Facility Management: Dienstleistungsbeschaffung leicht gemacht

Die Dienstleistungsbeschaffung rund um den Bereich Facility Management stellt Einkaufsabteilungen branchenübergreifend vor Herausforderungen. Der Einkauf für gebäude-, objekt- oder projektbezogene Bedarfe muss Bestellungen mit automatisierten Prozessen effizient abwickeln und gleichzeitig die Lieferantenbeziehungen nachhaltig digitalisieren.

23. Februar 2021 | Blog

Facility Management, auch Objektbetreuung genannt, bezeichnet die Verwaltung und Bewirtschaftung von Gebäuden sowie deren technischen Anlagen und Einrichtungen. Die Facility Management Branche in Deutschland hat mit ca. 200 Milliarden Euro Bewirtschaftungsvolumen einen Anteil von mehr als 5% am Bruttoinlandsprodukt und beschäftigt über 4,5 Millionen Erwerbstätige.

Neben Unternehmen, deren Geschäftsmodell auf das Facility Management ausgerichtet ist, stellt die Beschaffung von Facility Management Services – also der Dienstleistungseinkauf – branchenübergreifend Einkaufsabteilungen vor Herausforderungen.

Facility Management Services beinhalten technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben wie zum Beispiel das Überwachen der Haustechnik, das Organisieren und Beauftragen von Gebäude-Dienstleistungen, das Erstellen von Ausschreibungsunterlagen für Umbau- und Instandhaltungsprojekte sowie das Beschaffungsmanagement für sämtliche Gebrauchsgüter von der Energie bis zum Reinigungsmittel.

Die Herausforderungen im Einkauf von Facility Management Services

Betreuen Ihre Mitarbeiter gleichzeitig viele unterschiedliche Objekte?

Dynamische Katalogsichten sorgen dafür, dass nur die Güter und Dienstleistungen bestellt werden, die für das relevante Gebäude, Objekt oder Projekt vorgesehen sind. Mittels vordefinierter Kriterien werden die passgenauen Lieferantensortimente zur Bestellung angeboten: orts-, personen-, projekt- oder kundenspezifisch.

Beschaffen auch ungeschulte Mitarbeiter regelmäßig Leistungen?

Mit einer automatischen Kontierungstypfindung sowie durch eine einfache und unkomplizierte Benutzerführung reduzieren Sie Fehlerraten und Nacharbeiten bei der Kontierung massiv und Ihre Mitarbeiter können Bedarfe schnell decken.

Ist Ihre Organisation an verschiedenen Standorten aktiv?

Durch komplexe Unternehmens- und Standortstrukturen steht die Beschaffung in Facility Service Unternehmen oft vor der Herausforderung, heterogene Systemlandschaften zu integrieren und komplexe Organisationsstrukturen abzubilden. Konzernstrukturen innerhalb von E-Procurement Lösungen verbinden diese Systeme zu einer zentralen und transparenten Einkaufslandschaft.

Müssen Beschaffungsvorgänge nicht idealerweise überall stattfinden?

Mobile Beschaffungs-Apps schaffen Abhilfe, wenn die Dienstleistungsbeschaffung ortsunabhängig erfolgen muss. Stoßen Sie zeitkritische oder zeitintensive Bestellprozesse sowie mehrstufige Genehmigungsworkflows ganz einfach von unterwegs an. Sie bestellen Produkte oder Dienstleistungen rund um die Uhr genau dort, wo Sie den Bedarf feststellen.

Kaufen Sie regelmäßig externe Dienstleistungen ein?

Auch im Facility Management läuft die Beschaffung von Dienstleistungen, wie Reinigung, Wartung oder Security Services, oft am Einkauf vorbei. Mit digitalen Einkaufstools beschaffen Sie Dienstleistungen genauso einfach wie C- und MRO-Güter durch einen integrierten Procure-to-Pay-Prozess sowie eine schnelle, transparente Leistungserfassung.

Treten Ihre Bedarfe häufig ad-hoc auf?

Sofortkäufe (Spot-Buy) für Ad-hoc-Bedarfe können über moderne Lieferantennetzwerke unter Einhaltung Ihrer Einkaufsrichtlinien abgewickelt werden. Über eine Anbindung von Amazon Business an Ihre E-Procurement Lösung haben Sie beispielsweise Zugriff auf über 100 Mio. Artikel und Tausende von Marktplatz-Händlern.

Digitale Dienstleistungsgeschaffung in der Objektbetreuung

Die Onventis All-in-One Procurement Plattform bietet für die vielfältigen Aufgaben im Einkauf von Facility Management Services die passenden E-Procurement Lösungen: Neben der operativen Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen – sowohl für wiederkehrende als auch für Ad-hoc-Bedarfe – spielen im Bereich des Facility Managements insbesondere das Lieferantenmanagement, das Vertragsmanagement sowie die Ausschreibung und Vergabe von Leistungen und Gütern eine wesentliche Rolle. Onventis Kunden wie Apcoa, Engie, Kötter, Spie oder Techem nutzen für die Digitalisierung und Automatisierung des Einkaufs von Facility Management Services bereits die jeweiligen E-Procurement-Lösungen aus dem modularen Onventis Produktportfolio.

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