Source-to-Pay: Der strategische End-to-End-Beschaffungsprozess
Effiziente und kostengünstige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Einkaufsorganisationen stehen der herausfordernden Aufgabe bevor, ihre Beschaffungsprozesse strategisch, taktisch und operativ zu optimieren und damit ihre gesetzten Beschaffungsziele zu erreichen. Um diese Herausforderungen zu meistern, wurde das Konzept des Source-to-Pay entwickelt.
Source-to-Pay: Der strategische End-to-End-Beschaffungsprozess
Effiziente und kostengünstige Beschaffung von Waren und Dienstleistungen sind für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Einkaufsorganisationen stehen der herausfordernden Aufgabe bevor, ihre Beschaffungsprozesse strategisch, taktisch und operativ zu optimieren und damit ihre gesetzten Beschaffungsziele zu erreichen. Dabei stehen Kostenreduktionen, Qualitätsverbesserungen und die Stärkung von Lieferantenbeziehungen primär im Vordergrund. Es ist wichtig eine ausgewogene Strategie zu entwickeln, die die individuellen Bedürfnisse und Prioritäten des Unternehmens berücksichtigt, während gleichzeitig ein strategischer Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz realisiert wird.
Um diese Herausforderungen zu meistern, ist es maßgeblich den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren – vom Sourcing über das Lieferantenmanagement, die Bestellung bis hin zur Ausgabenanalyse. Genau hierfür wurde das Konzept des Source-to-Pay, auch S2P genannt, entwickelt, das alle Phasen der Beschaffung abdeckt. Dies ermöglicht eine ganzheitliche und umfassende Verwaltung aller Beschaffungsaktivitäten in einem System, um eine einheitliche Umsetzung der Einkaufsstrategie im gesamten Prozess zu gewährleisten. So profitiert jede Abteilung der Einkaufsorganisation von den Vorteilen einer digitalen Beschaffungslösung, die Optimierungen und Verbesserungen beeinflusst.
Der Source-to-Pay-Prozess
Source-to-Pay besteht im Wesentlichen aus folgenden Teilschritten, die den gesamten Beschaffungsprozess darstellen:
- Lieferantenmanagement
- Bedarfsermittlung
- Bestellung und Lieferung
- Bezahlung
- Ausgabenanalyse
Dabei setzt sich Source-to-Pay (S2P) aus den beiden Teilprozessen und zusammen. Source-to-Contract bezieht sich auf den ersten Teil des S2P-Prozesses, in dem die strategische Ausrichtung des Einkaufs stattfindet. Hier werden Lieferanten ausgewählt, Verträge verhandelt und abgeschlossen. S2C umfasst somit die Planung und Umsetzung der Beschaffungsstrategie sowie die Vertragsverhandlungen mit Lieferanten, um die bestmöglichen Konditionen und Bedingungen zu erzielen.
Procure-to-Pay bildet den zweiten Teil des S2P-Prozesses und befasst sich mit der operativen Seite der Beschaffung. Es umfasst den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung über die Bestellabwicklung bis hin zur Zahlung der Lieferanten. P2P beinhaltet den Bestellprozess, die Lieferantenkommunikation, die Bestellfreigabe, den Wareneingang sowie die Rechnungsverarbeitung und -zahlung. Eine Spend Analysis kann den Beschaffungsprozess erweitern, indem zusätzliche Erkenntnisse und Einblicke in die Ausgaben eines Unternehmens im Rahmen des Source-to-Pay-Prozesses erhoben werden. Durch die Analyse der Ausgaben können Unternehmen den gesamten S2P-Prozess untersuchen und auswerten. Dabei spielt die Nutzung von KI-gesteuerten Technologien eine entscheidende Rolle, um Transparenz zu schaffen und Kosten zu reduzieren. Die Spend-Analyse liefert wichtige Informationen, die bei strategischen Entscheidungen im S2P-Prozess von großer Bedeutung sind. Die Erweiterung des Source-to-Pay-Prozesses durch eine Ausgabenanalyse stärkt die strategische Ausrichtung und das Kostenmanagement des Unternehmens und unterstützt darin, die Beschaffungsaktivitäten zu optimieren.
Durch die Kombination von Source-to-Contract und Procure-to-Pay deckt der S2P-Prozess den gesamten Beschaffungszyklus ab, von der strategischen Planung und Vertragsverhandlung bis zur operativen Abwicklung und Zahlung. Die Integration beider Teilprozesse ermöglicht eine effiziente und transparente Beschaffung, bei der die strategischen Ziele des Unternehmens mit den operativen Erfordernissen verknüpft werden.
Die Phasen des Source-to-Pay-Prozesses im Detail
Eine vollständig automatisierte Source-to-Pay Lösung bietet viele Funktionen, die den Einkauf & die Kreditorenbuchhaltung entlasten und eine strategische Ausrichtung ihrer Aufgaben ermöglicht. Freigesetzte Ressourcen, Zeitersparnis, Kostenersparnis und Prozessoptimierungen sind das Ergebnis. Im Folgenden erfahren Sie, wie eine digitale Source-to-Pay-Lösung die Teilschritte des gesamten Beschaffungsprozesses optimieren.
Lieferantenmanagement
Hier steht die systematische Kontrolle und Verwaltung von Lieferanten im Vordergrund. In einer digitalen Supplier Management Lösung als Teil von S2P können Lieferantenbeziehungen zentral gesteuert werden. Dabei werden die Lieferanten auch im System qualifiziert, klassifiziert und bewertet, um die Zusammenarbeit mit geprüften Lieferanten zu unterstützen und fördern, was große Abhilfe im Risikomanagement leistet.
Bedarfsermittlung
Die präzise Erfassung zukünftiger Materialbedarfe und Anforderungen ist ein entscheidender Schritt vor der eigentlichen Bestellung. Mit der Unterstützung digitaler S2P-Systeme kann die Bedarfsermittlung schnell und unkompliziert durchgeführt werden. Das System erleichtert die Erstellung, Genehmigung und Durchführung von Bestellungen. Alle Anforderungen des Unternehmens werden zentral in einem System gesammelt und verwaltet, was die Transparenz deutlich erhöht. Der Prozess der Bedarfsermittlung wird dadurch beschleunigt und flexibel gestaltet, da das System die Bestellung automatisch an die entsprechenden Verantwortlichen zur Freigabe weiterleitet. Dadurch wird die Effizienz gesteigert und die Möglichkeit von Fehlern minimiert.
Bestellung
Durch den Einsatz einer S2P-Lösung kann der Bestellprozess effizient automatisiert werden. Die Lösung ermöglicht die automatische Übermittlung der Bestellungen an Lieferanten, die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen durch das System und die automatische Erfassung von Lieferinformationen. Dies beschleunigt den Prozess erheblich. Zudem bietet die S2P-Lösung vorkonfigurierte Kataloge, hinterlegte Lieferanteninformationen und benutzerfreundliche Schnittstellen, um die Auswahl und Bestellung zu vereinfachen.
Sobald die Bestellung aufgegeben ist, können Einkäufer den Status in Echtzeit verfolgen, Liefertermine einsehen und Informationen zum Auftrag abrufen. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Bestellungen und ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Engpässen. Einkaufsorganisationen können entsprechend rechtzeitig eingreifen und Maßnahmen ergreifen.
Bezahlung
Nach der Bestellung und Lieferung der Waren, folgt die Rechnung. Digitale Tools optimieren und gestalten diesen Prozess effizient, indem die Rechnungsverarbeitung automatisiert wird. Robotic Accounting ermöglicht automatische Workflows, die den Abgleich, die Freigabe und Genehmigung von Rechnungen übernehmen, ohne dass menschliches Handeln nötig wird. Damit wird die manuelle Bearbeitung minimiert, während Zeit und Kosten gespart werden. Die digitale Rechnungsverarbeitung mittels Invoice Processing stellt das große Digitalisierungspotenzial von S2P-Prozessen dar.
Ausgabenanalyse
Eine Spend Analysis deckt den gesamten S2P-Prozess ab und ergänzt ihn durch eine gezielte Analyse der Ausgaben. Es werden wichtige Fragen beantwortet, die sich mit den Ausgaben eines Unternehmens beschäftigen. Dabei können diese Ausgaben aus Sicht von Kategorien, Lieferanten, Transaktionen oder Compliance-Richtlinien betrachtet werden. Dies schafft mehr Transparenz über die Kosten, deckt Einsparpotenziale auf und optimiert das Cash Management im Einkauf. Die gewonnenen Erkenntnisse helfen dabei, die gesamte Beschaffungsstrategie und den S2P-Prozess kontinuierlich zu verbessern. Die Spend Analysis ist kein Teilprozessschritt des S2P, sondern stellt eine Analyse des S2P-Prozesses selbst dar.
Ganzheitliche Integration und umfassende Optimierung: Eine S2P-Lösung für eine effiziente Beschaffung
Eine ganzheitliche S2P-Lösung integriert alle Teilprozessschritte der Beschaffung. Dadurch werden redundante Schritte und manuelle Schnittstellen vermieden, was eine reibungslose Durchführung von Beschaffungsaktivitäten ermöglicht. Alle Informationen zu Lieferanten, Verträgen, Bestellungen und Zahlungen werden zentral in einem System erfasst und verwaltet. Dies ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit innerhalb der Beschaffungsorganisation. Dabei kann die S2P-Lösung an die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, während dennoch der gesamte Einkaufsprozess digital unterstützt wird. Dadurch erfolgt nicht nur eine Optimierung einzelner Bereiche des Einkaufs, sondern der gesamte Prozess wird ganzheitlich und umfassend optimiert.
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