Onventis e-Invoicing Service: Peppol Anbindung
Die elektronische Rechnungsstellung gewinnt zunehmend an Bedeutung. Das geht mit bestimmten Normen und Spezifikationen einher. Seit April 2020 ist es für alle europäischen Regierungen und Ministerien verpflichtend, elektronische Rechnungen über Peppol empfangen zu können. Peppol ist eine Rechnungsinfrastruktur, über die Rechnungsversender und -empfänger elektronische Rechnungen anhand einer eindeutigen ID austauschen können.
Der Onventis e-Invoicing Service bietet eine Konnektivität mit Peppol, die es Unternehmen ermöglicht, elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu empfangen. Onventis fungiert als Access Point, und die verwendete Technologie ist von den Regierungen in allen vier Peppol-Gebieten – der EU, Australien, Singapur und Neuseeland – zertifiziert.
Das Onventis 4-Säulen-Modell
Das 4-Säulen-Modell beschreibt die technische Umsetzung von Datenübertragungen innerhalb des Peppol-Netzwerks.
Säule 1 stellt den Lieferanten und Säule 4 die Einkaufs- oder Finanzabteilung dar. Die Empfänger und Absender von elektronischen Rechnungen müssen im Netzwerk registriert werden und werden im Anschluss in einer großen Datenbank gespeichert. Im gesamten Peppol-Netzwerk gibt es nur eine Datenbank, die zentral von der Peppol-Organisation betrieben wird.
Um eine elektronische Rechnung über Peppol zu versenden, muss der Lieferant (Säule 1) Zugang zu einem “Access Point Sender” (Säule 2) haben. Beim Senden der elektronischen Rechnung gibt der Lieferant nun die ID der Einkaufs- oder Finanzabteilung an. Mit dieser ID sendet der “Access Point Sender” das Dokument über das Peppol-Netzwerk an den “Access Point Receiver” (Säule 3).
Nach der Freigabe durch den Access Point Receiver, einigen Kompatibilitätsprüfungen und der Bestätigung anderer spezifischer Daten kann der “Access Point Sender” nun auf den spezifischen “Access Point Receiver” des Empfängers zugreifen. Dadurch ist die elektronische Rechnung für die Einkaufs- oder Finanzabteilung verfügbar (Säule 4).
Um sicherzustellen, dass der Austausch im Peppol-Netzwerk standardisiert abläuft, wird die Kommunikation über die sogenannte BIS (Business Interoperability Specification) abgewickelt. Diese definiert einen klaren Standard für den Austausch von Dokumenten innerhalb des Netzwerks.
Zusätzliche Optionen für die Rechnungsverarbeitung mit Onventis
Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind enorm. Trotz der Tatsache, dass viele Länder Peppol als Standardnetzwerk für elektronische Rechnungen eingeführt haben, sind viele Länder noch nicht so weit und loten aktuell die Möglichkeiten aus. Darüber hinaus unterstützen Länder wie Deutschland, die Schweiz und Frankreich auch ein hybrides e-Rechnungsformat wie beispielsweise ZUGFeRD-PDF und Factur-X-PDF. Diese hybriden e-Rechnungen werden von Peppol nicht unterstützt.
Um den Kunden ein Maximum an Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu bieten, unterstützt Onventis auch das SMTP-Protokoll (E-Mail). Das bedeutet, dass ein Lieferant auch eine E-Mail mit einer e-Rechnung als Anhang versenden kann. Onventis Invoice Processing sorgt dann automatisch dafür, dass diese e-Rechnungen inklusive der Daten aus der hybriden e-Rechnung korrekt importiert werden. Unterstützte Formate als E-Mail-Anhang sind ZUGFeRD PDF, Factur-X PDF und UBL-XML e-Rechnungen.
Jetzt Demo anfordern
Unsere E-Procurement Experten präsentieren Ihnen das Onventis All-in-One Beschaffungsnetzwerk.