Stephan Stumpf und Simone Jung-Stingl von DuMont im Interview

Aktuell dominiert ein Thema den Einkauf: COVID-19. Welche Auswirkungen hat die Corona-Krise auf Ihr Verlagshaus?

Die Corona-Pandemie stellte auch DuMont und seine Mitarbeitenden, wie viele andere Unternehmen, vor neue Aufgaben in der Arbeitsorganisation. Im Einkauf mussten kurzfristig neue Bedarfe bedient werden, so wurden z.B. ad hoc Hygieneartikel, wie Desinfektionsmittel, Masken usw. benötigt. Durch den hohen Anteil an Mitarbeitenden im mobilen Office war und ist es eine Herausforderung, die Bedarfe der einzelnen Bereiche zu bündeln und pünktlich am benötigten Einsatzort zur Verfügung zu stellen.
Ein Vorteil durch das “Go-Live” unseres E-Procurement Systems „bestellBar“ Ende August 2020 ist, dass die Besteller*innen flexibel auf ihre Bedarfssituation reagieren können und durch die Cloud-Lösung jederzeit Zugriff auf die „bestellBar“ haben.

Wieso haben Sie sich bei der Einführung Ihres E-Procurement-Systems „bestellBar“ für einen Projektleiter von Onventis entschieden?

Ein Punkt war sicherlich, dass DuMont bei der Ausgestaltung, Nutzung und Implementierung der Software auf eine gute Expertise zurückgreifen wollte.
Durch die Zusammenarbeit mit einem Onventis Projektleiter konnte außerdem eine “neutrale” Betrachtung von Inhouse Prozessen gewährleistet werden. Gleichzeitig verschaffte es den internen Mitarbeitenden bei DuMont genügend Ressourcen, um sich ganz auf die Anbindung von Katalogen bzw. neuer Lieferanten, die Verbesserung von Prozessen und die Entwicklung der strategischen Ausrichtung zu konzentrieren.

Worauf kommt es bei der Implementierung einer E-Procurement-Lösung wirklich an und was macht einen erfolgreichen Change-Prozess aus?

Ein solcher Change-Prozess ist immer eine große Umstellung für alle Mitarbeitenden und Bereiche eines Unternehmens bzw. in unserem Fall für alle angebundenen Unternehmen von DuMont.
Für uns im Einkauf waren die folgenden Aspekte ausschlaggebend für eine erfolgreiche Implementierung der E-Procurement-Lösung:

1. Projekt priorisieren
2. strategische Ausrichtung festlegen
3. detaillierte Prozessanalyse durchführen
4. klare und offene Kommunikation ermöglichen; dazu gehört auch die rechtzeitige Einbindung und Schulung der Fachbereiche (z.B. IT, Finance usw.) und möglicher Lieferanten (besonders im Dienstleistungsbereich)
5. Bereitschaft schaffen, bestehende Prozesse ggf. zu ändern oder anzupassen

Unser Fazit: Für den erfolgreichen Change-Prozess ist die gute Kommunikation innerhalb des Unternehmens essenziell. Das Projektziel, d.h. vor allem die Vorteile durch die Projektumsetzung müssen für alle Involvierten deutlich werden. Durch rechtzeitige Einbindung der einzelnen Gesellschaften sowie durch beispielsweise Schulungen und effiziente Feedbackrunden lassen sich die allgemeine Motivation steigern und ein Wir-Gefühl schaffen.

Frau Jung-Stingl, Herr Stumpf, vielen Dank für das Interview!