Was ist Beschaffung?

Procurement-Themen auf den Punkt gebracht ‚Äď Teil 1

Die Beschaffung stellt innerhalb von Unternehmen die stetige Versorgung mit Waren aus externen Quellen sicher. Eine zentrale Rolle spielen hierbei verhandelte Preise und Konditionen sowie der bedarfsgerechte Einkauf von Produkten und Dienstleistungen.

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04. Mai 2021 | Blog

Beschaffung einfach erkl√§rt ‚Äď eine Definition

Die Beschaffung innerhalb von Unternehmen beschreibt alle Prozesse und T√§tigkeiten, die die stetige Versorgung der Bedarfstr√§ger mit Waren zu verhandelten Preisen und Konditionen sicherstellen. Zu diesen Waren, die nicht selbst hergestellt werden und deshalb beschafft oder eingekauft werden m√ľssen, geh√∂ren beispielsweise:

  • Materialien f√ľr Produktion und Weiterverkauf
  • Dienstleistungen
  • Betriebs- und Arbeitsmittel

In der Praxis werden Einkauf und Beschaffung häufig synonym und im Zusammenhang mit der Materialwirtschaft verwendet.

Ziele der Beschaffung

Der Fokus der Beschaffung liegt ganz klar auf der langfristigen Sicherstellung der unternehmensweiten Versorgung zu den bestmöglichen Konditionen.

Um dieses √ľbergeordnete Ziel stetig zu erreichen, sind verschiedene Ma√ünahmen innerhalb von Beschaffungsorganisationen notwendig. Dazu geh√∂rt neben der st√§ndigen Kostenoptimierung und -senkung auch die Qualit√§tssicherung, die Sicherstellung einer flexiblen Lieferkette sowie die Versorgungssicherheit.

Au√üerdem muss auch die Verfolgung von Markttrends ‚Äď wie beispielsweise Nachhaltigkeit oder K√ľnstliche Intelligenz¬†‚Äď in die Ziele der Beschaffung einflie√üen.

Nur mittels der Implementierung dieser Ziele kann die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen gewährleistet werden.

Aufgaben von Beschaffungsorganisationen

Innerhalb des Einkaufs kann zwischen der strategischen und der operativen Beschaffung unterschieden werden. Teilweise wird zusätzlich auch noch der taktische Einkauf abgegrenzt.

Strategische Beschaffung (Vision-to-Strategy)

Dieser Teilprozess des Einkaufs behandelt die Ableitung der nachhaltigen Beschaffungsstrategie auf Basis des Gesamtunternehmensziels. Dabei werden innerhalb der drei Gestaltungsfelder des Lieferanten-, Material- und Innovationsmanagements Strategien abgeleitet, die langfristig zur Erf√ľllung des Beschaffungs- und somit des Unternehmensziels beitragen sollen.

Aufgaben der strategischen Beschaffung:

  • Festlegung der Beschaffungspolitik (zentrale oder dezentrale Beschaffung)
  • Beschaffungsmarktforschung bzw. Marktanalyse
  • Lieferantenmanagement (Analyse, Bewertung und Auswahl)
  • Vertragsverhandlungen bspw. Ausgestaltung von Rahmenvertr√§gen
  • Planung und Umsetzung von strategischen Entscheidungen bzgl. Innovationen und Digitalisierung (bspw. Einf√ľhrung von Supplier Relationship Management (SRM) Systemen, E-Procurement o.√§.)

Das Primärziel des strategischen Beschaffungsprozesses ist die Effektivität des Einkaufs durch strategische Leitlinien und langfristige Ziele nachhaltig zu steigern.

Taktischer Einkauf (Source-to-Contract)

Der taktische Einkaufsprozess umfasst die Teilprozessschritte der Bedarfsermittlung √ľber die Durchf√ľhrung von Ausschreibungen und Beschaffungsauktionen bis hin zum Vertragsabschluss. Dabei werden Ma√ünahmen umgesetzt, die mittelfristig dazu beitragen sollen, die langfristigen Beschaffungsstrategien zu realisieren.¬† Das Prim√§rziel des taktischen Einkaufsprozesses ist die Steigerung der Effektivit√§t des Einkaufs durch die Umsetzung von Ma√ünahmen, die mittelfristig zur Erf√ľllung der Beschaffungsziele beitragen.

Operative Beschaffung (Procure-to-Pay)

Dieser Einkaufsprozess startet im akuten Bedarfsfall und beinhaltet die Teilprozesse der Bestellanforderung des Bedarfsanforderers bis zur Rechnungszahlung an den Lieferanten. Anders als beim strategischen und taktischen Prozess k√∂nnen einige Teilprozessschritte durch den Bedarfsanforderer ausgef√ľhrt werden, der seinen Bedarf auf Basis der im taktischen Prozess definierten Sortimente und Vereinbarungen decken kann.

Aufgaben der operativen Beschaffung:

  • Bedarfsermittlung und Bestellmengenplanung
  • Lieferantenauswahl
  • Bestellung
  • Bestell√ľberwachung
  • Abschluss des Bestellprozesses inkl. Rechnungszahlung (in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung) an den Lieferanten
  • Beschaffungslogistik: eventuelle Zusammenarbeit mit der Logistik

Das Primärziel des operativen Einkaufsprozesses ist die effiziente Abwicklung der repetitiven Beschaffungsvorgänge, um Prozesskosten einzusparen.

Die Beschaffung mittels E-Procurement effizient gestalten

Elektronische Beschaffung oder auch E-Procurement erm√∂glicht den Einkauf von Produkten und Services durch die Nutzung von digitalen Systemen und Netzwerken. Es bildet also vereinfacht ausgedr√ľckt das B2B-Pendant zum B2C-Online-Handel. Dabei geht es um die Gesch√§ftsbeziehungen zwischen Unternehmen, die mittels ausgereifter E-Procurement Systeme digitalisiert und automatisiert gemanagt werden k√∂nnen.

Der elektronische Einkauf l√∂st telefon-, fax- oder papierbasierte Beschaffung ab und vereinfacht und T√§tigkeiten in diesem Bereich wesentlich. Der Gro√üteil aller Beschaffungsprozesse l√§sst sich durch E-Procurement wesentlich effizienter gestalten, was zu deutlichen Kostenreduzierungen f√ľr Unternehmen f√ľhrt. Auch die Integration von ERP-Systemen in die elektronische Beschaffung ist m√∂glich und f√ľr effektive Einkaufsprozesse notwendig. Mit E-Procurement lassen sich alle Bereiche der Beschaffung, wie Source-to-Contract, Lieferantenmanagement und Procure-to-Pay, digitalisiert und automatisiert abbilden.

Die Hauptvorteile von E-Procurement zusammengefasst:

  • Kostensenkungen erzielen
  • Prozesse optimieren
  • Vermeidung von Maverick Buying (unstrukturiertes Einkaufen innerhalb von Unternehmen, bei dem der Einkauf nicht involviert ist)
  • Compliance-konforme Beschaffung
  • Transparenz schaffen
  • Einbindung von gezielten Beschaffungsanalysen

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