Excel im Einkauf: Warum Excel als Beschaffungsinstrument versagt
Als entscheidende Funktion eines Unternehmens, zielt die Beschaffung darauf ab, Kosten zu sparen und Geschäftsanforderungen effizient zu erfüllen. In der Welt des Einkaufs, wo Genauigkeit und Kostenreduktion im Vordergrund stehen, verlassen sich Organisationen oft auf digitale Tools, um ihre Prozesse zu optimieren. Ein oft genutztes Tool ist Excel – sehr vielseitig, allerdings erfüllt es oft nicht die spezifischen Anforderungen und strategischen Ziele von Beschaffungsorganisationen.
Excel im Einkauf: Warum Excel als Beschaffungsinstrument versagt
Als entscheidende Funktion eines Unternehmens, zielt die Beschaffung darauf ab, Kosten zu sparen und Geschäftsanforderungen effizient zu erfüllen. In der Welt des Einkaufs, wo Genauigkeit und Kostenreduktion im Vordergrund stehen, verlassen sich Organisationen oft auf digitale Tools, um ihre Prozesse zu optimieren.
In unserer jährlichen Studie zum digitalen Fortschritt von Beschaffungsorganisationen untersuchen wir den aktuellen Stand des Einkaufs in mittelständischen Unternehmen. Dabei haben wir diese Unternehmen gefragt, welche Systeme sie zur Verwaltung von Beschaffungsdaten nutzen. Der Großteil der Befragten gab an, dass das fehleranfällige Excel das führende System in ihren Beschaffungsaktivitäten darstellt, im Jahresvergleich erstmals wieder häufiger als ERP-Systeme. Ein wackliges Datenfundament für digitale Einkaufsprozesse!
Source: Einkaufsbarometer Mittelstand 2022. Nachhaltige Beschaffung und Lieferketten, Onventis GmbH in Kooperation mit BME, ESB Business School
Excel ist also zweifellos ein weit verbreitetes Tool im Einkauf, jedoch erfüllt es oft nicht die Strategien und Ziele von Beschaffungsorganisationen. In diesem Blogbeitrag werden wir untersuchen, warum Excel möglicherweise nicht die optimale Lösung für den Einkaufsprozess darstellt. Es werden die Nachteile von Excel sowie die damit verbundenen Risiken bei der weiteren Verwendung herausgestellt. Es wird deutlich gemacht, welche alternative Lösungen in Betracht gezogen werden sollten, um effizientere und effektivere Beschaffungsprozesse zu gewährleisten.
Die Grenzen und Risiken von Excel in der Beschaffung
Fehleranfälligkeit und Dateninkonsistenzen
Die manuelle Dateneingabe und Formelbearbeitung in Excel machen es anfällig für Fehler und Dateninkonsistenzen. Tippfehler und falsche Formeln können zu ungenauen Ergebnissen führen und somit die Beschaffungsaktivitäten beeinträchtigen. Wenn Fehler entdeckt werden, ist es möglicherweise zu spät, um sie zu korrigieren. Dies wirkt sich negativ auf die Entscheidungskraft von Einkäufern und deren Fähigkeit aus, fundierte Maßnahmen zu ergreifen.
Wachsende Komplexität
Mit zunehmender Komplexität der Beschaffungsprozesse werden die Grenzen von Excel deutlich. Das Management von verschiedenen Bestellungen bei unterschiedlichen Lieferanten und damit großen Datenmengen gestaltet sich schwierig und ist zeitaufwändig. Excel fehlt die Fähigkeit zu expandieren, die erforderlich ist, um den steigenden Anforderungen einer wachsenden Beschaffungsorganisation gerecht zu werden. Je mehr das Unternehmen beschaffen muss, desto schwieriger wird es, die Daten in Excel abzubilden und zu verwalten. Das Resultat sind Fehler im System und Einkaufsaktivitäten, die Einkäufern über den Kopf wachsen.
Langsame und ineffiziente Prozesse
Die manuelle Natur von Excel verlangsamt die Beschaffungsprozesse und beeinträchtigt Effizienz und Produktivität. Aktualisierungen von Tabellen per Hand, das Navigieren durch mehrere Registerkarten und die Abstimmung von Daten sind zeit- und arbeitsintensive Aufgaben. Fehlen Automatisierung und Workflow-Management-Funktionen innerhalb des Tools, so wird die Agilität und Zusammenarbeit innerhalb des Einkaufsteams behindert. Entscheidend für eine effektive Beschaffung sind jedoch Instrumente, die den Automatisierungsgrad erhöhen und so Prozesse vereinfachen.
Sicherheitsbedenken
Excel-Dateien, die per E-Mail geteilt oder lokal gespeichert werden, bergen Sicherheitsrisiken für interne Beschaffungsdaten. Vertrauliche Informationen wie Preisangaben und Lieferantenverträge können unautorisierten Zugriffen oder Verlust ausgesetzt sein, da die begrenzten Sicherheitsfunktionen von Excel nicht den erforderlichen Schutz sensibler Daten bieten. Es ist ratsam, sich nicht auf Excel zu verlassen und die Sicherheit mithilfe digitaler Beschaffungstools zu steigern.
Mangel an Kollaborationsfunktionen
In der Beschaffung stehen Kollaboration und Kooperation zwischen Stakeholdern verschiedener Abteilungen und Lieferanten im Vordergrund. Excel bietet allerdings nur beeinträchtigte Kommunikationsfunktionen und Echtzeitaktualisierungen. Gestaltet sich dadurch die Zusammenarbeit ineffizient, so wirkt sich das auch auf Beschaffungsprozesse aus. Missverständnisse, verpasste Chancen und erhöhtes Risiko von Fehlern führen zu Verzögerungen von Maßnahmen und im schlimmsten Fall, zu falschen Entscheidungen.
Komplexe Genehmigungsprozesse
Die lineare Struktur von Excel ist ungeeignet für das Management komplexer Genehmigungsprozesse. Verfolgung von Genehmigungsketten, Überwachung des Fortschritts und die Führung einer Nachweisdokumentation werden schwierig und fehleranfällig. Die Einschränkungen von Excel bei der Verwaltung komplexer Freigabeworkflows führen zu Ineffizienzen und potenziellen Engpässen. Gerade in der Beschaffung ist es wichtig, diese Prozesse zu etablieren und zu kontrollieren. Ist kein System hierfür vorhanden, geht der Überblick über nötige und getätigte Bestellungen verloren, gerät außer Kontrolle und führt zu einem ineffizienten und kostspieligen Prozess. Mehr Transparenz im Einkauf durch Genehmigungsworkflows stellt sicher, dass Beschaffungsprozesse nach festgelegten Verfahren ablaufen und Freigaben eingeholt werden, um Einkäufe zu verfolgen und Maverick Buying zu vermeiden.
Wenn nicht Excel, was dann?
In unserer zuvor erwähnten Studie geht hervor, dass viele Einkäufer die Digitalisierung aufgrund verschiedener Trends vorantreiben. Gerade die Kostenoptimierung und -senkung, Risikominimierung und Automatisierung spielen die Hauptrolle. Für diese Ziele reicht Excel allerdings nicht aus.
Source: Einkaufsbarometer Mittelstand 2022. Nachhaltige Beschaffung und Lieferketten, Onventis GmbH in Kooperation mit BME, ESB Business School
Excel ist zwar ein vielseitiges Tool, erfüllt jedoch eindeutig nicht die spezifischen Anforderungen und strategischen Ziele von Beschaffungsorganisationen. Seine Fehleranfälligkeit, Unfähigkeit, mit wachsender Komplexität umzugehen, langsamen Prozesse und weitere Herausforderungen beeinträchtigen den Erfolg der Beschaffung. Um diese Einschränkungen zu überwinden, sollten Einkaufsprofis die Einführung dedizierter Beschaffungsmanagement-Tools in Betracht ziehen, die Automatisierung und Sicherheit bieten. Durch den Einsatz fortschrittlicher digitaler Werkzeuge können Einkäufer Effizienz, Genauigkeit und strategischen Mehrwert steigern, um in der dynamischen Geschäftswelt erfolgreich zu sein.
Source-to-Pay-Systeme sind die Lösung für die Herausforderungen, die Excel nicht lösen kann. S2P stellt den strategischen End-to-End-Beschaffungsprozess dar, durch den alle Phasen im Einkauf digital abgewickelt werden können. Beschaffungsaktivitäten können so ganzheitlich und umfassend verwaltet werden, ohne dass sich auf das fehleranfällige Excel zu verlassen. Gerade im Einkauf bietet die Digitalisierung und Automatisierung enormen Mehrwert, um es zu entlasten und den gesamten Prozess zu vereinfachen. Damit werden komplizierte Formeln und endlos lange Tabellen überflüssig, während Beschaffungsaktivitäten problemlos und einfach abgewickelt werden können!
Wann wagen Sie den Sprung in die effiziente Welt des Source-to-Pay und profitieren von den etlichen Vorteilen, die eine ganzheitliche Beschaffungslösung bietet? Falls Sie noch nicht die Möglichkeiten kennen, die Ihnen S2P bringt, dann lesen Sie unseren Blog zu diesem Thema. Folgen Sie uns auf LinkedIn und abonnieren Sie unseren Newsletter, um über die neuesten Procurement-Themen stets informiert zu bleiben!
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