So unterstützt Onventis Shared Service Center bei der Automatisierung von Einkauf und Rechnungsverarbeitung
Shared Service Centers (SSCs) stehen zunehmend unter Druck, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und gleichzeitig hochwertigen Service für interne Kunden zu bieten. Vor allem die Bereiche Beschaffung und Rechnungsverarbeitung gelten als besonders verbesserungswürdig. Onventis liefert zu diesem Zweck smarte, integrierte Lösungen, die SSCs gezielt weiterbringen.
Was sind Shared Service Centers?
Shared Service Centers geraten zunehmend unter Druck, ihre Prozesse spürbar zu straffen, Kosten zu reduzieren und gleichzeitig einen zuverlässigen, hochwertigen Service für die internen Bereiche bereitzustellen. Besonders in der Beschaffung und im Finanzwesen zeigen sich klare Ansatzpunkte für Verbesserungen. Onventis liefert zu diesem Zweck smarte, integrierte Lösungen, die SSCs gezielt weiterbringen.
SSCs basieren auf dem Prinzip der Skaleneffekte: Je stärker Prozesse automatisiert und standardisiert werden, desto größer sind die Einsparungen bei Zeit, Kosten und Fehlerquoten. Mit Onventis können SSCs sowohl komplexe Einkaufsprozesse als auch die Rechnungsverarbeitung, von der Anforderung bis zur Zahlung, zentralisieren und digitalisieren.
Wie können SSCs ihre Rechnungsverarbeitung verbessern?
Für viele Shared Service Center (SSCs) ist die Bearbeitung von Einkaufsrechnungen ein zentraler Bestandteil ihrer Services. Dieser Prozess ist stark transaktionsgetrieben und genau deshalb ist Automatisierung hier ein entscheidender Erfolgsfaktor.
Traditionell ist die Rechnungsverarbeitung von vielen manuellen Tätigkeiten geprägt: E-Mails öffnen, Rechnungsdaten von Hand erfassen, Freigaben bei Kolleginnen einholen und Unstimmigkeiten klären. All dies bedeutet einen erheblichen Aufwand, der nicht nur ineffizient ist, sondern auch zu Frustration bei den Mitarbeitenden im SSC und bei internen Kunden führt.
Mit Accounts Payable Automation-Lösung von Onventis, verwandelt das SSC diese manuellen Prozesse in einen vollständig digitalisierten Ablauf. Dabei kommen unter anderem folgende Funktionen zum Einsatz:
- Automatische Rechnungserfassung mit intelligenter OCR und KI, die Rechnungsdaten blitzschnell und hochpräzise ausliest.
- PO- und Non-PO-Abgleich, bei dem Rechnungen automatisch Bestellungen oder Kostenstellen zugeordnet werden, was das Risiko von Fehlerquellen erheblich reduziert und Wartezeiten verkürzt.
- Transparente Freigabeprozesse durch vordefinierte Workflows mit unternehmensweiter Sichtbarkeit sowie integrierten Erinnerungs- und Eskalationsmechanismen.
- Echtzeit-Transparenz über Status, Durchlaufzeiten und KPIs als Grundlage für effektives Performance-Reporting und eine zielgerichtete SLA-Steuerung im Shared Service Center.
Warum ist diese Lösung für SSCs besonders wertvoll:
- Skalierbarkeit: Ein zentrales System, das problemlos mit der Anzahl der betreuten Gesellschaften, Länder oder Geschäftsbereiche mitwächst.
- Konsistente Prozesse im gesamten Unternehmen: Standardisierte Abläufe reduzieren Prozessvariationen, führen zu weniger Fehlern und ermöglichen ein schnelleres Onboarding neuer Einheiten.
- Kostenersparnis und Personaleffizienz: SSCs können mehr Vorgänge mit kleineren Teams abwickeln und dabei gleichzeitig Compliance- und Audit-Anforderungen erfüllen.
Wie können Shared Service Center ihre Beschaffung optimieren?
In vielen Unternehmen ist die Beschaffung auf verschiedene Abteilungen, Standorte oder sogar Länder verteilt. Dies führt häufig zu unkontrollierten Ausgaben, verlorenen Verträgen und einem mangelnden Überblick darüber, wer was, wo und warum einkauft.
Gerade an dieser Stelle kann das Shared Service Center einen erheblichen Mehrwert schaffen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass es über die passenden Werkzeuge verfügt. Diese müssen speziell darauf ausgerichtet sein, die Beschaffungsprozesse unternehmensweit zu standardisieren und zentral zu steuern.
Die ganzheitliche Procurement Lösung von Onventis unterstützt SSCs dabei, den kompletten Source-to-Settle-Prozess deutlich effizienter aufzusetzen und langfristig zu verbessern
Mit Onventis können SSCs:
- Bestellprozesse mit standardisierten Anforderungsformularen und Freigabe-Workflows digital abbilden.
- Maverick Buying reduzieren, indem ausschließlich freigegebene Lieferanten und verhandelte Verträge zur Verfügung gestellt werden.
- Mit zentralen Einkaufskatalogen arbeiten, die Produkte und Dienstleistungen zu festen Preisen und klar definierten Konditionen anbieten..
- Spend-Analyse und Reporting automatisieren, um fundierte, strategische Einkaufsentscheidungen noch gezielter treffen zu können.
Warum ist das für Shared Service Center besonders wichtig:
- Harmonisierung von Prozessen über Geschäftsbereiche hinweg: Durch einheitliche Methoden für Anforderungen, Bestellungen und die Lieferantenauswahl werden Komplexität und Fehlerpotenziale reduziert.
- Höhere Compliance und Risikosteuerung: Dies wird durch die zentrale Vertragsverwaltung und automatisierte Freigabegrenzen erreicht. Dadurch wird das SSC zum Hüter der Compliance im Unternehmen.
- Zeitersparnis für Endanwender und Einkaufsteams: Mitarbeitende können schneller über freigegebene Produkte und Services bestellen, während das SSC die Kontrolle behält.
- Verbessertes Lieferantenmanagement: Durch die Überwachung der Lieferantenperformance können SSCs aktiv Qualität, Lieferzuverlässigkeit und Kosten steuern.
Viele Shared Service Centers betreuen mehrere Gesellschaften oder Länder. Onventis ist darauf ausgelegt, flexibel zu skalieren und komplexe Multi-Entity Strukturen zu unterstützen. Dabei gilt es Folgendes zu beachten:
- Mehrsprachige Benutzeroberflächen
- Berücksichtigung lokaler steuerlicher und regulatorischer Vorgaben
- Benutzer- und Rollenverwaltung auf Ebene der jeweiligen Einheit
So können SSCs verschiedene Geschäftsbereiche mit einer einzigen Lösung bedienen und dabei Governance und Standardisierung gewährleisten.
Darüber hinaus lässt sich Onventis nahtlos in bestehende ERP-, Finanz- und HR-Systeme integrieren. Dadurch bleibt die bestehende IT-Architektur unverändert erhalten, während die Prozesse auf ein neues Effizienzniveau gehoben werden.
