Knowledge Session
Order Confirmation Automation:
Auftragsbestätigungen endlich mühelos und transparent
20. Januar 2026
10:00 - 11:00
Order Confirmation Automation: Wie Onventis Auftragsbestätigungen automatisiert verarbeitet
Auftragsbestätigungen gehören zu den aufwendigsten und fehleranfälligsten Schritten im operativen Einkauf. Sie treffen häufig per E-Mail als PDF ein, müssen manuell geprüft, mit Bestellungen abgeglichen und bei Abweichungen nachbearbeitet werden. Dieser hohe manuelle Aufwand kostet Zeit, erschwert die Transparenz und verzögert nachgelagerte Prozesse. Mit der Onventis Order Confirmation Automation stellt Onventis eine Lösung vor, die diesen Prozess weitgehend automatisiert und vollständig digital abbildet.
Die Lösung liest Auftragsbestätigungen automatisch aus angebundenen E-Mail-Postfächern aus. Eine integrierte OCR erkennt sowohl Kopf- als auch Positionsdaten wie Bestellnummern, Mengen, Preise und Liefertermine. Die ausgelesenen Informationen werden direkt mit den zugrunde liegenden Bestellungen abgeglichen. Originaldokument und extrahierte Daten sind dabei parallel im System sichtbar, wodurch maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit gewährleistet ist. Abweichungen werden automatisch erkannt und klar hervorgehoben – ganz ohne manuelle Prüfung jedes einzelnen Dokuments.
Ein zentrales Element ist das regelbasierte Abweichungsmanagement. Unternehmen definieren individuell, welche Toleranzen bei Preis-, Mengen- oder Terminabweichungen zulässig sind. Kleinere Abweichungen können automatisch übernommen und als Bestelländerung weiterverarbeitet werden, während größere Abweichungen gezielt zur Freigabe an die zuständigen Personen weitergeleitet werden.
So lassen sich große Volumina an Auftragsbestätigungen effizient verarbeiten, ohne die Kontrolle zu verlieren.
Wie bei anderen Automatisierungslösungen übernimmt Onventis auch hier die technische Komplexität: Das OCR-Training erfolgt als Service, Layoutänderungen von Lieferanten werden laufend nachgeschärft und Verbesserungen stehen allen Kunden direkt im System zur Verfügung. Die Order Confirmation Automation fügt sich nahtlos in bestehende ERP- und E-Mail-Landschaften ein und sorgt für eine belastbare Datenbasis, auf der Folgeprozesse wie Wareneingang, Rechnungsprüfung und Audits zuverlässig aufsetzen können.
Die Lösung ist Teil der übergreifenden Automatisierungs- und KI-Strategie von Onventis. Gemeinsam mit Funktionen wie dem KI-basierten PDF Offer Upload, dem Intake Agent und weiteren intelligenten Assistenzfunktionen entlastet sie Einkaufsteams spürbar, reduziert manuelle Routinen und schafft die Voraussetzung für einen transparenten, skalierbaren und zukunftsfähigen Procure-to-Pay-Prozess.
Order Confirmation Automation
Eingehende Bestätigungen werden automatisch erkannt, mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen und in Onventis Buyer übernommen. Fehlerquellen sinken, Durchlaufzeiten verkürzen sich und der Status jeder Bestellung bleibt transparent.
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