Optimale Rechnungsverarbeitung mit OCR-as-a-Service

Rechnungsverarbeitung: Viele Wege führen nach Rom, aber mit OCR-as-a-Service kommen Sie schnell, sicher und bequem dorthin. In diesem Blog erklären wir, wie das funktioniert.

08. November 2019 | Blog

Obwohl Sie es vorziehen würden, alle Ihre Rechnungen als XML, komprimiert und eindeutig, zu erhalten, fühlt sich das Erreichen dieses Ziels wie ein Wunschtraum an. Rechnungen kommen als PDF und auf Papier, manchmal mit handschriftlichen Notizen versehen. Diese Rechnungen werden dann gescannt und/oder in das System importiert. Dies passiert vor der Rechnungserfassung, wobei eine manuelle Optimierung Teil des Prozesses ist.

Selbst dann gibt es noch Unregelmäßigkeiten und Fallstricke:

  • Die Qualität der Rechnungen muss für die OCR-Software ausreichend sein – also die Lesbarkeit der Rechnungen, die Qualität der Scans, aber auch, ob die Beträge in grauen Blöcken angezeigt werden, etc.
  • Nach vielen Optimierungen ist ein Erkennungsprozentsatz von 85% in greifbare Nähe gerückt, aber dann ist es an der Zeit, die fehlenden Felder manuell auszufüllen.
  • Schließlich muss die OCR-Software geschult werden.

Einige Zeit danach ist es endlich möglich, mit der Kodierung der Rechnung zu beginnen.

Eine zeitaufwändige und fehleranfällige Arbeit.

Qualität, Effizienz und Bequemlichkeit

OCR-as-a-Service, ein Bestandteil der Onventis Invoice Processing Lösungen, übernimmt fast alle diese Aktionen und erhöht damit den Erkennungsprozentsatz. Die Qualität dieser Erkennung – falsch erkannte Felder sind noch ärgerlicher als nicht erkannte Felder – ist wesentlich höher als bei einer on-premise Standard-OCR-Lösung.

Bessere Qualität – aber wie?!

Die Qualität der Erkennung ist sowohl hinsichtlich der Anzahl der erkannten Positionen als auch hinsichtlich ihrer Genauigkeit besser. Dies hat zwei Hauptgründe:

Erfassung in Industriequalität

Für ein einzelnes Unternehmen macht es wenig Sinn, ein eigenes OCR-Gerät anzuschaffen und es lokal zu betreiben. Nicht nur die Kosten, um diesen Dienst am Laufen zu halten, sondern auch die Speicher- und Prozessorleistung ist ein Overkill für ein Unternehmen. Da unser OCR-Service die Erkennung für Hunderte von Unternehmen übernimmt, schafft er Skaleneffektr zu einem vernünftigen Preis.

Die Schwarmintelligenz

Die Tatsache, dass wir die Rechnungserkennung als Dienstleistung für so viele Unternehmen vornehmen, hat einen weiteren Vorteil für den Kunden. Alle Optimierungen, die jemals auf dem Rechnungslayout eines Lieferanten stattgefunden haben, sind zentral verfügbar. Dies ermöglicht es neuen Kunden, alle Optimierungen, die bereits vorher durchgeführt wurden, sofort zu nutzen. Was fällt Ihnen in der Praxis auf? Wenig, außer dass Sie schnell die beste Rechnungserkennung als Dienstleistung erhalten.

Zeit- und Kosteneinsparungen

Ein Standardsatz von Rechnungen wird innerhalb einer Minute abgeholt und steht innerhalb weniger Minuten in der Arbeitsliste zur Verfügung. Dadurch lassen sich von Anfang an Zeit und Kosten sparen. Und wenn Sie noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie sich auch für garantiert fehlerfreie Ergebnisse mit Onventis Invoice Pocessing entscheiden. Dies bedeutet bis zu 100% Rechnungserkennung.

Wie? Unser Validierungsdienst. Mit diesem Service garantieren wir, dass alle Felder der importierten Rechnungen mit dem höchstmöglichen Zuverlässigkeitsprozentsatz erkannt werden. Wir erledigen dies mit unserem Onventis-Validierungsteam. Bei dieser Vorgehensweise gehen alle Rechnungen, die automatisch erkannt werden, zunächst zur manuellen Validierung an dieses Team. Dies ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sich mit Fachaufgaben zu beschäftigen, statt sich mit der Rechnungserkennung zu plagen.

Das ist eine Voraussetzung für Dunkelbuchungen. Aber mehr dazu in unserem nächsten Blog…

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