RPA: Wie funktioniert die dynamische Kontierung mit Robotic Process Automation?
Unter RPA (Robotic Process Automation) versteht man die automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Bei der robotergesteuerten Prozessautomatisierung übernehmen die Software-Roboter die Rollen und Aufgaben von Anwendern und interagieren mit anderen Softwaresystemen.
Die korrekte Kontierung von Bestellungen und Rechnungen ist eine sehr komplexe, fehleranfällige und zeitaufwändige Routineaufgabe, die meistens den Fachabteilungen Finanzen und Controlling überlassen wird. Die Bestellvorgänge aus dem Einkauf werden daher in der Regel von den Kollegen im Bereich Finanzen und Controlling manuell geprüft und kontiert bzw. nachkontiert. Eine standardisierte Kategorisierung von Beschaffungsvorgängen über Materialgruppen in Verbindung mit einer daraus abgeleiteten Sachkontierung bringt Sie hier schon einen Schritt weiter. Sind die Kontierungsregeln wesentlich komplexer und gelten z. B. besondere Regeln für die Kontierung von Investitionen, Projekten und Aufträgen, führte bislang kein Weg an der manuellen Nachbearbeitung vorbei.
Automatisierte Kontierung mit RPA
Wäre es nicht hilfreich, Kontierungen auch bei komplexen Kontierungsregeln wie von Geisterhand bereits durch das Beschaffungssystem vornehmen zu lassen? Wenn also weder Bedarfsanforderer und Einkäufer noch Finanzbuchhalter und Controller sich mit der Kontierung von Belegen befassen müssten?
Mit der dynamischen Kontierungsfindung auf Basis einer regelwerkbasierenden RPA (Robotic Process Automation) bietet Onventis Buyer eine äußerst effiziente Automatisierungsmöglichkeit, die sowohl im Einkauf als auch im Bereich Finanzen und Controlling für eine erhebliche Entlastung von wiederkehrenden Routineaufgaben sorgt. Die dynamische Kontierungsfindung ermöglicht eine vollständig automatisierte, wertabhängige Kontierung von Warenkorb- und Bestellpositionen auf Basis eines kundenindividuellen Regelwerks. Das Regelwerk kann dabei aus einer flexiblen Kombination von Kriterien bestehen, wie z. B. Buchungskreis, Materialgruppe und Artikelwert in Verbindung mit Kontierungsregeln für Kostenarten (Sachkonten), Kostenstellen, Kostenträger sowie weiteren Kontierungstypen (z. B. Anlage, Projekt, Auftrag).
Von der dynamischen Kontierungsfindung profitieren sowohl der Einkauf als auch die Finanzbuchhaltung und das Controlling. Die smarte Kontierung mittels RPA automatisiert gleich mehrere manuelle Arbeitsschritte bis hin zur vollständigen Dunkelbuchung von Rechnungen mit Bestellbezug.
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