Budgets mühelos verwalten

Das Ende des Jahres ist wieder in Sicht. Das bedeutet heiße Schokolade, Feiertage und die Aufstellung von Budgets für das kommende Jahr. Dieser Ablauf dürfte vielen bekannt sein. Eines dieser Dinge macht nicht unbedingt jedem Spaß, und deshalb bieten wir eine Lösung an.

17. November 2017 | Blog

Steigern Sie das Kostenbewusstsein in der Organisation, indem Sie das verfügbare Budget zum Zeitpunkt der Genehmigung eines Kaufs durch die Budgetverantwortlichen anzeigen. Lassen Sie die Budgetverantwortlichen bewusst wählen, aus welchem Budget sie kaufen wollen. Und jederzeit Einblick in das aktuelle Budget zu erhalten. Kurz gesagt: Live-Budgetüberwachung.

Erstellen und Verfolgen von Budgets

Abhängig von der Größe der Organisation und der Abteilung kann die Komplexität der Jahresbudgets erheblich variieren. Hinzu kommt die Art und Weise, wie Unternehmen sich selbst Einblick verschaffen wollen. Es ist nicht überraschend, dass Budgets in Excel erstellt werden. Um jedoch den Überblick über die Budgets während des Jahres zu behalten, ist Excel viel weniger logisch.

Normalerweise ist Excel nicht mit einem Finanzbuchhaltungssystem verbunden und die Datei wird daher nicht automatisch aktualisiert, wenn etwas bestellt oder eine Zahlung erfolgt ist. Infolgedessen ist nie sofort klar, wie viel Budget übrig bleibt. Nur wenn die Excel-Tabelle aktualisiert wird, und das ist oft nur einmal im Monat. Während des Monats kann es daher schwierig sein, den (Budget-) Überblick zu behalten, obwohl es nach wie vor wichtig ist, genau zu wissen, wie viel Geld noch übrig ist.

Es gibt eine Lösung. Verwendung von Excel für die Erstellung des Budgetplans? Gut, wir machen dasselbe. Aber den Überblick über das Budget zu behalten, das ist eine ganz andere Geschichte. In Onventis Spend Management können Budgets aus einem Excel-Dokument oder aus dem Finanzsystem importiert werden. Dies kombiniert die Bequemlichkeit der Erstellung eines Budgets in Excel (oder einem Finanzsystem) mit den automatisierten Möglichkeiten innerhalb der Ausgabenverwaltung.

Immer aktuelle Informationen

Die vielleicht größte Frustration eines Budgetverantwortlichen: Das Jahr ist zur Hälfte vorbei, und es gab eine Reihe von ungeplanten Kosten, die in der Budgetübersicht nicht richtig erfasst wurden. Der Grund? Kein klarer Zusammenhang zwischen diesen Kosten und dem entsprechenden Budget, oder jemand hat einfach vergessen, die Übersicht zu aktualisieren.

Genau das kann in der Budgetkontrolle des Spend Management verhindert werden.

Bei der Überprüfung von Verträgen, Bestellungen oder Rechnungen sehen Ihre Budgetverantwortliche sofort die Auswirkungen auf das Budget. Mit Echtzeit-Informationen können sie fundierte Entscheidungen zur Genehmigung oder Ablehnung treffen und unnötige Ausgaben vermeiden. Das bedeutet, dass alle genehmigten Bestellungen, Verträge und Rechnungen, die sich im Umlauf befinden, sowie die bereits geleisteten Zahlungen vom verfügbaren Budget abgezogen werden. Dies schafft einen aktuellen Einblick in das Budget und es kann nie versehentlich zu viel ausgegeben werden.

Kostenbewusstsein

Um Ihren Budgetstatus zu überprüfen, gehen Sie einfach zum Dashboard. Das Berichtstool zeigt aktuelle Ausgaben in Ihrer gesamten Organisation und geht auf die Details eines einzelnen Teammitglieds ein. Sie können sich auch einen High-Level Überblick über die Leistung der Organisation im Vergleich zu den KPIs verschaffen.

Die Budgetüberwachung führt zu einem besseren Kostenbewusstsein in der gesamten Organisation. Der zusätzliche Effekt einer besseren Aufsicht ist, dass das Budget auch effizienter ausgegeben wird. Und weil das Budget immer aktualisiert wird, gehören Überraschungen der Vergangenheit an.

Durch den Einsatz von Spend Management wird nicht nur das Kostenbewusstsein verbessert, sondern auch der gesamte Rechnungsstellungsprozess vereinfacht. Das Ausgabenmanagement hilft dem Team auch bei der zentralen Verwaltung von Verträgen, bei der Erteilung von Bestellungen und der Bearbeitung von Rechnungen. Sie ist sogar automatisiert, so dass die eingesparte Zeit für wertschöpfende Aufgaben verwendet werden kann. Und es kann alles automatisiert werden.

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