Excel-Bestellliste automatisch verarbeitet, genehmigt und bezahlt

Während unserer 25-jährigen Tätigkeit in der Procure-to-Pay-Branche haben wir viele Arbeitsweisen kommen und gehen sehen. Eine Konstante darin war schon immer Microsoft Excel. Schon jetzt gibt es viele Organisationen, vielleicht jede Organisation, die Excel für administrative Aufgaben verwenden. Und warum nicht? Excel ist zugänglich, und fast jeder hat einige Grundkenntnisse der Software.

Da Excel eine sehr nützliche und weit verbreitete Anwendung ist, bietet Onventis Invoice Processing die Möglichkeit, Excel- oder CSV-Dateien zu importieren und automatisch in eine Bestellung einfügen zu lassen.

Auf der Grundlage eines Skripts wird eine komplette Bestellung im System erstellt, von Einzelposten und Mengen bis hin zu Mehrwertsteuer und Lieferadresse. Der Benutzer muss nichts tun, hat aber die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen, wenn der Inhalt der Bestellung im letzten Moment geändert wurde. Die Bestellung wird dann an den Lieferanten gesendet.

Da dies über die Rechnungsverarbeitung erfolgt, wird jedes noch so kleine Detail, das die Bestellung betrifft, genau gepflegt und im digitalen Archiv gespeichert. Die Daten sind somit sicher gespeichert und z.B. im Falle eines Audits nachvollziehbar. Sobald die Bestellung ausgeliefert ist, geht es darum, die Produkte als “eingegangen” zu registrieren.

Das System erkennt den zugehörigen Auftrag, und wenn die gelieferten Waren genau übereinstimmen, kann die Lieferantenrechnung automatisch genehmigt und an die Zahlungsliste weitergeleitet werden.

Es gibt eine Reihe von Gründen, so zu arbeiten:

1. Automatischer Import der Bestellung pro Lieferant und Lieferort
2. Digitales Archiv, das dank der Cloud durchsuchbar und ortsunabhängig ist
3. Der Rechnungsabgleich erfolgt automatisch: Wenn die Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang übereinstimmt, wird die Rechnung ohne menschliches Eingreifen genehmigt.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Organisation weiterhin so arbeiten kann wie bisher, aber effizienter durch Automatisierung und sicherer durch Digitalisierung. Sich wiederholende Aufgaben werden minimiert, wodurch mehr Zeit für Dinge mit höherem Mehrwert frei wird. Die Bequemlichkeit von Excel wird mit dem strukturierten Prozess innerhalb der Rechnungsverarbeitung kombiniert.