OCR-Software spart Ihnen viel Zeit

Die Online-Rechnungsverarbeitung spart Ihnen Zeit. Zum einen, weil Sie mit der Online-Rechnungsverarbeitung keine Rechnungen mehr verlieren, zum anderen dank der optischen Zeichenerkennung (OCR). Wir erklären, wie Sie mit OCR-Software Zeit sparen können.

19. Dezember 2019 | Blog

Wie OCR-Software bei der digitalen Rechnungsverarbeitung hilft

Seit Jahren ist OCR-Software (Optical Character Recognition) eine effektive Möglichkeit, die Kopf- und Zeilendaten einer Rechnung auszulesen. Einfach ausgedrückt: Es ist eine Software, die die Rechnung scannt und dann die Hauptdaten der Rechnung erkennt.

In Kombination mit der Online-Rechnungsverarbeitung sorgt OCR dafür, dass die Kopf- und Zeilendaten automatisch auf dem Erfassungsbild der Buchung landen.

Theoretisch muss ein Codierer nur die Rechnung prüfen, und zwar durch Überprüfung der Richtigkeit aller Daten. Dies wird durch automatische Fehlermeldungen noch erleichtert, so dass ein Codierer erkennen kann, wo er etwas anpassen muss.

Manuelle Dateneingabe? Das verschwindet fast vollständig. Nun, fast.

OCR als Dienstleistung

Für die meisten Unternehmen funktioniert die Scan- und Erkennungssoftware nicht so einfach, wie die obige Situation skizziert.

Für eine optimale Erkennung muss die Software optimiert werden. Denken Sie zum Beispiel an fehlende oder falsch gescannte Daten aus einer Rechnung. Um dies beim nächsten Mal zu verhindern, muss die OCR (manuell) eingestellt werden.

Mangels richtiger Kenntnisse, Zeit oder Geschicklichkeit kommt es manchmal vor, dass Benutzer nicht das beste aus OCR-Software herausholen.

Bei Onventis bieten wir OCR aus genau diesem Grund auch als Dienstleistung an. Wir sorgen für eine 100%ige Erkennung, Optimierung und Validierung der Rechnung. Das Ergebnis: eine noch schnellere Bearbeitung der Rechnung.

Hilton Meats Zaandam verarbeitet 80 % der Rechnungen mit OCR

Durch das automatische Scannen und Erkennen der Rechnung ist es nicht mehr notwendig, die Rechnung auszudrucken und Zeile für Zeile zu prüfen. Das erledigt die Software für Sie.

Für Hilton Meats Zaandam war dies ein Geschenk des Himmels. Bei 23.000 Eingangsrechnungen pro Jahr (pro Fabrik!) ist es nicht wirklich eine gute Idee, alles Zeile für Zeile manuell zu überprüfen.

Michael Watson, Leiter der Finanzverwaltung bei Hilton Meats Zaandam, sah die Notwendigkeit, Zeit zu sparen. Watson: “Mehr als 80% der Rechnungen werden sofort gut ausgelesen und von der OCR überprüft. Außerdem gilt: je besser der Scanner, desto besser die Qualität der Zeilenerkennung”.

Können Sie sich vorstellen, dass 23.000 Rechnungen Zeile für Zeile manuell geprüft werden müssen? Das ist eine zeitraubende Arbeit.

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