Automatischer Rechnungsabgleich eliminiert doppelte Aktionen

Ist es doppelt effizient, etwas zu tun? Wahrscheinlich nicht. Vergeuden Sie immer noch Zeit mit der Codierung Ihrer Rechnungen? Meine Vermutung ist ja. Automatisieren Sie den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess und verschwenden Sie keine kostbare Zeit mehr.

21. November 2019 | Blog

Stellen Sie sich vor: Eine Bestellung wird registriert. Ein paar Tage sp√§ter sind die Waren eingegangen und registriert. Ein paar Tage sp√§ter schickt der Lieferant die Rechnung. M√ľssen Sie √ľberhaupt etwas tun, oder wird die Rechnung automatisch kodiert, autorisiert und an das Finanzsystem weitergeleitet?

Als ob Sie zu Ihrem Auto zur√ľckgehen, um es abzuschlie√üen, nur um herauszufinden, dass Sie es bereits abgeschlossen haben. Zumindest haben Sie daf√ľr gesorgt, dass Sie es nicht vergessen, aber der Zeit- und Energieaufwand war unn√∂tig. Dasselbe geschieht immer noch t√§glich bei der Rechnungsverarbeitung in vielen Organisationen. Die Bestellung wird im Voraus genehmigt. Warum sollten Sie den gleichen Prozess noch einmal durchlaufen?

Automatische Kodierung

Das kann auch anders gemacht werden. Nicht indem Sie diese doppelten Aktionen aus Ihrem Arbeitsablauf entfernen, sondern indem ein Roboter die Arbeit √ľbernimmt. Im vorigen Blog haben wir bereits √ľber OCR-as-a-Service geschrieben, das Tool, das den Gro√üteil der Erkennung von Eingangsrechnungen √ľbernimmt und gleichzeitig die Qualit√§t der Erkennung im Vor√ľbergehen verbessert. Mit der Autocodierung und dem Auto-Matching innerhalb der Onventis Rechnungsverarbeitung werden pl√∂tzlich au√üergew√∂hnliche Ergebnisse m√∂glich.

Dunkelbuchung

Der Rechnungsbearbeitungsroboter erkennt die Bestellnummern auf den eingegangenen Rechnungen und gleicht sie dann automatisch mit der Bestellung ab. Sind die Informationen zu allen Regeln korrekt und gibt es eine vollständige Übereinstimmung? Dann weiß der Roboter genug, und die Rechnung kann sofort (dunkel) gebucht werden. Immerhin: Der Roboter macht keine Rechenfehler und die Angaben aus der Bestellung oder Quittung wurden bereits vorab genehmigt. Die Rechnung muss nicht mehr von Personen genehmigt werden.

Manuelle Codierung

Manchmal gibt es keine √úbereinstimmung, z.B. aufgrund eines Preisunterschieds, einer unterschiedlichen Anzahl von gelieferten Produkten oder zus√§tzlicher unvorhergesehener Kosten. Dann leitet Onventis Invoice Processing die Rechnung automatisch an die verantwortliche Person zur Pr√ľfung weiter. Die Software zeigt farblich eindeutig an, in welcher/welchen Zeile(n) die Abweichung erkannt wurde. Die endg√ľltige Entscheidung liegt nun beim Mitarbeiter: Akzeptieren Sie die Differenz, fordern Sie eine Gutschrift vom Lieferanten an oder konsultieren Sie einen Kollegen √ľber einen Nebenschritt im Arbeitsablauf. Oder etwas ganz anderes.

Individuelle Abweichungsspannen

Sie entscheiden, welche Abweichungen zul√§ssig sind und wie gro√ü diese Spannen f√ľr jeden Lieferanten sind. Es kann auch eine Kombination aus einem Prozentsatz mit einem absoluten H√∂chstbetrag festgelegt werden. Dar√ľber hinaus erm√∂glicht Onventis Invoice Processing eine Reihe von Pr√ľfungen, die der Roboter automatisch durchf√ľhrt, bevor die Entscheidung getroffen wird, die Rechnung automatisch zu kodieren, abzugleichen oder der Finanzabteilung zur Pr√ľfung weiterzureichen.

Der Rechnungsbearbeitungsroboter codiert und gleicht Ihre Rechnungen automatisch auf der Grundlage Ihrer Berechtigungsmatrix ab. Das Einzige, was Sie tun, ist die Abweichungen zu bearbeiten. Warum sollten Sie doppelte Aktionen durchf√ľhren, wenn unser Roboter das auch f√ľr Sie tun kann? Unerm√ľdlich. 24/7. 365 Tage im Jahr.

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