Effektives Lieferantenmanagement: Alles, was Sie über Lieferantenmanagement wissen müssen

Warum ist Lieferantenmanagement wichtig?

04. Mai 2023 | Blog | Supplier Management

Was ist Lieferantenmanagement?

Das Lieferantenmanagement (auch Vendor Management genannt) stellt die systematische Steuerung der Lieferantenbeziehungen dar. Dabei wird die Zusammenarbeit mit passenden Partnern intensiviert und gefördert, um diese transparent und nachhaltig zu gestalten. Zu den wichtigsten Bausteinen des Supplier Managements zählen die Auswahl, Qualifizierung, Klassifizierung, Bewertung und Entwicklung von Lieferanten.
E-Procurement-Systeme stellen digitale Plattformen dar, die eine Vernetzung zwischen Einkäufern und Lieferanten ermöglichen. Über die Plattform können Einkaufsorganisationen bestehende Lieferantenbeziehungen pflegen, indem alle lieferantenbezogenen Daten zentral verwaltet werden.

Die entscheidenden Ziele des Lieferantenmanagements

Im Bereich Supplier Management sind die Aufgaben unterschiedlich ausgerichtet. Strategisches Lieferantenmanagement bezieht sich auf den Prozess der Identifikation, Bewertung und Auswahl der Lieferanten, die den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Dabei steht vor allem die Entwicklung der Beziehung zum Lieferanten im Fokus, um die Risiken eines Unternehmens zu minimieren und die Lieferkette insgesamt zu stärken. Primär geht es um die Sicherstellung der Versorgung auf kurz-, mittel- und langfristige Sicht. Hierzu gehört auch der Auf- und Ausbau eines diversifizierten Lieferantenstamms, um Abhängigkeiten von bestimmten Lieferanten, Lieferverzögerungen oder -engpässe zu verringern.

Operatives Lieferantenmanagement beschäftigt sich mit den täglichen Beschaffungsaktivitäten eines Einkäufers. Die Kernanforderung ist eine wertschöpfende Zusammenarbeit mit Lieferanten im Einklang mit der zuvor definierten Beschaffungs- und Lieferantenstrategie. Zu den wichtigsten Aufgaben zählt die Bestellabwicklung, die Lieferantenkommunikation und Problemlösung bei Lieferstörungen. Durch operatives Lieferantenmanagement können Effizienzsteigerungen im Einkaufsprozess erzielt werden, die zu Kostenersparnissen führen. Folglich arbeitet das operative Lieferantenmanagement an stetigen Verbesserungen der Beschaffungsprozesse.

Erfolgreiche Lieferantenbeziehungen gestalten in vier Schritten

Der Prozess des Lieferantenmanagements lässt sich in vier Bausteine zerlegen: Von der Lieferantenauswahl über die Qualifizierung, Klassifizierung bis zur Bewertung und Lieferantenentwicklung. Alle Bausteine bauen aufeinander auf und hängen damit auch voneinander ab – sie beeinflussen sich gegenseitig und ermöglichen ein effektives Supplier Management.

Lieferantenauswahl

Die Lieferantenauswahl erfolgt auf Basis der Bausteine: Vor der Auswahl müssen verschiedene Faktoren berücksichtigt werden, die durch die einzelnen Prozesse des Lieferantenmanagements beeinflusst werden. Dabei sollten wichtige Bewertungskriterien beachtet werden, die zur Beurteilung der Leistungsfähigkeit herangezogen werden. Erfüllt ein Supplier meine Anforderungen? Welches Risiko birgt die Zusammenarbeit mit bestimmten Lieferanten? Welche Zertifikate und andere Qualitätsmanagementsysteme sind vorhanden? Im Zuge der Lieferantenqualifizierung werden diese Daten einfach und leicht über das E-Procurement-System erhoben, welche für die Lieferantenauswahl entscheidend sind.

Lieferantenqualifizierung

Die Lieferantenqualifizierung zielt darauf ab, potenzielle oder bestehende Lieferanten auf ihre Eignung hinsichtlich der Erfüllung von Unternehmensrichtlinien zu prüfen. Bei diesem Prozess werden verschiedene Faktoren wie die finanzielle Stabilität, Erfahrung und Kompetenz, Kapazität zur Erfüllung der Anforderungen, Qualitätssicherungsprozesse sowie die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards berücksichtigt. Eine formale Prüfung der Dokumentation und Zertifikate ist oft Teil der Qualifizierungsphase, um sicherzustellen, dass nur zuverlässige und qualifizierte Lieferanten ausgewählt werden, die den Richtlinien eines Unternehmens entsprechen.

E-Procurement- oder Supplier-Relationship-Management-Systeme (kurz SRM-Systeme) bilden die digitale Schnittstelle zwischen Lieferanten und Einkaufsorganisationen. Damit können Beschaffer die Lieferantenqualifizierung digital abbilden: Mittels individuell gestalteter Lieferantenselbstauskünfte erhalten Einkäufer alle relevanten Informationen digital zur Prüfung. So werden alle Daten wie Zertifikate, Richtlinien und Muss-Kriterien zentral auf einer Plattform gesammelt und können laufend automatisch bewertet und evaluiert werden.

Lieferantenklassifizierung

In nächsten Schritt des Supplier Managements werden die Lieferanten klassifiziert. Der Prozess der Unterteilung der Lieferanten in verschiedene Kategorien dient der besseren und einfachen Verwaltung und Steuerung. Dabei bilden die Informationen aus der Lieferantenqualifizierung die Grundlage für die Kategorisierung. Die Lieferantenklassifizierung erfolgt in der Regel auf Basis verschiedener Kriterien, die sich mit der Risiko- und Leistungsbewertung auseinandersetzen. Unternehmen können ihre Supplier damit unterteilen und sich gleichzeitig auf die relevantesten Lieferanten konzentrieren. Lieferanten mit höherem Risiko (z.B. aufgrund ihrer finanziellen Lage oder bekannter Compliance-Verstöße) werden genauer überwacht und bei Bedarf alternative Lieferanten identifiziert.

Die Klassifizierung der Lieferanten kann von SRM-Systemen automatisch nach festgelegten Kriterien durchgeführt werden. Die Anpassung der Klassifizierung verläuft ebenfalls automatisiert. Lieferanten werden automatisch über das System niedriger bewertet, wenn sie die Anforderungen nicht mehr oder nicht mehr ausreichend erfüllen. Läuft beispielsweise ein Zertifikat ab, wird der Supplier zunächst vom System reklassifiziert, bis die gültigen Dokumente nachgereicht wurden. Entsprechen die dort aufgeführten Leistungen erneut den Richtlinien des Unternehmens, wird die Klassifizierung vom System angepasst. Der Beschaffer ist folglich laufend darüber informiert, welche Lieferanten risikoreich bzw. -arm sind und stellt sicher, dass nur mit qualifizierten Suppliern zusammengearbeitet wird.

Lieferantenbewertung und Lieferantenevaluation

Die Lieferantenbewertung dient dazu, die Beziehung zum Lieferanten zu stärken und gezielte Maßnahmen zur Lieferantenförderung zu definieren. Dabei werden verschiedene Bewertungskriterien erhoben, die als Grundlage für die Optimierung der Lieferantenbeziehung dienen. Interne Fragebögen werden als Informationsquelle genutzt, um sogenannte Hard Facts zu ermitteln. Das sind messbare und objektive Kennzahlen wie Lieferpünktlichkeit, Lieferzeit, Preis und Produktqualität, die zur Bewertung der Leistung herangezogen werden.
Zusätzlich werden Soft Facts erhoben, die subjektive und schwer messbare Kriterien wie die Flexibilität des Lieferanten, Innovationsfähigkeit, Kommunikation mit dem Unternehmen und Nachhaltigkeitsaspekte bewerten. Um ein vollständiges Bild der Lieferanten zu erhalten, werden auch Unternehmensinformationen aus Drittanbietersystemen in Form von Nachhaltigkeitsratings herangezogen.

Durch das Zusammenspiel von Unternehmensinformationen und Indikatoren aus dem Risikomanagement kann die Lieferantenbeziehung gestärkt werden. Die Lieferantenentwicklung spielt dabei eine entscheidende Rolle, indem gezielt die Fähigkeiten und Leistungen des Lieferanten verbessert werden, um dessen Eignung als langfristiger Geschäftspartner zu sichern und die Zusammenarbeit zu optimieren. Die Lieferantenbewertung und -entwicklung dienen somit nicht nur der Optimierung der Lieferantenbeziehung, sondern auch der langfristigen Sicherung der Qualität und Effizienz einer Lieferkette.

Warum modernes Lieferantenmanagement unverzichtbar ist

Das Lieferantenmanagement ist nicht nur für den Beschaffungsprozess von entscheidender Bedeutung, sondern auch für die Stabilität einer Lieferkette. Angesichts steigender geopolitischer Herausforderungen und volatiler Märkte wird die transparente Zusammenarbeit mit qualifizierten und nachhaltigen Geschäftspartnern innerhalb der Lieferkette unabdingbar. Durch den Einsatz von digitalen Lieferantenmanagementsystemen können Einkäufer ihre Lieferanten besser verstehen und effektive Beziehungen aufbauen. E-Procurement-Systeme bilden hierbei das zentrale Kommunikationsmittel, um einen einfachen und effektiven Austausch zu fördern. Unternehmen können durch fundierte Analysen und Auswertungen ihrer Lieferanten einen zuverlässigen Lieferantenstamm aufbauen. Strategische Einkaufsentscheidungen können unabhängig getroffen werden, da die Risiken bei der Lieferantenauswahl minimiert wurden.

Die Bedeutung des Lieferantenmanagements nimmt durch die zunehmende Abhängigkeit der Wertschöpfungskette von Lieferantenleistungen weiter zu. Immer mehr Kernprozesse werden an Zulieferer übertragen und der Anteil an Fremdleistungen wächst. Um Versorgungsrisiken zu minimieren, ist ein gezieltes Supplier Management unerlässlich. Durch einen transparenten Vergleich von Lieferanten können Einkäufer ihre Lieferkette stabilisieren und gezielt Optimierungspotenziale ausschöpfen. E-Procurement-Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle. Sie bieten effektive Austauschplattform zwischen Einkäufern und Lieferanten und ermöglichen dadurch einen einfachen Informationsaustausch. Eine digitale Infrastruktur ist somit die wichtigste Grundlage für ein erfolgreiches Lieferantenmanagement.