E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftswelt verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, sondern bringt auch neue rechtliche Anforderungen mit sich. Ein wesentlicher Aspekt dieser Entwicklung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland und teilweise ganz Europa.
Es ist von enormer Bedeutung, kontinuierlich im Auge zu behalten, welche Länder bereits die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt haben und welche in naher Zukunft diesem Beispiel folgen werden.
E-Rechnungspflicht immer im Blick:
Unser Guide für die Umstellung
auf die E-Rechnung
E-Rechnungspflicht: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Die fortschreitende Digitalisierung der Geschäftswelt verändert nicht nur die Art und Weise, wie Unternehmen operieren, sondern bringt auch neue rechtliche Anforderungen mit sich. Ein wesentlicher Aspekt dieser Entwicklung ist die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland und teilweise ganz Europa. Das vorrangige Ziel dieser Initiative besteht darin, die zahlreichen nationalen Standards für die elektronische Rechnungsstellung in Einklang zu bringen und einen weltweit gültigen Standard zu etablieren. In diesem Prozess wurde das Dateiformat XRechnung als der Standard für die E-Rechnung festgelegt.
Um den Überblick über die Anforderungen, denen Unternehmen gerecht werden müssen, zu behalten, haben wir in diesem Blogbeitrag die zentralen Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammengefasst. Es ist von enormer Bedeutung, kontinuierlich im Auge zu behalten, welche Länder bereits die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung eingeführt haben und welche in naher Zukunft diesem Beispiel folgen werden. Unser Ziel ist es, einen umfassenden Einblick in die E-Rechnungspflicht in Deutschland zu bieten, die wesentlichen Fristen zu benennen und die Kriterien aufzulisten, denen Unternehmen entsprechen müssen. Dies dient der gezielten Vorbereitung auf die gesetzlichen Bestimmungen sowohl auf nationaler als auch auf EU-Ebene.
Anforderungen an die E-Rechnung: Was muss erfüllt werden?
Die E-Rechnungspflicht bringt nicht nur die Einführung der E-Rechnung mit sich, sondern weitere Anforderungen, die vorgeben, welche Eigenschaften sie besitzen muss. Um diesen zu genügen, müssen Unternehmen verschiedene Punkte beachten:
- Format: Die E-Rechnung muss in einem standardisierten Format vorliegen, z.B. ZUGFeRD oder XRechnung, das vollständig dokumentiert und maschinenlesbar ist. EU-weit gilt das XML-Format, das durch die XRechnung (oder international Factur-X genannt) repräsentiert wird. Das Format ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung, der die Richtlinie 2014/55/EU maßgeblich umsetzt und damit auf der Europäischen Norm EN16931 basiert.
- Signatur: Eine elektronische Signatur ist zwingend erforderlich, um die Authentizität und Integrität der E-Rechnung zu gewährleisten. Diese digitale Signatur spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung, dass die Rechnung während der Übermittlung unverändert bleibt und von der autorisierten Partei stammt.
- Übermittlung: Die E-Rechnung muss an die vom Empfänger vorgegebene Stelle übermittelt werden. Es ist wichtig, dass Unternehmen die spezifischen Übermittlungsanforderungen des jeweiligen Empfängers genau beachten, um eine reibungslose Abwicklung sicherzustellen.
- Archivierung: Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Dies bedeutet, dass die gespeicherten Daten unveränderlich und für einen bestimmten Zeitraum zugänglich sein müssen. Eine ordnungsgemäße Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern dient auch der Sicherheit und Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen.
Timeline der E-Rechnungspflicht in der EU
In einigen Ländern sind bereits Pläne aufgestellt worden, um die E-Rechnung in allen Unternehmen einzuführen, unabhängig von der Größe und Geschäftsbereich. Es wurden jedoch teilweise Übergangsregelungen festgelegt, um diesen Prozess zu vereinfachen und die Unternehmen dabei zu unterstützen diesen Übergang erfolgreich zu meistern.
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen auszustellen und zu empfangen. Bis zum 31. Dezember 2026 haben Unternehmen die Möglichkeit, zwischen E-Rechnungen und anderen Rechnungsformen zu wählen. Diese “Probephase” gilt für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr haben dieses Wahlrecht auch für das Kalenderjahr 2027. Ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen für ihre B2B-Umsätze ausstellen.
Für global agierende Unternehmen stellt die Einhaltung der E-Rechnungspflicht eine bedeutende Herausforderung dar. Angesichts der verschiedenen Einführungszeiten und Anforderungen in verschiedenen Ländern der Europäischen Union müssen Unternehmen einen strategischen Ansatz verfolgen, um eine reibungslose Umsetzung und globale Compliance sicherzustellen. Hier sind einige Beispiele von Ländern und ihre vorgesehenen Timelines für die Einführung der E-Rechnung:
Österreich: In Österreich ist die Verwendung der elektronischen Rechnung im B2G-Bereich bereits verpflichtend. Für B2B-Geschäfte besteht momentan noch keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung, doch zeichnet sich ab, dass auch hier eine solche Anforderung eingeführt werden könnte. Zur Unterstützung wurde eine zentrale Plattform (eRechnung.gv.at) für den elektronischen Rechnungseingang etabliert, die zudem an das PEPPOL-Netzwerk angebunden ist.
Niederlande: Seit 2017 ist in den Niederlanden die elektronische Rechnungsstellung im B2G-Bereich verpflichtend. Obwohl es noch keine konkreten Pläne gibt, den automatisierten Austausch von E-Rechnungen im B2B-Bereich einzuführen, wird erwartet, dass die Niederlande in den nächsten Jahren ähnlich wie Italien und Belgien die E-Rechnungspflicht ziehen. Es könnte auch Gesetzgebungen zur verpflichtenden Nutzung von E-Rechnungen für B2B-Transaktionen in naher Zukunft geben.
Schweiz: Seit 2016 müssen in der Schweiz Unternehmen bei Geschäften mit Behörden elektronische Rechnungen verwenden. Für B2B- und B2C-Unternehmen ist dies nicht verpflichtend, aber dennoch verbreitet. Die Regierung fördert die Nutzung elektronischer Rechnungen, was viele Unternehmen zur freiwilligen Digitalisierung ihrer Rechnungsprozesse bewegt.
Frankreich: Ab dem 1. September 2026 besteht für große Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 1,5 Milliarden Dollar oder mehr als 2 Milliarden Dollar Umsatz und mindestens 5.000 Beschäftigten sowie mittlere Unternehmen mit 250 bis 4.999 Beschäftigten und einem Umsatz von bis zu 1,5 Milliarden Euro oder einer Bilanzsumme von bis zu 2 Milliarden Euro in Frankreich die Verpflichtung zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen und Berichten. In späteren Phasen werden diese Anforderungen auf Unternehmen ausgeweitet, die die Kriterien der ersten Phase nicht erfüllen, um eine breitere Palette von Unternehmen einzubeziehen.
Italien: In Italien wurde ab dem 01.01.2019 die Verwendung von E-Rechnungen für alle Unternehmen obligatorisch, unabhängig davon, ob die Rechnung an eine öffentliche Einrichtung, ein in Italien ansässiges Unternehmen oder eine Privatperson gerichtet war (B2G, B2B und B2C). Diese Regelung galt nur für Rechnungen innerhalb Italiens. Seit Juli 2022 müssen alle Transaktionen, einschließlich solcher mit ausländischen Partnern, an das System für Rechnungsübermittlung “Sistema di Interscambio” (SDI) übermittelt werden.
Wie bereiten sich Unternehmen am besten vor?
Die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht erfordert von Unternehmen eine strategische Herangehensweise und die Umsetzung entsprechender Maßnahmen. Eine Gesetzesänderung in Bezug auf Digitalisierung erfordert eine sorgfältige Planung, um Compliance sicherzustellen. Insbesondere in Unternehmen, die noch mit Papierrechnungen und PDFs arbeiten, stellt die Umstellung eine beträchtliche Herausforderung dar. Welche Schritte sind optimal, um sich auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten?
Frühzeitige Analyse der rechtlichen Anforderungen:
Unternehmen sollten frühzeitig die Einführungszeitpunkte und spezifischen Anforderungen für die E-Rechnungspflicht in den Ländern, in denen sie tätig sind, analysieren. Dies ermöglicht eine rechtzeitige Vorbereitung und Implementierung entsprechender Maßnahmen.
Bildung eines Implementierungsteams:
Ein spezialisiertes Implementierungsteam kann sich gezielt mit den rechtlichen, technischen und prozessualen Aspekten der E-Rechnungspflicht auseinandersetzt. So können die Verantwortlichkeiten koordiniert und sichergestellt werden, um alle relevanten Abteilungen in den Vorbereitungsprozess einzubeziehen.
Prozesse und Systeme standardisieren:
Die Anpassung von Rechnungsverarbeitungsprozesse auf standardisierte Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung ist für Unternehmen entscheidend, um den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Die Digitalisierung an sich bildet die Lösung für diese Herausforderungen. Die Einführung einer geeigneten Softwarelösung spielt hierbei eine zentrale Rolle, um Unternehmen effektiv auf die E-Rechnungspflicht vorzubereiten und einen nahtlosen Übergang zu elektronischen Rechnungen zu gewährleisten.
Besonders im Hinblick auf Anforderungen an Signaturen, Archivierung und Compliance ist es ratsam, sich frühzeitig mit der Einführung einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung auseinanderzusetzen. Dies ermöglicht es Unternehmen, eine passende Lösung zu finden und die festgelegte Timeline einzuhalten.
Die E-Rechnungspflicht ist aber nicht der einzige Grund, den Rechnungsverarbeitungsprozess zu digitalisieren und zu automatisieren. Neben der Einhaltung rechtlicher Vorschriften bietet die digitale Rechnungsverarbeitung zahlreiche weitere Vorteile, darunter Effizienzsteigerungen, die Reduzierung der Fehlerquote und Kosteneinsparungen im Unternehmen. Insbesondere in der Kreditorenbuchhaltung können die Herausforderungen der manuellen Rechnungsverarbeitung durch einfache digitale Lösungen mit Präzision überwunden werden.
Ein konkretes Beispiel hierfür ist Medpets, ein langjähriger Onventis-Kunde. Durch die Automatisierung der Rechnungsverarbeitung konnte der Online-Shop mehr als 65% schneller Rechnungen bearbeiten. Die benutzerfreundliche Oberfläche der Software ermöglicht es dem gesamten Kreditorenbuchhaltungsteam den Prozess digital umzusetzen und stärkt gleichzeitig die Zusammenarbeit. Sowohl die Mitarbeiterzufriedenheit als auch der Unternehmenserfolg von Medpets profitieren nachhaltig von der digitalen Rechnungsverarbeitung.
E-Rechnungspflicht: Das Fazit zum Gesetz
Die zunehmende Harmonisierung der E-Rechnungspflicht in der Europäischen Union unterstreicht nachdrücklich die Notwendigkeit einer frühzeitigen Vorbereitung und Anpassung der Rechnungsverarbeitungsprozesse in Unternehmen. Die genaue Kenntnis der nationalen Vorschriften und Fristen ist entscheidend, um den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden und einen reibungslosen Übergang zur E-Rechnungspflicht zu gewährleisten.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht mag als eine Herausforderung erscheinen, doch sie birgt gleichzeitig eine Chance für Unternehmen. Durch die geschickte Nutzung automatisierter Softwarelösungen können Unternehmen nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch die zahlreichen Vorteile der E-Rechnung nutzen. Die Automatisierung bietet die Möglichkeit, effizientere, transparentere und kosteneffektivere Rechnungsverarbeitungsprozesse zu etablieren.
In diesem sich wandelnden Umfeld ist es essenziell für Unternehmen sowohl auf die gesetzlichen Änderungen zu reagieren als auch proaktiv Strategien zu entwickeln, um die E-Rechnungspflicht optimal in ihre Geschäftsprozesse zu integrieren. Eine gut durchdachte Implementierung kann Compliance sicherstellen und zu einem Wettbewerbsvorteil durch verbesserte Effizienz und Kostenreduktion führen.
Damit Sie bestens für die E-Rechnungspflicht vorbereitet sind, haben wir Ihnen einen Guide zusammengestellt. Dieser enthält alle wichtigen Informationen zur gesetzlichen Lage und bietet hilfreiche Tipps, um die Umstellung auf E-Invoicing zu meistern!
E-Rechnungspflicht immer im Blick: Unser Guide für die Umstellung auf die E-Rechnung
Zentrale Informationsquellen
Wir haben Ihnen eine Übersicht über Informationen zur E-Rechnungspflicht zusammengestellt, um Sie bei der Umstellung zu unterstützen.
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