10. Oktober 2017 | Blog

Die größte Hürde für einen effizienten Procure-to-Pay-Prozess ist die effektive Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Statt unabhängiger Inseln innerhalb der Organisation ist die Zusammenarbeit von Menschen, Prozessen und Technologie grundlegend für einen adäquaten Procure-to-Pay-Prozess. Und doch gehen viele Organisationen diesen lebenswichtigen Prozess nicht als Ganzes an, sondern handeln getrennt voneinander. Sie versäumen es, die Beschaffung als Chance zu nutzen.

Fehlerhafte Prozesse werden oft durch schlechte IT-Systeme, mangelnde interne Kommunikation oder schlechte Lieferantenbeziehungen verursacht. Während ein funktionierendes Procure-to-Pay-Verfahren sich positiv auf die Beschaffung auswirkt, spart es Zeit und verbessert die Lieferantenbeziehungen.

Es ist nicht unmöglich, diesen operativen Prozess zu verbessern, und vielen Organisationen gelingt es, hervorragende Ergebnisse zu erzielen. Im Folgenden bieten wir einige offensichtliche Lösungen an, die jede Organisation implementieren kann.

Zusammenarbeit

Eines der Ziele der Finanzabteilung ist die richtige Verteilung der Gelder. Ein Einkäufer hat in der Regel keine Kenntnisse der Buchhaltungsregeln, aber wenn er für eine Bestellung falsche Buchhaltungscodes verwendet, wirkt sich dies direkt auf die Liquidität aus. Deshalb wird den Einkäufern empfohlen, immer ihre Finanzabteilung in den Kaufprozess einzubeziehen. Gemeinsam können sie unbeabsichtigte Fehler verhindern und die Einkaufsleistung des Unternehmens steigern.

Beziehungsmanagement

Die Beziehung zwischen einem Lieferanten und einer Organisation kann zuweilen holprig sein. Die Einkäufer können leicht die Schuld auf die Finanzverwaltung schieben, aber es kann schließlich so weit eskalieren, dass Produkte nicht mehr geliefert werden. Der wahre Grund für Zahlungsverzug ist jedoch oft komplexer und kann verschiedene Gründe haben. Daher ist es wichtig, dass die Finanzabteilung auch eine Beziehung zum Lieferanten unterhält, damit ein eventueller Zahlungsverzug zeitnah mitgeteilt werden kann. Sie kann ein kommerzielles Fiasko verhindern.

Lösungsorientiert

Oftmals gehen Waren vor einer Rechnung ein. Ein Albtraum für die Finanzverwaltung, wenn dies nicht ordnungsgemäß dokumentiert wird. Die Finanzabteilung muss den entsprechenden Betrag für die Bezahlung dieser Güter reservieren. Wenn dies in großem Maßstab geschieht, kann es die Rentabilität einer Organisation beeinträchtigen. Ein pro-aktiver, lösungsorientierter Ansatz kann eine Katastrophe verhindern. Dies geht über die Zusammenarbeit hinaus, es geht um die ordnungsgemäße Verwaltung der eigenen Domäne jedes Einzelnen und um die klare und kohärente Verbindung der Daten und der verschiedenen Prozesse.

Beginnen Sie heute

Die obigen Ausführungen sind nur einige Beispiele dafür, warum die Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und der Finanzabteilung für einen effektiven Procure-to-Pay-Prozess wichtig ist. Der Schlüssel liegt in der Zusammenarbeit; Einblick in die Abläufe des Einkaufs zu gewinnen, partnerschaftliche Beziehungen zu den Lieferanten aufzubauen, Lösungen einzuführen und Ärger fernzuhalten.

Ein letzter Ratschlag: Beginnen Sie heute. Die Vorteile überwiegen bei weitem die Ressourcen, die es kostet, eine angemessene Procure-to-Pay-Lösung einzuführen.

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