Aufbewahrungspflicht von (digitalen) Rechnungen

Welche Regelungen bestehen bezüglich der Archivierung und Aufbewahrungspflicht digitaler Rechnungen sowie für Scans von Papierrechnungen?

08. Januar 2020 | Blog

Die Regeln für die Steueraufbewahrungspflicht digitaler Dokumente sind im Dokument ‘Ihre EDV-Verwaltung und die Steueraufbewahrungspflicht’ der Steuer- und Zollverwaltung beschrieben.

Aufbewahrungspflicht für die Steuerbehörden

Eine Bedingung, die die Steuer- und Zollverwaltung für die Aufbewahrung von Rechnungen stellt, ist, dass sie innerhalb einer “angemessenen Frist” abgerufen werden können. Das bedeutet, dass die Steuerbehörden, wenn sie eine Prüfung durchführen wollen, nicht monatelang auf die Prüfung der Rechnungen warten müssen.

Außerhalb der Frist für die Anforderung der Dokumente gibt die Steuer- und Zollverwaltung an, dass die Dokumente in der Form aufbewahrt werden müssen, in der sie eingegangen sind. Es gibt jedoch noch eine andere Möglichkeit. Die Originaldokumente können “konvertiert” sein, was bedeutet, dass auch Scans von Papierrechnungen als “Form, in der sie hereinkommen” betrachtet werden.

Konvertierung von “physisch” zu “digital”

Um eine erfolgreiche Umstellung von “physisch” auf “digital” durchzuführen, hat die Steuer- und Zollverwaltung sechs Bedingungen aufgestellt:

  1. Alle Daten müssen übertragen werden.
  2. Der Inhalt aller Daten muss korrekt sein.
  3. Der Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist verfügbar sein.
  4. Die konvertierten Daten können innerhalb einer angemessenen Zeitspanne (wieder) produziert und gelesen werden.
  5. Die konvertierten Daten können innerhalb einer angemessenen Zeit ausgeführt werden.
  6. Die Ergebnisse werden der internen Kontrolle entzogen. Denken Sie an den Abgleich mit Originaldaten und die mögliche Differenzanalyse.

Diese Bedingungen sprechen für sich selbst, sind aber dennoch wichtig, um genannt zu werden.

Aufbewahrungsfrist von digitalen Rechnungen

Wenn die Konvertierungsbedingungen erfüllt sind, beträgt die Aufbewahrungspflicht gemäß der Steuer- und Zollvorschriften im allgemeinen sieben Jahre (10 Jahre für Rechnungen in Bezug auf Immobilien).

Ein kleiner Ratschlag von uns: Planen Sie, Papierrechnungen wegzuwerfen? Es ist erlaubt, aber informieren Sie den Steuerprüfer im Voraus. Dann können danach keine Probleme mehr auftreten.

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