Was ist Beschaffung?
Procurement-Themen auf den Punkt gebracht – Teil 1
Die Beschaffung stellt innerhalb von Unternehmen die stetige und rechtzeitige Versorgung mit Waren aus externen Quellen sicher. Eine zentrale Rolle spielen hierbei verhandelte Preise und Konditionen sowie der bedarfsgerechte Einkauf von Produkten und Dienstleistungen.
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Beschaffung einfach erklärt – eine Definition
Die Beschaffung innerhalb von Unternehmen beschreibt alle Prozesse und Tätigkeiten, die die stetige Versorgung der Bedarfsträger mit Waren zu verhandelten Preisen und Konditionen sicherstellen. Zu diesen Waren, die nicht selbst hergestellt werden und deshalb beschafft oder eingekauft werden müssen, gehören beispielsweise:
- Materialien für Produktion und Weiterverkauf
- Dienstleistungen
- Betriebs- und Arbeitsmittel
In der Praxis werden Einkauf und Beschaffung häufig synonym und im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft verwendet.
Ziele der Beschaffung
Der Fokus der Beschaffung liegt ganz klar auf der langfristigen Sicherstellung der unternehmensweiten Versorgung zu den bestmöglichen Konditionen.
Um dieses übergeordnete Ziel stetig zu erreichen, sind verschiedene Maßnahmen innerhalb von Beschaffungsorganisationen notwendig. Dazu gehört neben der ständigen Kostenoptimierung und -senkung auch die Qualitätssicherung, die Sicherstellung einer flexiblen Lieferkette sowie die Versorgungssicherheit.
Außerdem muss auch die Verfolgung von Markttrends – wie beispielsweise Nachhaltigkeit oder Künstliche Intelligenz – in die Ziele der Beschaffung einfließen.
Nur mittels der Implementierung dieser Ziele kann die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gewährleistet werden.
Aufgaben von Beschaffungsorganisationen
Innerhalb des Einkaufs kann zwischen der strategischen und der operativen Beschaffung unterschieden werden. Teilweise wird zusätzlich auch noch der taktische Einkauf abgegrenzt.
Strategische Beschaffung (Vision-to-Strategy)
Dieser Teilprozess des Einkaufs behandelt die Ableitung der nachhaltigen Beschaffungsstrategie auf Basis des Gesamtunternehmensziels. Dabei werden innerhalb der drei Gestaltungsfelder des Lieferanten-, Material- und Innovationsmanagements Strategien abgeleitet, die langfristig zur Erfüllung des Beschaffungs- und somit des Unternehmensziels beitragen sollen.
Aufgaben der strategischen Beschaffung:
- Festlegung der Beschaffungspolitik (zentrale oder dezentrale Beschaffung)
- Beschaffungsmarktforschung bzw. Marktanalyse
- Lieferantenmanagement (Analyse, Bewertung und Auswahl)
- Vertragsverhandlungen bspw. Ausgestaltung von Rahmenverträgen
- Planung und Umsetzung von strategischen Entscheidungen bzgl. Innovationen und Digitalisierung (bspw. Einführung von Supplier Relationship Management (SRM) Systemen, E-Procurement o.ä.)
Das Primärziel des strategischen Beschaffungsprozesses ist die Effektivität des Einkaufs durch strategische Leitlinien und langfristige Ziele nachhaltig zu steigern.
Taktischer Einkauf (Source-to-Contract)
Der taktische Einkaufsprozess umfasst die Teilprozessschritte der Bedarfsermittlung über die Durchführung von Ausschreibungen und Beschaffungsauktionen bis hin zum Vertragsabschluss. Dabei werden Maßnahmen umgesetzt, die mittelfristig dazu beitragen sollen, die langfristigen Beschaffungsstrategien zu realisieren. Das Primärziel des taktischen Einkaufsprozesses ist die Steigerung der Effektivität des Einkaufs durch die Umsetzung von Maßnahmen, die mittelfristig zur Erfüllung der Beschaffungsziele beitragen.
Operative Beschaffung (Procure-to-Pay)
Dieser Einkaufsprozess startet im akuten Bedarfsfall und beinhaltet die Teilprozesse der Bestellanforderung des Bedarfsanforderers bis zur Rechnungszahlung an den Lieferanten. Anders als beim strategischen und taktischen Prozess können einige Teilprozessschritte durch den Bedarfsanforderer ausgeführt werden, der seinen Bedarf auf Basis der im taktischen Prozess definierten Sortimente und Vereinbarungen decken kann.
Aufgaben der operativen Beschaffung:
- Bedarfsermittlung und Bestellmengenplanung
- Lieferantenauswahl
- Bestellung
- Bestellüberwachung
- Abschluss des Bestellprozesses inkl. Rechnungszahlung (in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung) an den Lieferanten
- Beschaffungslogistik: eventuelle Zusammenarbeit mit der Logistik
Das Primärziel des operativen Einkaufsprozesses ist die effiziente Abwicklung der repetitiven Beschaffungsvorgänge, um Prozesskosten einzusparen.
Die Beschaffung mittels E-Procurement effizient gestalten
Elektronische Beschaffung oder auch E-Procurement ermöglicht den Einkauf von Produkten und Services durch die Nutzung von digitalen Systemen und Netzwerken. Es bildet also vereinfacht ausgedrückt das B2B-Pendant zum B2C-Online-Handel. Dabei geht es um die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen, die mittels ausgereifter E-Procurement Systeme digitalisiert und automatisiert gemanagt werden können.
Der elektronische Einkauf löst telefon-, fax- oder papierbasierte Beschaffung ab und vereinfacht und Tätigkeiten in diesem Bereich wesentlich. Der Großteil aller Beschaffungsprozesse lässt sich durch E-Procurement wesentlich effizienter gestalten, was zu deutlichen Kostenreduzierungen für Unternehmen führt. Auch die Integration von ERP-Systemen in die elektronische Beschaffung ist möglich und für effektive Einkaufsprozesse notwendig. Mit E-Procurement lassen sich alle Bereiche der Beschaffung, wie Source-to-Contract, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay, digitalisiert und automatisiert abbilden.
Die Hauptvorteile von E-Procurement zusammengefasst:
- Kostensenkungen erzielen
- Prozesse optimieren
- Vermeidung von Maverick Buying (unstrukturiertes Einkaufen innerhalb von Unternehmen, bei dem der Einkauf nicht involviert ist)
- Compliance-konforme Beschaffung
- Transparenz schaffen
- Einbindung von gezielten Beschaffungsanalysen
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