Onventis Buyer

Die ganzheitliche E-Procurement Cloud-Lösung – BME zertifiziert

Der Einkauf leistet einen substanziellen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg. Onventis Buyer unterstützt Sie optimal im strategischen und operativen Einkauf als ganzheitliche Beschaffungslösung aus der deutschen Cloud. Onventis Buyer ist die vom BME zertifizierte modulare E-Procurement Komplettlösung für Supplier Management, Source-to-Contract Prozesse, Procure-to-Pay Workflows und Analytics.

Intuitive Benutzeroberflächen sorgen für schnelle Akzeptanz bei Ihren Bedarfsträgern. Alle im Beschaffungsprozess anfallenden Bewegungs- und Stammdaten werden über Onventis Buyer nahtlos in Ihr ERP-System integriert. Ihre Einkaufsprozesse werden durchgängig optimiert und Ihre Lieferanten werden an Ihre Beschaffungsprozess angebunden. Mit der Onventis App für Bestell- und Genehmigungsprozesse können Sie die Prozessdurchlaufzeiten von Bestellungen maximal verkürzen. Automatisierte und lückenlos digitale Prozesse gewähren Ihnen mehr Zeit für Ihre strategische Beschaffung, erhöhen die Qualität im Einkauf und reduzieren Ihre Material- und Prozesskosten.

Supplier Management

Supplier Management

Module

◦ Supplier Management Base

◦ Supplier Management Extended

◦ Supplier Evaluation

◦ Supplier Evaluation Designer

◦ Supplier Evaluation Participants

◦ Supplier Evaluation Templates

◦ Document Management

◦ Bisnode Connector

◦ Onventis Network

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Bisnode Connector

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Supplier Evaluation

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Supplier RFI


Zeitraubende Anmelde- und Registrierungsverfahren gehören für Sie und Ihre Lieferanten mit den Supplier Management Modulen der Vergangenheit an. Lieferanten registrieren sich selbstständig über Ihre unternehmensspezifischen Vorlagen, geben Selbstauskünfte ab und können ihre Stammdaten über das Self-Service-Portal jederzeit aktualisieren.


Anhand von Vorlagen mit vordefinierten Kriterien und Bewertungssystemen erstellen Sie flexibel und schnell unternehmensweite Umfragen. Sie bestimmen selbst, welche qualitativen und quantitativen Kennzahlen Sie nutzen und auswerten wollen. Dabei können Sie die in Onventis Buyer bereits automatisiert erfassten „harten“ Faktoren in die Bewertung miteinbeziehen. So bewerten und klassifizieren Sie Ihre Lieferanten effizient.


Mit Hilfe von Daten aus Wirtschaftsauskunfteien (z.B. Bisnode, Dun & Bradstreet, Hoppenstedt) lassen sich Ihre Lieferanten noch besser validieren und gezielt Maßnahmen zur Verbesserung der Lieferantenqualität ableiten. Erkennen Sie frühzeitig Risiken, optimieren Sie Ihre Lieferantenbeziehung und stärken Sie so Ihre eigene Wettbewerbsfähigkeit, indem Sie Wirtschaftsauskünfte in Onventis Buyer integrieren.


Alternativ zur manuellen Registrierung ermöglichen die Supplier Management Module auch die vollständig automatisierte bidirektionale Synchronisation Ihrer Lieferantenstammdaten mit Ihrem ERP (z.B. SAP). Das integrierte Dokumentenmanagement ermöglicht das Anlegen und Hinzufügen von Dateien in beliebigen Dateiformaten. Ob allgemeine Geschäftsbedingungen, Vertragsdaten oder Zertifikate – Sie haben je nach Berechtigung unternehmensweiten Einblick in alle einkaufsrelevanten Akten. Sämtliche Dokumente und Anhänge können mit Hilfe der Volltextsuche gefunden werden. Bei Verträgen weisen Erinnerungsfunktionen Sie rechtzeitig auf Kündigungsfristen und auf den Ablauf von Verträgen hin.


Source to Contract

Source to Contract

Module

◦ Sourcing Base

◦ RFX

◦ Auctioning

◦ Contract Management

◦ Project Purchasing

◦ Project Management

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Auctions

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RFP

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RFQ


Mit den Source-to-Contract Modulen koordinieren Sie Ihre weltweite Beschaffung übersichtlich und einfach. Durch strukturierte und wiederverwendbare Vorlagen für Ausschreibungen, Produkt- oder Preisanfragen sparen Sie Zeit und maximieren mit gezielten Lieferantenanfragen die Anzahl der qualifizierten und relevanten Angebote. Übersichtliche Preisvergleiche und strukturierte Cost Break Downs ermöglichen Ihnen, den Angebotsaufbau klar zu erfassen und die günstigsten Positionen sowie Posten mit Verhandlungspotenzial direkt zu identifizieren. Alle Schritte innerhalb des Ausschreibungsprozesses, einschließlich der Angebotsabgabe der Lieferanten, finden durchgängig in Onventis Buyer statt. So können Sie Ihr komplettes Ausschreibungsverfahren besser kontrollieren, Angebote direkt vergleichen und Marktpotenziale voll ausschöpfen.


Mit den Source-to-Contract Modulen bilden Sie mengen- und wertbasierte Rahmenverträge ab und binden diese in das Katalogmanagement ein. Onventis Buyer überwacht für Sie jederzeit den Stand von Abruf- und Rahmenaufträgen und warnt Sie automatisch rechtzeitig vor Erreichen der vereinbarten Rahmenbedingungen.


Onventis Buyer beinhaltet eine E-Auction-Lösung, die verschiedene Auktionsszenarien und -typen flexibel abbildet. Auf der Einkaufsseite sichern Sie sich mit englischen und holländischen Auktionen Best Price-Angebote. Verkaufsseitig können Sie Reverse Auctions zum Beispiel für den gewinnoptimierten Weiterverkauf von Wertstoffen nutzen.

Ob Reverse oder Forward, Sie können Auktionen weltweit und mit beliebiger Teilnehmerzahl rund um die Uhr durchführen. Sämtliche Vorgänge innerhalb des Auktionsverlaufs werden grafisch und tabellarisch in Echtzeit dargestellt und einfach ausgewertet. Mit dem integrierten Chat treten Sie jederzeit mit allen Akteuren in Kontakt, wobei der komplette Kommunikationsverlauf sicher gespeichert wird.

Mit frei definierbaren Auktionszeiträumen, Verlängerungen, Gebotsstaffelungen, Sichtbarkeitsregeln für Teilnehmer und weiteren intelligenten Einstellungen erfüllt Onventis Buyer flexibel Ihre Anforderungen.


Für komplexe Ausschreibungen können Sie cross-funktionale Projektteams definieren und anlegen. Dabei ist es möglich, auch unterschiedliche Standorte und Abteilungen einzubeziehen und so Aufgaben effizient zu verteilen.

Bei Einkaufsprojekten können Sie alle zusammengehörenden Ausschreibungen und Bestellungen übersichtlich in einer Akte verwalten und effizient kontrollieren. Fristen- und Budgetüberwachung sowie die Projektkoordination laufen zentral ab.


Procure to Pay

Procure to Pay

Module

◦ Order Management Base

◦ Frame Contracts

◦ Service Procurement

◦ Shipping & Packaging

◦ Quote Request

◦ Invoice Management

◦ Form Generator

◦ ERP Procurement

◦ Marketplace Integration

◦ Amazon Business Integration

◦ OCI 5 Adapter

◦ Inventory Management

◦ Reclamations Management

◦ User Registration

◦ Vendor Managed Inventory

◦ Planned Requirements

◦ Delivery Schedules / Plans

◦ Interface Connector

◦ ERP Interface

◦ OpenTRANS Interface

◦ Invoice Interface

◦ Mobile Approval Center

◦ Mobile Order Management

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Katalog Ansicht 1

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Katalog Ansicht 2

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OCI Shop Adapter

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Order Management

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Mobile Bestellübersicht

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Mobiler Katalog

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Mobile Freigabe

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Mobile Übersicht

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Mobiler Warenkorb


Lieferantenkataloge werden über die Staging Area preis- und sortimentsgeprüft in Onventis Buyer integriert. Interne Sortimente können Sie mit der zentralen Suche direkt durchsuchen. Mit OCI 5 werden Kataloge angebundener, externer Shops indiziert und sind somit über die Onventis Buyer Suche auffindbar. Dadurch erhalten Sie eine konsolidierte Übersicht über alle passenden Artikel und Dienstleistungen, sortierbar nach Relevanz, Preis, Bestellhäufigkeit – egal, ob im Kern- oder Randsortiment (Long Tail). Über Suchfilter können Sie Ihre Suchergebnisse weiter eingrenzen, um wirklich das für Sie optimal passende Resultat zu erhalten. Auch Shops und Marktplätze (z.B. Amazon Business) von Anbietern, die ihren Content über OCI- oder cXML-Punchout bereitstellen, sind in Onventis Buyer vollständig integrierbar.

Profitieren Sie von einer ganzheitlichen, hochautomatisierten Bestellabwicklung – von der Bedarfsanforderung bis hin zur Rechnung. Onventis Buyer passt sich flexibel an Ihre Procure-to-Pay Prozesse an, reduziert die Durchlaufzeiten der Bestellungen, verhindert Maverick Buying und minimiert Ihre Prozesskosten. Ein Bedarfsträger kann Artikel, Dienstleistungen und Freitextpositionen aus internen oder externen Katalogen in seinem Warenkorb erfassen. Die Aufteilung in einzelne Bestellungen und Bedarfsanforderungen übernimmt Onventis Buyer beim Absenden automatisch. Als Einkäufer können Sie über eine zentrale Bedarfsliste die Bedarfe Ihres Unternehmens schnell bündeln, daraus konsolidierte Bestellungen generieren oder als Preisanfrage an potenzielle Lieferanten schicken. Flexible, individuelle Genehmigungsworkflows bilden auch komplexe Organisationshierarchien ab und sichern die Compliance in Ihrem Beschaffungsprozess.

Die Onventis Procure-to-Pay Module unterstützen Sie auch dabei, Rechnungen automatisch mit Ihren Bestellungen und den verbuchten Wareneingängen abzugleichen (3-Way-Match). Rechnungsfreigabeprozesse werden gezielt angestoßen und automatisiert.

Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um zeitkritische Beschaffungsprozesse schnellstmöglich und flexibel zu erledigen und jederzeit einen Überblick über alle Bestellvorgänge zu haben. Mit der Onventis Mobile App für iOS und Android haben Sie Ihren Beschaffungsprozess buchstäblich selbst in der Hand – von überall auf der Welt und zu jeder Zeit. Mit den Onventis Mobile Modulen können Sie Ihre Bedarfe genau dort erfassen, wo sie anfallen. Mit Ihrem Smartphone durchsuchen Sie Ihre Kataloge und schicken Bestellungen an Lieferanten. Der integrierte Barcode-Scanner unterstützt Sie gerne bei der Artikelerfassung. Um den Beschaffungsprozess zu beschleunigen, können Sie zudem Bedarfsanforderungen, Bestellungen, Leistungsnachweise und Rechnungen mit einem Klick auf Ihrem Smartphone freigeben.

Onventis Buyer bietet eine durchgängige Anbindung an sämtliche ERP-Systeme wie zum Beispiel SAP, Oracle, Infor, Microsoft Dynamics NAV und Dynamics AX. Stammdaten werden automatisch mit Ihrem ERP synchronisiert. Für Transaktionen unterstützt Onventis Buyer Marktstandards wie openTRANS, SAP PI, SAP BC oder SAP iDoc. Kataloge und Lieferantenshops werden in allen gängigen Formaten wie z.B. BMECat, OCI oder cXML angebunden. Bestellungen von Produktionsmaterialien und C-Gütern, die auf Basis einer ERP-BANF erfolgen, werden über Onventis Buyer abgewickelt. Die Anbindung der Lieferanten und die Steuerung der Freigabe- und Bestellabwicklungsworkflows übernimmt Onventis Buyer auch bei BANF-basierenden Bestellprozessen.

Analytics

Analytics

Module

◦ Analytics Base

◦ BI Connector

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Bestellvolumen

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Kostentreiber

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Standard Report

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Dashboard

Die fundierte Aufbereitung und Analyse von Informationen über unternehmensweite Bestellprozesse hinweg sind erfolgskritisch für Ihre Entscheidungen. Die Onventis Analytics Module bieten Ihnen fundierte Analysen zu Ihren Ausgaben. Die Standard-Reports analysieren Ihre Ausgaben z.B. nach Zeitraum, Lieferanten, Kostenstellen, Warengruppen, Sachkonten, Artikeln und Bedarfsträgern.

Um rechtlich relevante Informationen zu jeder Zeit und überall verfügbar zu machen, benötigen Unternehmen ein umfassendes Berichtswesen. Das ist die Voraussetzung für ein effizientes Einkaufs-Controlling. Die Onventis Analytics Module helfen Ihnen dabei, die Kontrolle über alle Prozesse zu wahren. Die Anzeige von Reports und Diagrammen in Ihrem Dashboard sorgen für eine schnelle Übersicht über alle relevanten Kennzahlen.

Die Analytics Module bieten Ihnen schnelle Analysen über alle Einkaufsvorgänge, die mit Onventis Buyer abgewickelt werden. Sie erhalten zuverlässige Informationen über Lieferantenqualität, Beschaffungsvolumen, Kostenstellenausgaben und Budgets. Die nachhaltige Aufbereitung dieser Informationen aus Ihrem Einkauf schafft Transparenz, unterstützt die Einhaltung Ihrer Compliance-Richtlinien und minimiert somit Unternehmensrisiken.

Profitieren Sie von den Reporting- und Analyse-Funktionen, um sich optimal auf Preisverhandlung mit Ihren Lieferanten vorzubereiten. Dabei können Sie unter anderem Bestelldaten aus verschiedenen Zeiträumen miteinander vergleichen. Somit erkennen Sie rasch Trends und identifizieren leichter die Warengruppen und Artikel, bei denen Sie über einen Preisnachlass die meisten Kosten einsparen.

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