Was ist Source-to-Contract?
Procurement-Themen auf den Punkt gebracht – Teil 2
Source-to-Contract optimiert die Teilprozessschritte von der Bedarfsermittlung bis zum Vertragsmanagement. Ziel ist es, neben Einsparungen die Compliance im Beschaffungswesen und damit insgesamt die Effektivität des Einkaufs zu steigern.
Source-to-Contract einfach erklärt
Source-to-Contract, kurz S2C, gehört der strategischen Beschaffung an und umfasst die Teilprozessschritte der Bedarfsermittlung, die Durchführung von Ausschreibungen und Beschaffungsauktionen bis hin zur Vergabe und dem anschließenden Vertragsmanagement. Dabei werden Maßnahmen umgesetzt, die mittelfristig dazu beitragen sollen, die langfristigen Beschaffungsstrategien auszuarbeiten und zu realisieren. Ziel ist es, neben Einsparungen die Compliance im Beschaffungswesen und damit insgesamt die Effektivität des Einkaufs zu steigern.
Strategische Beschaffung
Der strategische Beschaffungsprozess behandelt die Ableitung der nachhaltigen Beschaffungsstrategie auf Basis des Gesamtunternehmensziels.
Source-to-Contract als Teil des gesamten Source-to-Pay-Prozess
Source-to-Contract-Prozesse sind Teil des Gesamteinkaufsprozesses „Source-to-Pay“, kurz S2P. Der S2P-Prozess setzt sich aus den strategischen, taktischen und operativen Prozessschritten Source-to-Contract und Procure-to-Pay zusammen und umfasst zusätzlich Einkaufsdisziplinen wie Supplier Management und die Ausgabenanalyse, Das Management von Lieferanten und Ausgaben erstreckt sich dabei über den gesamten Beschaffungskreislauf.
S2C-Prozesse von der Bedarfsermittlung bis zur Vertragserstellung
Am Anfang jedes Beschaffungsprozesses stehen zunächst verschiedene Bedarfe des Unternehmens, einzelner Abteilungen oder Bedarfsträger. Hier setzen Source-to-Contract-Prozesse an. Sie umfassen die Teilprozessschritte der Bedarfsermittlung, die Durchführung von Ausschreibungen und Beschaffungsauktionen bis hin zur Vergabe und dem anschließenden Vertragsmanagement. Dabei werden Maßnahmen umgesetzt, die mittelfristig dazu beitragen sollen, die langfristigen Beschaffungsstrategien zu realisieren. Das Primärziel des taktischen Einkaufsprozesses ist die Steigerung der Effektivität des Einkaufs.
Um dieses Ziel zu erreichen, stehen zahlreiche Instrumente zur Verfügung, die mittelfristig zur Erfüllung der Beschaffungsziele beitragen. Entsteht ein Bedarf können nach einer erfolgten Beschaffungsmarktforschung verschiedene „Requests“ (RFI, RFP, RFQ) durchgeführt werden. Anschließend werden beispielsweise mittels Total-Cost-of-Ownership-Analysen oder Beschaffungsauktionen die besten Lieferanten ausgewählt. Das Vertragsmanagement schließt den Source-to-Contract-Prozess ab und löst den operativen Beschaffungsprozess aus.
Klassische Herausforderungen im Bereich Source-to-Contract
Der Einkauf ist ständig auf der Suche nach den performantesten Lieferanten und den besten Konditionen und befasst sich im Anschluss mit (Nach-) Verhandlungen und dem Vertragsmanagement. Bevor hierfür digitale Systeme zur Verfügung standen, wurden die gängigen Office-Tools – insbesondere Excel – für die Prozessschritte im Bereich Source-to-Contract verwendet. Die Herausforderung im strategischen (und operativen) Einkauf ist dabei die Fehleranfälligkeit durch manuelle Eingaben, die fehlende Möglichkeit zur kollaborativen Zusammenarbeit zwischen Einkäufern und Lieferanten sowie fehlende Statusmeldungen über ausstehende Lieferungen. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl an digitalen Lösungen, die genau diese Herausforderungen im Einkauf lösen und der Arbeitsalltag in Beschaffungsorganisationen erleichtern.
Digitale Source-to-Contract Prozesse für eine optimierte Beschaffung
Bei der Optimierung von S2C-Prozessen spielt die digitalisierte sowie automatisierte Bedarfserfassung, Ausschreibung, Vergabe und Vertragsverwaltung eine wesentliche Rolle. Cloud-basierte S2C-Applikationen bieten die Infrastruktur, um Ihre weltweite Beschaffung ganzheitlich zu managen. Vorlagen für Ausschreibungen, Produkt- oder Preisanfragen sparen Zeit und maximieren die Anzahl relevanter Angebote. Standardisierte Strukturen ermöglichen direkte Preisvergleiche und Cost-Break-Downs. So haben Sie die Möglichkeit, geplante Ausgaben zu erfassen und die besten Preise sowie Positionen mit Verhandlungspotenzial zu erkennen. Hieraus entsteht die Basis für einen ganzheitlich digitalen S2P-Prozess – von der Bedarfsposition über eine Anfrage und Bestellung bis hin zur Rechnungsverarbeitung.
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