Die richtige Wahl der Beschaffungssoftware: Source-to-Pay-Suite vs. Best-of-Breed
Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse stellt Einkäufer und Beschaffer vor die Herausforderung, eine geeignete Beschaffungssoftware auszuwählen. Doch inmitten der Vielzahl von verfügbaren Lösungen stellt sich die Frage: Welche Software ist am besten geeignet, um die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen?
Die richtige Wahl der Beschaffungssoftware: Source-to-Pay-Suite vs. Best-of-Breed
Die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse stellt Einkäufer und Beschaffer vor die Herausforderung, eine geeignete Beschaffungssoftware auszuwählen. Doch inmitten der Vielzahl von verfügbaren Lösungen stellt sich die Frage: Welche Software ist am besten geeignet, um die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens zu erfüllen?
Bevor eine Entscheidung fällt, müssen Einkäufer sich mit dem Prozess der Auswahl und Abwägung einzelner Lösungen auseinandersetzen. Dabei spielt auch die Frage, ob einzelne „Best-of-Breed“-Lösungen in Erwägung gezogen werden, eine wichtige Rolle. Dem gegenüber steht eine Source-to-Pay Suite, die den gesamten Beschaffungsprozess abdeckt. Die Auswahl einer Software für den Einkauf ist nicht leicht, da verschiedene Faktoren berücksichtigt werden müssen, um die optimale Lösung für das eigene Unternehmen zu finden. In diesem Blog erläutern wir die Unterschiede der Ansätze und zeigen Ihnen die Vorteile der Onventis Best-of-Suite, um Sie bei der Auswahl einer Beschaffungssoftware bestmöglich zu unterstützen.
Der Best-of-Breed-Ansatz: Eine Lösung für einzelne Baustellen
Das Prinzip des Best-of-Breed stellt die Kombination unterschiedlicher Einzellösungen in der Beschaffung dar. Unternehmen wählen mehrere Softwares, aus denen ihre IT-Landschaft besteht. Damit wird für jeden Prozessschritt oder Aufgabe die am besten geeignete Technologie am Markt ausgewählt. Diese können mit Aufwand zu einer Plattform verknüpft werden und stellen zusammen den gesamten Beschaffungsprozess dar.
Dabei konzentrieren sich die Beschaffungssoftwares auf einzelne Teilbereiche. Unternehmen wählen also separate Anbieter für ihr Sourcing, ihre Rechnungsverarbeitung und ihre Ausgabenanalyse. Es wird für jeden Zweck und jeden Anwendungsbereich eine Lösungssuite unterschiedlicher Anbieter integriert und kombiniert.
Für wen ist der Best-of-Breed-Ansatz geeignet? Gerade für Unternehmen, die eine schnelle Lösung für ein spezifisches Problem benötigen, das sich auf ein Teilprozessschritt der Beschaffung beschränkt, ist dieser Ansatz zu empfehlen. Besteht bspw. der Wunsch, allein die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und digitalisieren, kann eine spezialisierte Lösung für das Invoice Processing gewählt werden. Damit können Unternehmen gezielt ihre „Problemzonen“ angehen und die Digitalisierung in einzelnen Prozessschritten vorantreiben, nach eigener Geschwindigkeit und Priorisierung.
Best-of-Suite: Eine All-in-One Lösung für den gesamten Beschaffungsprozess
Der Best-of-Suite-Ansatz basiert auf einer Komplettlösung, die den gesamten Bedarf abdeckt. Es handelt sich um eine End-to-End-Plattform, die das Einkaufsteam von der Beschaffung über die Rechnungsverarbeitung bis hin zur Ausgabenanalyse begleitet. Im Procurement steht hier das Konzept des Source-to-Pay im Vordergrund, das alle Schritte der Beschaffung umfasst und damit eine All-in-One Beschaffungssoftware darstellt. Damit steht eine Lösung für das Sourcing, das Lieferantenmanagement, Bestellung und Bezahlung zur Verfügung, sodass jeder Teilprozessschritt aus einer Hand abgedeckt wird.
Meist besitzen Best-of-Suite-Anbieter im Vergleich zu Best-of-Breed-Lösungen den Ruf, kein tiefes Expertenwissen zu besitzen. Da sie nicht auf einen Teilbereich fokussiert sind, sondern mehr als einen Prozessschritt abdecken, wird ihnen zugeschrieben, nur oberflächliches Know-How zu den einzelnen Modulen zu haben. Dies stellt sich jedoch oft nur als Mythos heraus: Tatsächlich können sie in vielen Fällen durch die Integration verschiedener Fachkenntnisse in ihren Produkten und Dienstleistungen einen echten Mehrwert bieten. Die meisten Best-of-Suite-Lösungen sind hierfür flexibel und können an die Bedürfnisse verschiedener Branchen und Geschäftsbereiche angepasst werden. Dies erfordert ein tiefes Verständnis für die Anforderungen in diesen Nischen. Es ist jedoch wichtig, die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Branche zu berücksichtigen und sich mit den Anbietern direkt auseinandersetzen, um deren Fachkompetenz und Expertise zu prüfen.
Die konkreten Vorteile des S2P-Konzepts:
- Usability: Beim Best-of-Suite-Ansatz steht eine umfassende Beschaffungssoftware für den gesamten Einkaufsprozess zur Verfügung, wodurch eine einheitliche Benutzererfahrung gewährleistet wird. Die nahtlose Integration sämtlicher Komponenten führt zu einer konsistenten Benutzeroberfläche und -erfahrung für alle Nutzer innerhalb des Unternehmens. Damit ist die Benutzerfreundlichkeit in jedem Fall gewährleistet, was die Akzeptanz der Software fördert. Einkäufer müssen sich nicht an unterschiedliche Systeme und Arbeitsweisen anpassen und steigern somit die Effizienz im Beschaffungsprozess.
- Schulungsaufwand: Die Entscheidung für eine Source-to-Pay (S2P)-Lösung anstelle von Einzellösungen bringt einen bedeutenden Vorteil in Bezug auf den Schulungsaufwand im Zuge der Softwareimplementierung mit sich. Mit einer S2P-Lösung müssen Mitarbeiter lediglich einmal für die gesamte End-to-End-Beschaffungssoftware geschult werden, anstatt separate Schulungen für verschiedene Einzellösungen durchzuführen. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter denselben Prozessen und Standards folgen, was eine einheitliche Umsetzung von Unternehmensrichtlinien und bewährten Verfahren gewährleistet.
- Kosteneinsparungen: Die Entscheidung eines Unternehmens für eine umfassende Source-to-Pay-Lösung anstelle von Einzellösungen ermöglicht erhebliche Kosteneinsparungen. Durch die Konsolidierung von Lizenzen entstehen erhebliche Einsparungen bei den Lizenzgebühren. Gleichzeitig reduziert sich der Schulungsaufwand und damit die -kosten erheblich, da Mitarbeiter nur einmal für die gesamte Beschaffungssoftware geschult werden müssen, anstatt separate Trainings für jede Einzellösung durchzuführen. Zudem erfordert die Implementierung einer S2P-Lösung in der Regel weniger Zeit und Ressourcen im Vergleich zur Implementierung mehrerer Einzellösungen. Dies bedeutet niedrigere Projektkosten und weniger personellen Aufwand.
- Problembehandlung: Beim Einsatz einer S2P-Lösung haben Unternehmen einen einzigen Ansprechpartner für alle Aspekte in ihrem Beschaffungsprozess. Tritt ein Problem oder Fehler auf, müssen sich Einkäufer nur an einen Anbieter wenden, um Unterstützung und Lösungen zu erhalten. Dies vereinfacht die Kommunikation und Problembehebung erheblich, da es keine Notwendigkeit gibt, zwischen verschiedenen Anbietern zu koordinieren.
- Sukzessiver Aufbau und Skalierbarkeit: Dem Best-of-Breed-Ansatz wird der Vorteil zugeschrieben, dass ein sukzessiver Aufbau der IT-Landschaft möglich ist, da jede Lösung einzeln eingesetzt werden kann. Allerdings ermöglicht auch eine S2P-Suite die Beschaffung schrittweise zu digitalisieren. Unternehmen können nach Bedarf Module hinzufügen und so den Implementierungsprozess steuern, um den Anforderungen eines wachsenden Unternehmens gerecht zu werden. Da die verschiedenen Module der Beschaffungssoftware gut aufeinander abgestimmt sind, erfordert die schrittweise Einführung keine umfangreiche Schulung. Dies ermöglicht zusätzlich eine schnellere Integration und Nutzung, wodurch Geschäftsunterbrechungen minimiert werden.
- Reibungslose Integration: Alle Funktionen innerhalb der Suite sind nahtlos integriert, was zu einem reibungslosen Datenaustausch zwischen den verschiedenen Phasen des Beschaffungsprozesses führt. Es gibt keine Systembrüche oder Dateninkonsistenzen, da alles in einer einzigen Plattform integriert ist. Dies gewährleistet eine ungestörte und uneingeschränkte Kommunikation im Einkaufsteam sowie einen reibungslosen Datentransfer innerhalb der Lösung.
- Erweiterte Analysemöglichkeiten durch Datengenauigkeit: Best-of-Suite-Softwarelösungen bieten oft erweiterte Analysetools, die es Unternehmen ermöglichen, Einblicke in ihre Beschaffungsdaten zu gewinnen. Da der Datenaustauch reibungslos funktioniert, sind die Analysedaten dementsprechend genauer. Dies erleichtert die Identifizierung von Einsparpotenzialen, die Optimierung von Beschaffungsstrategien und die bessere Entscheidungsfindung.
- Sicherstellung der Compliance: Eine Best-of-Suite unterstützt Unternehmen bei der Einhaltung von Vorschriften und Richtlinien. Da sie alle relevanten Prozesse abdeckt, können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Beschaffungspraktiken den geltenden Gesetzen und internen Richtlinien entsprechen und rechtliche und finanzielle Konsequenzen zu vermeiden.
Für wen ist das S2P-Konzept geeignet?
Für Unternehmen, die Digitalisierung in ihrem gesamten Beschaffungsprozess umsetzen und einen einheitlichen Digitalisierungsstand erreichen möchten, ist der Gesamtpaket-Ansatz und damit eine ganzheitliche Beschaffungssoftware empfehlenswert. Gerade in Einkaufsorganisationen, die ihre gesamte Beschaffung digital abbilden möchten, ist eine Best-of-Suite geeignet. Sie erhalten alle benötigten Tools auf einen Schlag, welche aufeinander abgestimmt sind und eine einheitliche User Experience bieten. Besonders Unternehmen, deren Teams eng miteinander arbeiten und eine einheitliche Plattform bevorzugen, profitieren davon.
Best-of-Breed vs. Best of Suite, was nun?
Bei der Auswahl einer Software für den Einkauf ist es wichtig, dass Unternehmen einen Blick auf die Zukunft werfen: Welche Probleme oder welches Potenzial haben meine Beschaffungsaktivitäten momentan und langfristig gesehen? Welche Kosten kommen auf, wenn ich mich heute für eine Teillösung entscheide und später erneut einen Prozessschritt digitalisiere? Wie hoch ist der Aufwand, wenn ich nur Schritt-für-Schritt die Automatisierung meiner Beschaffungsaktivitäten angehe ohne einen langfristigen Blick auf die Zukunft zu werfen? Diese Fragen stellen Einkäufer vor die Herausforderung, ihre Entscheidungen zu hinterfragen und zukunftsorientiert zu denken. Auf diese Weise vermeiden sie unnötige Kosten und den Aufwand, der mit der Implementierung von Beschaffungssoftware verbunden ist, ganz gleich, ob sie sich für Best-of-Breed- oder Best-of-Suite-Lösungen entscheiden.
Dennoch sollten Beschaffungsteams sich bewusst sein, dass Untätigkeit mit erheblichen Risiken verbunden ist, darunter der Verlust von Wettbewerbsvorteilen aufgrund unzureichender Digitalisierung sowie Kosten und Produktivitätsverluste aufgrund manueller Prozessabwicklung. Diese Gefahren sind nur einige Beispiele für die Herausforderungen, die mit nicht-digitalisierten Beschaffungsprozessen einhergehen.
Egal, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, das Wichtigste ist, nicht zu warten und eine Software für den Einkauf anzulegen. Jedes Unternehmen muss individuell entscheiden, welche Lösung die richtige für die internen Prozesse ist. Unterschiedliche Anforderungen, Budgetierung und der Digitalisierungsstand sind ausschlaggebend für diese Entscheidung.
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