Invoice Processing

Schaffen Sie Mehrwerte durch die digitale Rechnungsverarbeitung mit Robotic Accounting und OCR-as-Service. Über einen automatischen Abgleich verbuchen Sie Rechnungen exakter und schneller. Und Ihr Team konzentriert sich auf das Wesentliche: Den ROI der Ausgaben zu erhöhen.

Zeit sparen

Mit Onventis Invoice Processing verarbeiten Sie Rechnungen, egal ob PDF- oder e-Invoices, im Handumdrehen – von der Erfassung bis zur Bezahlung.

Rentabilität erhöhen

Über die robotergesteuerte Automatisierung durch Onventis Invoice Processing lassen sich die Kosten für die Rechnungsverarbeitung um bis zu 50% senken.

Fehler vermeiden

Das manuelle Verarbeiten von Rechnungen wird mit Onventis Invoice Processing auf ein Minimum reduziert. Fehler werden so nachhaltig vermieden.

Robotic Accounting mit Invoice Processing

Minimieren Sie die manuelle Verarbeitung von Rechnungsdaten durch Robotic Accounting. Hierbei handelt es sich um einen intelligenten Algorithmus, der zeitintensive, sich wiederholende Aufgaben  übernimmt. Der Roboter gleicht automatisch Papier- oder elektronische Rechnungen mit Lieferungen, Bestellungen und Verträgen ab.

Die Quote für elektronische Rechnungen erhöhen

Die digitale Rechnungsverarbeitung unterstützt Unternehmen dabei, die Anzahl von elektronischen Rechnungen zu maximieren. Über das E-Invoice-Hub werden Lieferanten darin bestärkt, ihre Rechnungen digital statt in Papierform zu versenden. Elektronische Rechnungen gibt es in unterschiedlichen Dateiformaten. Das stellt Unternehmen vor eine Herausforderung. Das E-Invoice-Hub löst dieses Problem. Hier werden die Dateiformate Ihrer Lieferanten in ein einheitlich lesbares Rechnungsformat übertragen.

Rechnungsdaten per OCR-as-a-Service auslesen

Für Rechnungen, die noch in Papierform oder im PDF-Format eingehen, bietet sich OCR-as-a-Service an. Unsere Invoice Processing-Lösung ermöglicht den Import von per E-Mail zugesandten PDF-Rechnungen. OCR-as-a-Service erkennt die Daten innerhalb der PDF-Datei und nutzt diese anschließend zum Rechnungsabgleich. Mit OCR-as-a-Service werden Ihre Lieferantenstammdaten zudem automatisch aktualisiert.

Rechnungen automatisch abgleichen & verbuchen

Unser Anwendung verarbeitet die Daten aus OCR-as-a-Service und elektronischen Rechnungen intelligent. Eine Rechnung wird mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag sowie Wareneingang abgeglichen. Alternativ werden Rechnungen auf Grundlage konfigurierter Einstellungen für den jeweiligen Lieferanten verbucht. Der Roboter verbucht die Rechnungen sowohl bei vollständiger Übereinstimmung als auch geringen Differenzbeträgen – innerhalb festgelegter Spannen – direkt in Ihrem ERP-System.

Rechnungen automatisiert genehmigen lassen

Onventis Invoice Processing sendet Rechnungen automatisch an die entsprechenden Genehmiger. Diese werden basierend auf einer individuellen Genehmigungsmatrix festgelegt. Die Matrix listet alle Benutzer, Freigabegrenzen und das zugehörige Empfängerobjekt – Kostenstelle, Sachkonto, Lieferant oder Projektnummer – auf. In der Arbeitsliste des Genehmigers wird die Rechnungen zur Genehmigung angezeigt und erhält zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung. Auf Basis der finalen Freigabe bucht unsere App die Rechnung in Ihr Finanzsystem ein. Mit der mobilen App können Sie Rechnungen zudem zeit- und ortsunabhängig genehmigen.

Zahlungskontrolle für ein Plus an Sicherheit

Am Ende des Invoice Processing Workflows steht die Zahlungskontrolle. Dabei wird die ERP-Zahlungsavis-Liste mit den hinterlegten Rechnungen abgeglichen und verifiziert. Mittels automatischer Prüfung werden Bankkonten, die Genehmigungen und Endbeträge bestätigt. Um Fehler zu vermeiden, werden auch Überzahlungen gesucht.

Diese Vorteile bietet das digitale Rechnungsarchiv darüber hinaus:

  • Im digitalen Archiv Rechnungen schnell und einfach finden
  • Einsicht in Versender, Genehmiger und Status
  • Kein Verlust von Rechnungen und dauerhafter Überblick
  • Zusätzliche Sicherheit durch Zahlungskontrolle

Invoice Matching With Robotic Accounting

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