Die Bürokratie ist tot. Lang lebe die Bürokratie.

Bürokratie ist ein Synonym für Verwaltungsaufwand, und doch wurde vor langer Zeit die Bürokratie als perfekte Organisationsstruktur vorgeschlagen. Was ist passiert und, was noch wichtiger ist, was hat die Zukunft für die Bürokratie zu bieten?

10. März 2017 | Blog

Es ist nicht immer ein Schimpfwort gewesen. Es war einst die perfekte Organisationsstruktur, diskriminierungsfrei und hocheffizient. Trotz ihres früheren Ruhms bereitet Bürokratie heute eine negative Wahrnehmung bei den meisten Menschen. Sie sagen, die Gesellschaft sei zu weit gegangen. Und doch wird die moderne Bürokratie ein neues Goldenes Zeitalter einläuten.

Digitaler Fortschritt gewinnt weiter an Fahrt

Ungeachtet der digitalen Fortschritte, die unsere Gesellschaft gemacht hat, wird ein Großteil der digitalen Kommunikation immer noch gedruckt – darunter auch Rechnungen. Es ist üblich in Organisationen, die jährlich Tausende von Rechnungen von Hand bearbeiten, so dass manchmal einige dieser Rechnungen verloren gehen – auch wenn sie per E-Mail in das Unternehmen gelangen.

Die verlorenen Fälle landen unter einem Papierstapel und tauchen erst wieder auf, wenn eine Zahlungserinnerung im Posteingang liegt. Oder die Rechnung liegt auf dem falschen Schreibtisch, auf dem Schreibtisch von jemandem, der nicht weiß, was er damit tun soll und nichts unternimmt.

Wir machen die Bürokratie dafür verantwortlich, dass diese Verfahren unsere wichtigeren Aufgaben behindern. Und doch führen wir weitere Regeln ein, die sicherstellen sollen, dass die Verfahren funktionieren. Aber mehr Kontrolle ist nicht immer die richtige Antwort, wenn ein Verfahren plötzlich zum Stillstand kommt.

Automatisierte Bürokratie entlastet, aber nur, wenn sie richtig genutzt wird

Genug Gründe, die Fakturierung von Hand einzustellen. Die EU und die Europäische Kommission waren sich einig, als sie 2014 die Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung veröffentlichten. Eine wachsende Zahl von EU-Mitgliedern hat dies nun in nationales Recht umgesetzt, wodurch alle Unternehmen effektiv gezwungen sind, sich an die neue Fakturierungsnorm zu halten.

Der Schlüssel zu einem durchschlagenden Erfolg ist die Robotik. Denn je mehr wir Menschen entlastet werden, desto mehr können wir uns auf die Aufgaben konzentrieren, die für Roboter nicht offensichtlich genug sind.

Es gibt keinen einzigen Grund für diesen Schritt nach vorn. Ja, es bewahrt die Bäume der Welt davor, gefällt zu werden, aber es trägt auch dazu bei, den gesamten Rechnungsprozess schneller, effizienter und aufschlussreicher zu gestalten. Ein auf der Website der Europäischen Kommission veröffentlichter Bericht prognostiziert einen Nutzen von über “40 Milliarden Euro in ganz Europa allein im Bereich der Wirtschaft”.

Es hängt davon ab, wie die elektronische Rechnungsstellung genutzt wird. Der Schlüssel zu einem durchschlagenden Erfolg ist die Robotik. Denn je mehr wir Menschen entlastet werden, desto mehr können wir uns auf die Aufgaben konzentrieren, die für Roboter nicht offensichtlich genug sind – wie neue Kunden zu gewinnen und maßgeschneiderten Service zu bieten.

Wenn die Bürokratie erst einmal hinter den Vorhang geschoben wird, werden wir, das Volk, uns nicht mehr so belästigt fühlen. Vielleicht wird eines Tages das Gefühl, das wir haben, wenn das Wort im Gespräch auftaucht, wieder zu seinem früheren Glanz zurückkehren.

Richtig. Wie kann sie also richtig genutzt werden?

Prozesse sind von Natur aus repetitiv. Natürlich ist jede Rechnung einzigartig – andere Unterzeichner, Arbeitsabläufe und nie die gleiche Bestellnummer – aber das Prinzip des Rechnungsvorgangs bleibt dasselbe: Alles, was gekauft wird, muss an einem Punkt bezahlt werden.

Durch die Abbildung all der verschiedenen internen Prozesse und deren regelkonforme Umsetzung in Software kann der Prozess automatisiert werden. Jeder Rechnungsstatus wird dann archiviert, so dass Sie jede Rechnung mit einem einzigen Klick finden können.

Auf der Grundlage von Regeln und Vorschriften stellt der Komplexitätsgrad für den Roboter keine Herausforderung dar.

Ein erster Schritt hin zu einer effizienten Bürokratie besteht darin, unsere Arbeit von Computern oder Robotern erledigen zu lassen, die Text erkennen und selbstständig den richtigen Arbeitsablauf einleiten. Auf der Grundlage von Regeln und Vorschriften stellt der Komplexitätsgrad für den Roboter keine Herausforderung dar.

Es sind noch viele Fragen unbeantwortet

  • Wer sollte die Genehmigung erteilen?
  • Ist die Rechnung bereits bezahlt worden?
  • Wie viel Budget bleibt nach der Zahlung übrig?

Papier ist nicht vergleichbar mit digitalen Medien, wenn es um den informativen Wert geht. CTRL+F ist keine Funktion, die es in der analogen Welt gibt. Mit dem digitalen Archiv kann jede Frage durch eine einfache Suche oder ein vordefiniertes Dashboard beantwortet werden, das Antworten auf die Fragen gibt, die noch gar nicht gestellt wurden.

Berichte können sofort zeigen, wie viel Budget in diesem Quartal noch übrig ist. Es berücksichtigt die noch zu zahlenden Rechnungen, die auf der genehmigten Einkaufsrechnung basieren. Es ist ein Beispiel für die endlose Packtasche mit praktischen Informationen.

Das Ende des administrativen Ärgers ist in Sicht

Die vierte industrielle Revolution steht vor der Tür. Das Zeitalter des Internets verbindet uns mit einer beispiellosen Ära der Automatisierung und Robotik. Mehr Bürokratie – durchgeführt von Robotern hinter den Kulissen – macht also das Leben leichter und sorgt dafür, dass sich das Unternehmen wieder auf den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen konzentriert.

Nie wieder eine Rechnung verlieren und mehr Bürokratie – durchgeführt von Robotern, damit wir uns mit wertvollen Dingen beschäftigen können. Das ist das nächste Goldene Zeitalter.

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