OCR in der Finanzabteilung beschleunigt die Rechnungsverarbeitung

Optical Character Recognition (OCR) ist eine beliebte Methode zur Digitalisierung gedruckter Rechnungen. Sie ermöglicht es einem Computer, den Inhalt der Rechnung zu verstehen, so dass sie schnell und einfach gebucht und archiviert werden kann. Es gibt zwei Ausprägungen von OCR, die sich im Grad der Automatisierung und Verantwortung unterscheiden. Wir nennen sie OCR-on-Premise und OCR-as-a-Service.

17. August 2017 | Blog

Unabhängig von Ihrer bevorzugten Wahl ist OCR eine unglaublich praktische Lösung für Unternehmen, die jährlich Tausende von Rechnungen verarbeiten. OCR macht es möglich, dass der Computer jede Art von Daten aus der Rechnung auslesen kann, wie z.B. Lieferanteninformationen, Kopfzeilen, Einzelposten, verschiedene Beträge usw. Der Umgang mit wiederkehrenden Rechnungen von Stamm-Lieferanten spart Zeit und minimiert (menschliche) Fehler, wenn die Daten automatisch in das Finanzsystem eingegeben werden.

Wir messen den OCR-Erfolg an der Erkennbarkeit und Zuverlässigkeit der Daten. Erkennbarkeit bedeutet, den Inhalt der Rechnung zu verstehen, während Zuverlässigkeit bedeutet, die richtigen Daten zu digitalisieren. Eine OCR-Erfolgsrate kann aus 92% Erkennung / 97% Zuverlässigkeit bestehen.

OCR On-Premise

Bei der Arbeit mit der OCR-On-Premise-Variante ist Ihr Unternehmen selbst für die Abstimmung der Rechnungserkennung verantwortlich. Von sich aus erkennt OCR einen Großteil des Rechnungsinhalts, aber durch die Verfeinerung der Ergebnisse – die die Software unterstützt, indem sie sagt, welche Informationen sich wo befinden und wie sie notiert sind – verbessert sich die Genauigkeit. Unternehmen, die diese Aufgabe routinemäßig durchführen, können sich über sehr hohe OCR-Erfolgsraten freuen.

Allerdings verfeinern nur sehr wenige Unternehmen die Rechnungserkennung strukturell. Besonders bei hoher Lieferantenfluktuation wird die konsequente Verfeinerung der Erkennung mit der Zeit zu einer schlechten Übung. Sobald die OCR-Erfolgsrate auf – sagen wir – 50%/35% sinkt, schwindet die Motivation, die Daten im System ordnungsgemäß aktualisiert zu halten.

Die Lösung besteht darin, diese Verantwortung einem Mitarbeiter oder Team zuzuweisen. Aber nur wenn sie die Fähigkeit und Effizienz besitzen, diese Aufgabe routinemäßig auszuüben, wird dies Zeit und Ressourcen sparen. Die Verfeinerung der Erkennung ist nicht etwas, was die meisten Angestellten in der Buchhaltung tagtäglich tun. Infolgedessen wird es länger dauern, und die Ergebnisse werden möglicherweise nicht optimal sein.

OCR-as-a-Service

Mit OCR-as-a-Service wird die Erkennung von neuen Lieferantenrechnungen von Onventis optimiert. Es gibt keine manuelle Arbeit seitens des Kunden, da diese Lösung wirklich Plug & Play ist. Das System erkennt automatisch einen unbekannten Lieferanten, und Onventis stellt sicher, dass die Lieferantendaten als zukünftige Referenzen zur Automatisierung hinzugefügt werden.

Neue Lieferanten durchlaufen einen 3-fachen Tuning-Prozess. Das bedeutet, dass die Onventis-Mitarbeiter die ersten drei Rechnungen dieses Lieferanten manuell prüfen und abstimmen, um sicherzustellen, dass Erkennbarkeit und Zuverlässigkeit optimal sind. Dies ist auch dann der Fall, wenn sich bestimmte Daten ändern. Denken Sie an eine Bankverbindung vor, die sich plötzlich verändert hat. Onventis prüft die Gültigkeit, bevor die Rechnung bestätigt wird.

Dieses zeitsparende Verfahren stellt sicher, dass die OCR-Erfolgsquote stets hoch ist. Selbst Jahre später, wenn kein Mitarbeiter Zeit mit der OCR-Abstimmung verschwendet, wird die Erfolgsquote durch diesen kontinuierlichen Service niemals abnehmen.

Ihre Abteilung kann sich nun mit anderen, strategischen Aufgaben beschäftigen.

Die moderne Rechnungsverarbeitung geht viel weiter als OCR. Robotic Accounting automatisiert den gesamten Prozess, vom Scannen und Buchen der Rechnungen bis hin zur Erstellung intelligenter Buchungsvorschläge für neue Lieferanten. Lesen Sie mehr darüber in unserem kostenlosen Whitepaper Robotic Accounting.

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