Automatischer Rechnungsabgleich eliminiert doppelte Aktionen

Stellen Sie sich vor: Eine Bestellung wird registriert. Ein paar Tage später sind die Waren eingegangen und registriert. Ein paar Tage später schickt der Lieferant die Rechnung. Müssen Sie überhaupt etwas tun, oder wird die Rechnung automatisch kodiert, autorisiert und an das Finanzsystem weitergeleitet?

Als ob Sie zu Ihrem Auto zurückgehen, um es abzuschließen, nur um herauszufinden, dass Sie es bereits abgeschlossen haben. Zumindest haben Sie dafür gesorgt, dass Sie es nicht vergessen, aber der Zeit- und Energieaufwand war unnötig. Dasselbe geschieht immer noch täglich bei der Rechnungsverarbeitung in vielen Organisationen. Die Bestellung wird im Voraus genehmigt. Warum sollten Sie den gleichen Prozess noch einmal durchlaufen?

Automatische Kodierung

Das kann auch anders gemacht werden. Nicht indem Sie diese doppelten Aktionen aus Ihrem Arbeitsablauf entfernen, sondern indem ein Roboter die Arbeit übernimmt. Im vorigen Blog haben wir bereits über OCR-as-a-Service geschrieben, das Tool, das den Großteil der Erkennung von Eingangsrechnungen übernimmt und gleichzeitig die Qualität der Erkennung im Vorübergehen verbessert. Mit der Autocodierung und dem Auto-Matching innerhalb der Onventis Rechnungsverarbeitung werden plötzlich außergewöhnliche Ergebnisse möglich.

Dunkelbuchung

Der Rechnungsbearbeitungsroboter erkennt die Bestellnummern auf den eingegangenen Rechnungen und gleicht sie dann automatisch mit der Bestellung ab. Sind die Informationen zu allen Regeln korrekt und gibt es eine vollständige Übereinstimmung? Dann weiß der Roboter genug, und die Rechnung kann sofort (dunkel) gebucht werden. Immerhin: Der Roboter macht keine Rechenfehler und die Angaben aus der Bestellung oder Quittung wurden bereits vorab genehmigt. Die Rechnung muss nicht mehr von Personen genehmigt werden.

Manuelle Codierung

Manchmal gibt es keine Übereinstimmung, z.B. aufgrund eines Preisunterschieds, einer unterschiedlichen Anzahl von gelieferten Produkten oder zusätzlicher unvorhergesehener Kosten. Dann leitet Onventis Invoice Processing die Rechnung automatisch an die verantwortliche Person zur Prüfung weiter. Die Software zeigt farblich eindeutig an, in welcher/welchen Zeile(n) die Abweichung erkannt wurde. Die endgültige Entscheidung liegt nun beim Mitarbeiter: Akzeptieren Sie die Differenz, fordern Sie eine Gutschrift vom Lieferanten an oder konsultieren Sie einen Kollegen über einen Nebenschritt im Arbeitsablauf. Oder etwas ganz anderes.

Individuelle Abweichungsspannen

Sie entscheiden, welche Abweichungen zulässig sind und wie groß diese Spannen für jeden Lieferanten sind. Es kann auch eine Kombination aus einem Prozentsatz mit einem absoluten Höchstbetrag festgelegt werden. Darüber hinaus ermöglicht Onventis Invoice Processing eine Reihe von Prüfungen, die der Roboter automatisch durchführt, bevor die Entscheidung getroffen wird, die Rechnung automatisch zu kodieren, abzugleichen oder der Finanzabteilung zur Prüfung weiterzureichen.

Der Rechnungsbearbeitungsroboter codiert und gleicht Ihre Rechnungen automatisch auf der Grundlage Ihrer Berechtigungsmatrix ab. Das Einzige, was Sie tun, ist die Abweichungen zu bearbeiten. Warum sollten Sie doppelte Aktionen durchführen, wenn unser Roboter das auch für Sie tun kann? Unermüdlich. 24/7. 365 Tage im Jahr.