Was ist OCR? Ein Einblick in die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
OCR steht für Optical Character Recognition (deutsch optische Zeichenerkennung) und stellt eine Technologie zur automatischen Texterkennung in digitalen Dokumenten dar. Eine solche Software ermöglicht es, eingescannte und unstrukturierte Dokumente in bearbeitbare und strukturierte Dateien zu wandeln. Dabei werden die Textinhalte aus PDFs und Bilddateien von dieser Software ausgelesen, ohne dabei auf menschliche Unterstützung zurückzugreifen. Dokumente werden also digitalisiert und in editierbare Formate konvertiert, um sie originalgetreu zu wiedergeben.
Was ist OCR? Ein Einblick in die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
OCR steht für Optical Character Recognition (deutsch optische Zeichenerkennung) und stellt eine Technologie zur automatischen Texterkennung in digitalen Dokumenten dar. Eine solche Software ermöglicht es, eingescannte und unstrukturierte Dokumente in bearbeitbare und strukturierte Dateien zu wandeln. Dabei werden die Textinhalte aus PDFs und Bilddateien von dieser Software ausgelesen, ohne dabei auf menschliche Unterstützung zurückzugreifen. Dokumente werden also digitalisiert und in editierbare Formate konvertiert, um sie originalgetreu zu wiedergeben.
Wie funktioniert OCR im Detail?
Der OCR-Prozess umfasst mehrere Schritte, bei denen Bilder und nicht lesbare Dateien in strukturierte Datensätze umgewandelt werden. Typischerweise verwenden OCR-Systeme eine Kombination aus Bildverarbeitung, maschinellem Lernen und Mustererkennungstechnologien, um Text auf einem Bild zu identifizieren und in maschinenlesbaren Text zu ändern.
- Bilderfassung: Der Prozess beginnt mit der Erfassung des Bildes oder Dokuments in digitaler Form. Es wird entweder als gescanntes Dokument oder als Bilddatei importiert, um weiterverarbeitet zu werden.
- Texterkennung: Im nächsten Schritt wird das Bild vorbereitet, um die Textelemente besser erkennen zu können. Das Dokument wird in eine zweifarbige Version umgewandelt, um den Kontrast zwischen den Zeichen und dem Hintergrund zu erhöhen. Anschließend wird eine Binarisierung durchgeführt, um dunkle und helle Bereiche zu analysieren und die Zeichen zu identifizieren. Der OCR-Prozess verwendet Algorithmen, um die Zeichen im Bild zu erkennen und in Text umzuwandeln. Dies kann entweder durch einfache Zeichenerkennung erfolgen, bei der jedes Zeichen separat erfasst wird, oder durch Mustererkennung, bei der Wörter und ganze Sätze erkannt werden.
- Umwandlung: Das Ergebnis des OCR-Prozesses ist ein maschinenlesbarer Text, der in einer Datei gespeichert werden kann und für die digitale Weiterverarbeitung bereit ist. Die Qualität des Ergebnisses hängt von der Qualität des Originalbildes, der Leistungsfähigkeit des OCR-Systems und der Schärfe und Klarheit des zu erkennenden Textes ab.
OCR in der Rechnungsverarbeitung
Die Zeichenerkennung spielt eine wachsende Rolle in verschiedenen Bereichen und gewinnt mit der fortschreitenden Digitalisierung zunehmend an Bedeutung. Insbesondere in der Rechnungsverarbeitung ist die optische Zeichenerkennung von großer Bedeutung. Hier ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, da der Automatisierungsgrad in der Kreditorenbuchhaltung noch nicht komplett ausgereift ist. Gerade in KMUs oder mittelständischen Unternehmen ist der Anteil der Bestellpositionen, die mittels elektronischer Rechnung abgewickelt werden, noch zu gering. Grund hierfür ist die Nutzung nicht digitaler Rechnungsformate, wie PDFs oder Papierrechnungen, die eine digitale Bearbeitung erschweren.
Anteil der Bestellpositionen mit elektronischer Rechnungsabwicklung nach Jahresumsatz
Source: Benchmark des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) „Top-Kennzahlen im Einkauf“
OCR ist daher eine entscheidende Komponente für die Digitalisierung und Automatisierung im Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung, da es die Erfassung von nicht digitalen Rechnungen ermöglicht. Dadurch können alle Rechnungen unabhängig vom Medium mithilfe einer Invoice Processing Software verarbeitet werden, was eine enorme Entlastung für die Kreditorenbuchhalter bedeutet. Erhält ein Einkäufer eine Rechnung als PDF, so erspart er sich einen großen Aufwand und manuelle Arbeit. Das Ergebnis ist eine uneingeschränkte Automatisierung, die zahlreiche Vorteile mit sich bringt.
Erhöhte Produktivität und Zeitersparnis
OCR ermöglicht eine deutlich schnellere Verarbeitung von Rechnungen im Vergleich zur manuellen Bearbeitung. Durch die automatische Erfassung von Daten können große Mengen von Rechnungen effizienter verarbeitet werden, sodass die Kreditorenbuchhaltung den wachsenden Anforderungen und steigenden Zahl an Rechnungen gerecht wird. Da das manuelle Abtippen von Rechnungsdaten entfällt, können sich Mitarbeiter auf weitere wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, die strategisch zum wirtschaftlichen Erfolg beitragen. Das Resultat sind Produktivitätssteigerungen und Zeitersparnisse, die die Kreditorenbuchhaltung immens entlasten.
Genauigkeit und Fehlerminimierung
Die automatische Texterkennung reduziert menschliche Fehler, die bei manueller Dateneingabe auftreten können. OCR-Software arbeitet präzise und kann eine hohe Genauigkeit bei der Extraktion von Daten aus Rechnungen gewährleisten. Dies verringert das Risiko von Fehlern und verbessert die Datenqualität, indem es eine zuverlässige Methode zur Verarbeitung großer Mengen von Rechnungen darstellt. Weniger Fehler und mehr Transparenz!
Kostenersparnis durch Automatisierungspotenzial
OCR ist ein wesentlicher Schritt in Richtung automatisierter Rechnungsverarbeitung. Durch die Integration von OCR in Rechnungsverarbeitungssysteme können ganze Prozesse automatisiert werden, einschließlich der Erfassung, Validierung und Verbuchung von Rechnungsdaten. Damit können Unternehmen die Kosten für manuelle Datenerfassung und -verarbeitung reduzieren und durch freigesetzte Ressourcen Kostenersparnisse auf jeder Ebene erzielen.
Nachverfolgbarkeit und Transparenz
OCR ermöglicht eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Rechnungsverarbeitungsprozess. Die digitale Erfassung und Speicherung von Rechnungsdaten ermöglichen eine einfache Suche, Überprüfung und Archivierung von Rechnungen. Da die Rechnungen in bearbeitbare und maschinenlesbare Datensätze umgewandelt werden, können diese effizient verwaltet werden, was die Suche nach bestimmten Rechnungen erleichtert, physischen Speicherplatz spart und einen schnellen Zugriff auf archivierte Dokumente ermöglicht.
Die Zukunft der Rechnungsverarbeitung
OCR spielt eine entscheidende Rolle in der Einbindung der Digitalisierung in die Beschaffung. Es fungiert als Bindeglied für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, wodurch der Beschaffungsprozess enorm vereinfacht und produktiver gestaltet wird. OCR leistet einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Transformation und Automatisierung von Unternehmen und trägt zur Steigerung der Effizienz und Zuverlässigkeit der Rechnungsverarbeitung bei.
Die Gegenwart und Zukunft der Rechnungsverarbeitung werden maßgeblich von OCR-Technologien und Digitalisierung geprägt. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis alle Unternehmen das enorme Potenzial der automatisierten Rechnungsverarbeitung erkennen. Mit Onventis können Sie bereits heute von diesen Potenzialen profitieren. Erfahren Sie hier, wie unsere Accounting-Roboter Ihre Rechnungen automatisch verarbeiten und wie OCR zur Verarbeitung von nicht-digitalen Rechnungen eingesetzt wird.
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