gleichzeitig ist SCALUE® Onventis Vertriebspartner. Unsere Sales Partner beraten Interessenten bei der Auswahl und Einführung passender Onventis Module zur digitalen Transformation von Einkaufs- und Finanzprozessen.

Thomas Teichmann
Eine Vernetzung der beiden Plattformen von SCALUE® und Onventis ist für uns eine logische Konsequenz aus einer Vielzahl von Anfragen, die wir aus dem Markt erhalten haben. Zum einen bietet diese neue Form der Systemanbindung einen smarten Einstieg in die Welt von Procurement Analytics, zum anderen können wir Kunden der Auswertung des Einkaufsvolumens aus ERP-Systemen nun noch tiefere Einblicke gewähren, um Einsparungen zu erzielen und Prozesse zu optimieren.

 

Wie kam es zur Kooperationsidee zwischen SCALUE® und Onventis?

Benjamin Fritz
Digitalisierung funktioniert nicht ohne Kooperation. Erst im klugen Zusammenspiel von Datenmodellen entfaltet sich das gesamte Potenzial der Services. Kunden erhalten mit der erweiterten Spend Analytics Lösung relevante Zusatzleistungen für die Ausgabenauswertung. Sie haben damit ein digitales Tool für umfangreiches und tiefgreifendes Einkaufscontrolling an der Hand. Neben der Digitalisierung aller Beschaffungsprozesse und den daraus resultierenden Prozesskosteneinsparungen durch die Onventis E-Procurement Lösungen besteht mittels SCALUE® Spend Analytics nun auch die Möglichkeit, gezielt Potenziale hinsichtlich der weiteren Einkaufsoptimierung zu identifizieren. So lässt sich die „Procurement Blackbox“ – die unausgewerteten Datenströme innerhalb von Beschaffungsprozessen – über den gesamten Procure-to-Pay-Prozess aufschlüsseln und wesentliche Einsparungsmöglichkeiten kristallisieren sich ganz automatisch heraus.

Thomas Teichmann
Nach einem ersten Austausch war allen Beteiligten schnell klar, dass Spend Analytics sicherlich der erste Weg der Kooperation sein wird, aber auch nicht der letzte. Die SCALUE® Plattform bietet z.B. im Bereich der Datenanreicherung viele weitere Optionen, das Einkaufsvolumen über mehrere Lieferanten zu bündeln, Artikel zu kategorisieren oder ganze Materialgruppenbäume neu zu gestalten. Dies hilft Kunden schnell einen transparenten Überblick zu bekommen und bestmöglich in die Verhandlungen mit Lieferanten einzusteigen. Weiterhin stehen vollständig integrierte Ausbaustufen wie das Tracking von Optimierungsmaßnahmen oder sogar Process Mining zur Verfügung. Beim Process Mining werden Änderungshistorien im Purchase-2-Pay Prozess analysiert und visualisiert, um ineffiziente Teilprozesse, Bottlenecks und Incompliance zu identifizieren. Dadurch können Lieferzeiten verkürzt, Ressourcen freigesetzt und natürlich Kosten optimiert werden. Ein Beispiel hierfür kann der Teilprozess des Erhalts der Auftragsbestätigung sein. Diese wird mehrfach geändert, sodass die Ware nicht in der gewünschten Menge zum vereinbarten Termin am Zielort eintrifft, worauf auch eine Auslieferung an den Endkunden nicht rechtzeitig erfolgen kann. Hier gibt es unzählig viele Varianten der Prozessverbesserung.

 

Welche Highlights und erweiternden Produktleistungen gibt es innerhalb der Spend Analytics App und was ist bereits verfügbar?

Benjamin Fritz
Mit SCALUE® Spend Analytics erhalten Onventis Nutzer ein zentrales Cockpit für das Einkaufscontrolling. Alle Beschaffungsprozesse vom strategischen, taktischen und operativen Einkauf über die automatisierte Rechnungsverarbeitung bis hin zu digitalen Einkaufsanalysen werden in unserer All-in-One Procurement Suite abgebildet. Darüber hinaus können die einkaufsrelevanten Daten aus lizenzierten Onventis Anwendungen, den sogenannten Product Apps, wie beispielsweise operative Beschaffungsvorgänge in SCALUE® Spend Analytics übertragen und anschließend zentral analysiert werden. Daraus ergeben sich für Onventis Kunden wesentliche Vorteile. Um eine Total Spend Visibility zu erreichen, werden im Cockpit die gewünschten Einkaufsanalysen zentral angezeigt. Mittels Analysen in den Bereichen Business Development, Process Statistics oder Order Structure lassen sich zielgerichtet Einspar- und Optimierungspotenziale in einzelnen Beschaffungsprozessen aufdecken. Durch die Berücksichtigung des direkten und indirekten Ausgabenvolumens erkennt SCALUE® darüber hinaus zusätzliche E-Spend-Potenziale für die Beschaffungsabwicklung über unsere E-Procurement Lösungen.

Thomas Teichmann
Da alle Analysen miteinander verbunden sind, können Kunden Abhängigkeiten in wenigen Sekunden erkennen und Analysen sowohl Top-Down als auch Bottom-Up durchführen. Es bilden sich somit keine Datensilos oder partielle Analysen, die wie in Programmen zur Tabellenkalkulation nur auf einen Bruchteil der Einkaufsdaten abzielen. Grundsätzlich analysiert SCALUE® zudem Einkaufsdaten von der Bedarfsanfrage über Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen bis hin zu den tatsächlich erfolgten Zahlungen. Daher besteht natürlich in einem weiteren Schritt die Option, Einkaufsdaten auch aus dem ERP-System zu analysieren und diese mit den Daten aus Onventis zu kombinieren. Der Nutzungsgrad von Onventis E-Procurement kann somit zusätzlich gesteigert werden, was die Beschaffungskosten des Kunden weiter senkt.

 

Ein kleiner Ausblick auf die Zukunft: Was dürfen Kunden und potenzielle Kunden künftig von der Partnerschaft erwarten?

Benjamin Fritz
Zukünftig möchten wir die Spend Analytics Möglichkeiten innerhalb der All-in-One Procurement Suite in Kooperation mit SCALUE® weiter ausbauen. Dazu gehört unter anderem eine stufenweise Integration des gesamten Einkaufsvolumens sowie strategische und taktische Bereiche in die Spend Analytics Partnerlösung. Darüber hinaus bietet SCALUE® mit Process Mining, der Bereinigung und Kategorisierung von unstrukturierten Einkaufsdaten und dem Tracking der getroffenen Maßnahmen weitere relevante Tools für das digitale Einkaufscontrolling. Dazu gehört auch die Messung der konkreten Einsparungen.

Thomas Teichmann
Bei dieser Partnerschaft ergänzen sich die Produkte perfekt zueinander. Daher ist die nahtlose Integration der gesamten SCALUE® Procurement Analytics Produktlandschaft, wie es Benjamin Fritz beschrieben hat, ganz klar im Fokus. Mit der Kombination von Tools für Spend Analytics, Datenanreicherung und -kategorisierung, Maßnahmencontrolling und Process Mining, bieten wir aktuell weltweit eine einzigartige Lösungsvielfalt für den Einkauf. Davon sollen zukünftig auch Onventis-Kunden profitieren.

 

Thomas und Benjamin, vielen Dank für das Interview!

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