Onventis Invoice Processing
Automatisieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit Robotic Accounting und OCR-as-a-Service

Zeit sparen

Mit Onventis Invoice Processing verarbeiten Sie Rechnungen, egal ob PDF- oder e-Invoices, im Handumdrehen – von der Erfassung bis zur Bezahlung.

Rentabilität erhöhen

Über die robotergesteuerte Automatisierung durch Onventis Invoice Processing lassen sich die Kosten für die Rechnungsverarbeitung um bis zu 50% senken.

Fehler vermeiden

Das manuelle Verarbeiten von Rechnungen wird mit Onventis Invoice Processing auf ein Minimum reduziert. Fehler werden so nachhaltig vermieden.

Robotic Accounting mit Invoice Processing

Minimieren Sie die manuelle Verarbeitung von Rechnungsdaten durch Robotic Accounting. Hierbei handelt es sich um einen intelligenten Algorithmus, der zeitintensive, sich wiederholende Aufgaben übernimmt. Der Roboter gleicht automatisch Papier- oder elektronische Rechnungen mit Lieferungen, Bestellungen und Verträgen ab.

Elektronische Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen und Kosten senken

Erhält Ihre Kreditorenbuchhaltung noch viele Rechnungen per Post und PDF-Rechnungen per E-Mail? Wenn ja, kennen Sie die damit verbundenen, zeitaufwändigen Prozesse.

Rechnungen scannen, Rechnungen trennen, Rechnungsdaten mittels OCR-Software erkennen und – der zeitaufwändigste Prozess überhaupt – die Rechnungsdaten manuell prüfen. All diese manuellen und ineffizienten Prozesse nehmen sehr schnell Überhand und bestimmen den Arbeitsalltag der Finanzbuchhaltung.

Operatives Chaos in der Finanzbuchhaltung durch Onventis E-Invoicing Services vermeiden

Mit unseren e-Invoicing Services können Sie nahezu alle Arten von elektronischen Rechnungen in Onventis Invoice Processing empfangen und verarbeiten. Alle Ihre Prozesse für die Bearbeitung von Rechnungen werden automatisiert und Sie erfüllen vom ersten Tag an alle Gesetze und Vorschriften für die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Die Onventis e-Invoicing Services steigern sofort die Effizienz Ihrer Accounts-Payable-Prozesse.

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing bedeutet, dass Rechnungen vollständig elektronisch ausgetauscht werden. Bei elektronischen Rechnungen handelt es sich in der Regel um XML-Dateien (computerlesbare Dateien), die problemlos von Softwarelösungen verarbeitet werden können. Eine elektronische Rechnung enthält fast immer die visuelle Rechnung in Form einer PDF-Datei. Der Hauptvorteil einer elektronischen Rechnung besteht darin, dass sie immer absolut vollständige Daten garantiert. Sie sind also nicht mehr von der Qualität des Scannens, der Genauigkeit der OCR-Ergebnisse oder von Mitarbeitern abhängig, die die Rechnungsdaten manuell eingeben müssen. Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail eintrifft, ist zum Beispiel keine E-Rechnung.

Außerdem sind die Verarbeitungskosten einer elektronischen Rechnung im Vergleich zu einer Rechnung, die per Post und/oder einer PDF-Rechnung per E-Mail eingeht, deutlich geringer. Wie das nachstehende Diagramm zeigt, führt eine zunehmende Automatisierung der Rechnungsverarbeitung zu einer proportionalen Senkung der Kosten pro Rechnung. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bedeutet also einen enormen Automatisierungsschub für Ihren internen Prozess, der auch die Bearbeitungskosten pro Rechnung für Ihr Unternehmen erheblich senkt.

Rechnungen über das Peppol-Netzwerk empfangen

Die elektronische Rechnungsstellung ist nichts, was Sie eigenständig bewältigen können. Um den größtmöglichen Mehrwert zu generieren, sind Sie bei der elektronischen Rechnungsstellung auf die Anzahl an Lieferanten angewiesen, die Ihnen eine elektronische Rechnung zur Verfügung stellen. Um Ihnen das zu bieten, bieten wir Ihnen jetzt die Möglichkeit, vom Peppol-Netzwerk zu profitieren.

Bisher war das Peppol Network vor allem als Lösung für den Versand von Rechnungen an staatliche Stellen (B2G) aufgrund der E-Invoicing-Pflicht bekannt. Der Nutzen von Peppol ist enorm. Daher haben auch zahlreiche private Unternehmen die Vorteile dieses Netzwerkeffekts erkannt. Das Netzwerk wächst dadurch erheblich und wird auf dem B2B-Markt immer beliebter werden. Der große Vorteil dieses internationalen Netzwerks besteht darin, dass angeschlossene Unternehmen elektronische Rechnungen austauschen können. Das Peppol-Netzwerk ist international als Standardnetzwerk für die elektronische Rechnungsstellung anerkannt.

So funktioniert das Peppol-Netzwerk: Das 4-Säulen-Modell

Das 4-Säulen-Modell beschreibt die technische Umsetzung von Datenübertragungen innerhalb des Peppol-Netzwerks.
Säule 1 stellt den Lieferanten und Säule 4 die Einkaufs- oder Finanzabteilung dar. Die Empfänger und Absender von elektronischen Rechnungen müssen im Netzwerk registriert werden und werden im Anschluss in einer großen Datenbank gespeichert. Im gesamten Peppol-Netzwerk gibt es nur eine Datenbank, die zentral von der Peppol-Organisation betrieben wird.

Um eine elektronische Rechnung über Peppol zu versenden, muss der Lieferant (Säule 1) Zugang zu einem „Access Point Sender“ (Säule 2) haben. Beim Senden der elektronischen Rechnung gibt der Lieferant nun die ID der Einkaufs- oder Finanzabteilung an. Mit dieser ID sendet der „Access Point Sender“ das Dokument über das Peppol-Netzwerk an den „Access Point Receiver“ (Säule 3).

Nach der Freigabe durch den Access Point Receiver, einigen Kompatibilitätsprüfungen und der Bestätigung anderer spezifischer Daten kann der „Access Point Sender“ nun auf den spezifischen „Access Point Receiver“ des Empfängers zugreifen. Dadurch ist die elektronische Rechnung für die Einkaufs- oder Finanzabteilung verfügbar (Säule 4).

Um sicherzustellen, dass der Austausch im Peppol-Netzwerk standardisiert abläuft, wird die Kommunikation über die sogenannte BIS (Business Interoperability Specification) abgewickelt. Diese definiert einen klaren Standard für den Austausch von Dokumenten innerhalb des Netzwerks.

Per E-Mail empfangene elektronische Rechnungen mit Onventis Invoice Processing verarbeiten

Die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung sind enorm. Trotz der Tatsache, dass viele Länder Peppol als Standardnetzwerk für elektronische Rechnungen eingeführt haben, sind viele Länder noch nicht so weit und loten aktuell die Möglichkeiten aus. Darüber hinaus unterstützen Länder wie Deutschland, die Schweiz und Frankreich auch ein hybrides e-Rechnungsformat wie beispielsweise ZUGFeRD-PDF und Factur-X-PDF. Eine hybride elektronische Rechnung ist eine PDF-Rechnung, in die eine XML-Datei mit Rechnungsdaten eingebettet ist. Im Grunde genommen handelt es sich um das Gegenteil der elektronischen Rechnungen, die über das Peppol-Netzwerk gesendet oder empfangen werden. Diese hybriden e-Rechnungen werden von Peppol nicht unterstützt.

Um den Kunden ein Maximum an Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu bieten, unterstützt Onventis auch das SMTP-Protokoll (E-Mail). Das bedeutet, dass ein Lieferant auch eine E-Mail mit einer e-Rechnung als Anhang versenden kann. Onventis Invoice Processing sorgt dann automatisch dafür, dass diese e-Rechnungen inklusive der Daten aus der hybriden e-Rechnung korrekt importiert werden. Unterstützte Formate als E-Mail-Anhang sind ZUGFeRD PDF, Factur-X PDF und UBL-XML e-Rechnungen.

Rechnungsdaten per OCR-as-a-Service auslesen

Für Rechnungen, die noch in Papierform oder im PDF-Format eingehen, bietet sich OCR-as-a-Service an. Unsere Invoice Processing-Lösung ermöglicht den Import von per E-Mail zugesandten PDF-Rechnungen. OCR-as-a-Service erkennt die Daten innerhalb der PDF-Datei und nutzt diese anschließend zum Rechnungsabgleich. Mit OCR-as-a-Service werden Ihre Lieferantenstammdaten zudem automatisch aktualisiert.

Rechnungen automatisch abgleichen & verbuchen

Unser Anwendung verarbeitet die Daten aus OCR-as-a-Service und elektronischen Rechnungen intelligent. Eine Rechnung wird mit der zugehörigen Bestellung, dem Vertrag sowie Wareneingang abgeglichen. Alternativ werden Rechnungen auf Grundlage konfigurierter Einstellungen für den jeweiligen Lieferanten verbucht. Der Roboter verbucht die Rechnungen sowohl bei vollständiger Übereinstimmung als auch geringen Differenzbeträgen – innerhalb festgelegter Spannen – direkt in Ihrem ERP-System.

Rechnungen automatisiert genehmigen lassen

Onventis Invoice Processing sendet Rechnungen automatisch an die entsprechenden Genehmiger. Diese werden basierend auf einer individuellen Genehmigungsmatrix festgelegt. Die Matrix listet alle Benutzer, Freigabegrenzen und das zugehörige Empfängerobjekt – Kostenstelle, Sachkonto, Lieferant oder Projektnummer – auf. In der Arbeitsliste des Genehmigers wird die Rechnungen zur Genehmigung angezeigt und erhält zusätzlich eine E-Mail-Benachrichtigung. Auf Basis der finalen Freigabe bucht unsere App die Rechnung in Ihr Finanzsystem ein. Mit der mobilen App können Sie Rechnungen zudem zeit- und ortsunabhängig genehmigen.

Zahlungskontrolle für ein Plus an Sicherheit

Am Ende des Invoice Processing Workflows steht die Zahlungskontrolle. Dabei wird die ERP-Zahlungsavis-Liste mit den hinterlegten Rechnungen abgeglichen und verifiziert. Mittels automatischer Prüfung werden Bankkonten, die Genehmigungen und Endbeträge bestätigt. Um Fehler zu vermeiden, werden auch Überzahlungen gesucht.

Diese Vorteile bietet das digitale Rechnungsarchiv darüber hinaus:

  • Im digitalen Archiv Rechnungen schnell und einfach finden
  • Einsicht in Versender, Genehmiger und Status
  • Kein Verlust von Rechnungen und dauerhafter Überblick
  • Zusätzliche Sicherheit durch Zahlungskontrolle

Ihre Angaben

Anzahl der verarbeiteten Eingangsrechnungen pro Monat
Anzahl Mitarbeiter für Rechnungsbearbeitung in Vollzeit
Ø Brutto-Jahresgehalt für Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung in €

Ihre ROI-Berechnung

ROI pro Jahr (prozentual)
ROI pro Jahr (absolut)
Amortisationsdauer
Ihr Arbeitszeitgewinn in Arbeitstagen pro Monat
Ihr Einsparpotenzial für Lohn- und Gehaltskosten pro Jahr
Ihr Ø Stundenlohn für Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung
Ihre Ø Bearbeitungszeit pro Eingangsrechnung in Minuten
Ihre aktuellen Lohn- und Gehaltskosten pro Rechnungsbearbeitung
Minimale Lohn- und Gehaltskosten pro Rechnungsbearbeitung mit Onventis
Lizenkosten und anteilige Projektkosten pro Jahr für Onventis Invoice Processing
Geschätzte SaaS-Kosten pro Monat für Onventis Invoice Processing
Maximales Einsparpotenzial Lohn- und Gehaltskosten pro Rechnung mit Onventis APIA:
Arbeitszeitgewinn in Stunden pro Monat:
Einsparpotenzial Lohn- und Gehaltskosten pro Monat:
Einmalige Projektkosten Onventis APIA:
Lizenzkosten pro Monat inkl. Projektkosten (BFL) für Onventis APIA:
Amortisationsdauer in Monaten (mit BFL):
EN THUMB APIA 2022

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