Belgische E-Invoicing-Pflicht: Bereit für Januar 2026?
Onventis unterstützt Unternehmen dabei, rechtzeitig ihre Compliance Ziele zu erreichen.
Ab dem 1. Januar 2026 wird die elektronische Rechnungsstellung für alle B2B Transaktionen in Belgien verpflichtend. Damit bewegt sich Belgien hin zu einer effizienteren, datengetriebenen und vollständig digitalen Rechnungsabwicklung. PDF Rechnungen (auch wenn sie per E-Mail versendet werden) gelten künftig nicht mehr als gültige Rechnungen.
Die belgische E-Rechnungsstellungspflicht ist kein Sonderfall. Sie ist Teil von ViDA (VAT in the Digital Age), einem europäischen Programm zur Modernisierung und Harmonisierung der Mehrwertsteuerberichterstattung. ViDA verpflichtet die Mitgliedstaaten zur Einführung strukturierter E-Rechnungen und digitaler Echtzeitberichterstattung. Damit sollen Betrug reduziert, manuelle Fehler vermieden und Mehrwertsteuerprozesse beschleunigt werden.
Die Gesetzgebung sieht eine dreimonatige Übergangsfrist bis zum 1. April 2026 vor. In diesem Zeitraum können Unternehmen ihre Prozesse ohne sofortige Strafen vorbereiten. Allerdings zeigen Gespräche mit belgischen Organisationen, dass nicht alle Finanz- und Beschaffungsteams mit ihren Vorbereitungen begonnen haben.
Was ändert sich konkret ab Januar 2026?
Die belgische Regelung verpflichtet Unternehmen dazu, Rechnungen ausschließlich in einem vollständig strukturierten Format (Peppol BIS 3.0) über das PEPPOL Netzwerk zu senden und zu empfangen. Dadurch entsteht ein standardisierter, fehlerfreier und effizienter Rechnungsaustausch zwischen Lieferanten und Kunden.
Die wichtigsten Anforderungen:
- Alle B2B Rechnungen müssen über PEPPOL versendet werden
- Rechnungen im PDF Format sind nicht mehr ausreichend.
- Die Durchsetzung beginnt am 1. April 2026
Für viele Organisationen bedeutet dies einen entscheidenden Wandel bei der Gestaltung ihrer Rechnungsprozesse.
Welche Strafen gelten, wenn Sie die Vorschriften nicht einhalten?
Die belgische Regierung hat konkrete Strafen für die Nichteinhaltung der E-Invoicing-Vorgaben festgelegt. Ab dem 1. April 2026, mit Beginn der Durchsetzung, müssen Unternehmen, die die Anforderungen nicht erfüllen, mit Verwaltungsstrafen rechnen:
- 1.500 € bei der ersten Verstoß
- 3.000 € bei der zweiten Vertoß
-
5.000 € bei jeder weiteren Verstoß
Sind Sie noch rechtzeitig vorbereitet?
Die Frist für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung rückt immer näher. Unternehmen, die jetzt damit beginnen, können die Frist noch gerade so einhalten.
Onventis ist vollständig zertifiziert für den Empfang elektronischer Rechnungen über PEPPOL. Unternehmen müssen keine eigenen technischen Integrationen oder komplexe Infrastrukturen einrichten.
Als Anbieter einer kompletten Source-to-Pay-Plattform unterstützt Onventis seit vielen Jahren Unternehmen in ganz Europa bei der Umstellung auf strukturierte elektronische Rechnungsstellung. Mit unserer Erfahrung in den Bereichen PEPPOL, UBL-Standards und digitale Rechnungsbearbeitung helfen wir Unternehmen, schnell, sicher und einfach die Compliance zu erreichen.
