Knowledge Session

AI-Powered Intake & Order Orchestration Agent:

Von der Suche zum Treffer – automatisiert, intelligent, effizient

18. Februar 2026

10:00 - 11:00

Marc Michel

Head of Consulting DACH

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Wie Onventis den Einkauf mit kontrollierter KI-Unterstützung vereinfacht

Der Onventis AI Agent erweitert den operativen Einkauf um eine dialogbasierte, KI‑gestützte Unterstützung, die Beschaffungsprozesse deutlich vereinfacht und gleichzeitig den kontrollierten Einsatz von KI sicherstellt. Die Lösung verbindet intuitive Nutzerführung mit hoher Transparenz: Über ein Chatfenster können Anwender in natürlicher Sprache beschreiben, was sie benötigen. Die KI greift dabei auf die für den User freigegebenen Kataloge zu, erkennt relevante Produktmerkmale und schlägt passende Artikel vor. Auswahl, Mengenangaben und das Hinzufügen zum Warenkorb erfolgen direkt im Dialog, wodurch die klassische Katalogsuche ersetzt und der Einkaufsprozess spürbar beschleunigt wird. Künftig soll der Agent zusätzlich persönliche Kaufhistorien berücksichtigen, um noch präzisere Empfehlungen ausspielen zu können.

Neben dem geführten Einkauf bietet der AI Agent einen zweiten zentralen Nutzen: Er beantwortet Fragen zu Richtlinien, Genehmigungswegen und organisatorischen Vorgaben direkt im Chat. Unternehmen hinterlegen dafür ihre eigenen Policies und Prozesse, sodass der Agent ausschließlich auf interne, verlässliche Informationen zugreift und Mitarbeitenden konsistente Antworten liefert – etwa warum eine bestimmte Bestellung genehmigt werden muss oder wie vorzugehen ist, wenn ein Artikel nicht auffindbar ist. Perspektivisch sollen zusätzlich Inhalte aus Knowledge Base und Supporttickets einfließen, um das verfügbare Wissen weiter auszubauen.

Onventis legt großen Wert auf Datensouveränität und einen verantwortungsvollen KI‑Einsatz. Aktuell wird ein GPT‑Modell von OpenAI genutzt, gleichzeitig werden künftig alternative Modelle wie Mistral verfügbar sein, um individuellen Datenschutzanforderungen gerecht zu werden. Chatverläufe werden nur nutzerindividuell gespeichert und nicht global geteilt. Die Implementierung erfolgt bewusst schlank: Das Guided Buying ist sofort einsatzbereit, für den Richtlinienbereich müssen lediglich strukturierte Dokumente bereitgestellt werden. Insgesamt lässt sich der Agent innerhalb weniger Tage bis Wochen produktiv einsetzen und bildet einen zentralen Baustein der Onventis KI‑Strategie, die darauf abzielt, Einkaufsteams zu entlasten, manuelle Routinen zu reduzieren und den Source‑to‑Pay‑Prozess zukunftsfähig zu gestalten.

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AI-Powered Intake & Order Orchestration Agent

Der Intake and Order Orchestration Agent übersetzt diese Komplexität in einfache Suchanfragen. Wer etwas braucht, formuliert es in eigenen Worten, und das System zeigt automatisch, welche Artikel und Lieferanten in Frage kommen.

So werden Fehlbestellungen und Rückfragen deutlich seltener. Gleichzeitig steigt die Nutzung von bevorzugten Katalogen und Rahmenverträgen – ganz ohne, dass jemand aktiv eingreifen muss.

Download: Produktdaten auf einen Blick