Fachkräftemangel in der sozialen Arbeit – Ursachen und Lösungen
Der Fachkräftemangel im sozialen Bereich ist mehr als nur eine Herausforderung für Organisationen. Es ist ein systemweites Problem, das die Qualität der Betreuung und Unterstützung Bedürftiger tiefgreifend beeinflusst. Diese Einrichtungen sind die tragenden Säulen unserer Gesellschaft, die stetig Mehrwert für Bewohner und Pflegebedürftige schaffen. Doch was passiert, wenn die Säulen bröckeln?
Fachkräftemangel in der sozialen Arbeit – Ursachen und Lösungen
Der Fachkräftemangel im sozialen Bereich ist mehr als nur eine Herausforderung für Organisationen. Es ist ein systemweites Problem, das die Qualität der Betreuung und Unterstützung Bedürftiger tiefgreifend beeinflusst. Diese Einrichtungen sind die tragenden Säulen unserer Gesellschaft, die stetig Mehrwert für Bewohner und Pflegebedürftige schaffen. Doch was passiert, wenn die Säulen bröckeln?
Zwischen Fürsorge und Überforderung: Herausforderungen und Chancen im sozialen Sektor
Die täglichen Aufgaben in sozialen Einrichtungen sind vielschichtig und anspruchsvoll, von der direkten Betreuung bis zur komplexen Verwaltung. Aber mit steigenden Anforderungen und einem gleichzeitigen Anstieg an Hilfebedürftigen geraten die Mitarbeiter zunehmend unter Druck. Überlastung und Qualitätsbeeinträchtigungen werden zur neuen Norm. Eine Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB) prognostiziert sogar, dass der soziale Sektor, angetrieben durch die demografische Entwicklung, bis 2040 zum größten Wirtschaftsbereich anwachsen wird. Umso wichtiger wird es, dass sich soziale Organisationen zukunftssicher aufstellen und den Ressourcen- und Fachkräftemangel angehen. Ein Schlüsselbereich in diesem Prozess ist die Beschaffung: Diese essentielle Funktion in jedem Unternehmen birgt großes Potenzial für Einsparungen bei Ressourcen, Zeit und Kosten.
Beschaffung in sozialen Organisationen
Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Branche, muss Beschaffungsaktivitäten durchführen. Diese reichen von der Beschaffung von Rohstoffen und Produkten, die direkt in den Produktionsprozess einfließen, bis hin zur indirekten Beschaffung von Waren und Dienstleistungen, die für den fortlaufenden Betrieb notwendig sind. Der Einkauf ist dabei ein zentraler Bestandteil des Unternehmensmanagements. In sozialen Organisationen, die als Dienstleister fungieren und Hilfe für Bedürftige anbieten, steht der Einkauf von Verbrauchsmaterialien, Dienstleistungen und C-Teilen im Fokus.
In sozialen Einrichtungen wird der Beschaffung allerdings oft eine untergeordnete Rolle zugewiesen, da der Hauptfokus auf der Hilfeleistung und der Verteilung von Ressourcen an Hilfsbedürftige liegt. Geprägt durch Fachkräftemangel im sozialen Bereich führt dies zu einer schwachen Aufstellung der Beschaffungsabteilung, die für die Organisation wesentliche Nachteile mit sich bringt. Das sind die vielschichtigen Herausforderungen der Beschaffung in sozialen Trägern:
- Budget: Soziale Einrichtungen fokussieren sich auf die Hilfe für ihre Klienten und Bewohner. Oftmals sind die zur Verfügung stehenden Budgets begrenzt, was dazu führt, dass diese Mittel maximal und möglichst effizient genutzt werden müssen. Aus diesem Grund sind Sparmaßnahmen und Kostensenkungen an vielen Stellen erforderlich.
- Hohe, wiederkehrende Bedarfe: Die fortwährende Betreuung von Bedürftigen verlangt kontinuierlich nach Dienstleistungen und Verbrauchsmaterialien. Dabei liegt der Schwerpunkt auf dem indirekten Einkauf, um die nachhaltige Existenz der Organisation zu gewährleisten. Täglich ist es notwendig, Produkte und Dienstleistungen zu beschaffen, oft auch kurzfristig, um eine lückenlose Versorgung zu garantieren.
- Maverick Buying: Aufgrund des ständigen Bedarfs und der Notwendigkeit, laufend zu versorgen, sowie des Fachkräftemangels, übernehmen häufig die Mitarbeitenden der Einrichtungen selbst den Bestellprozess. Das bedeutet, dass sie eigenständig und oft unmittelbar bei Bedarf bestellen. Dies geschieht meist ohne umfassende Preisvergleiche, ohne die Nutzung von Rahmenverträgen und ohne vorherige Überprüfung der Lieferanten. Diese Praxis, bekannt als Maverick Buying, führt zu unkontrollierten Bestellungen, die Compliance-Vorgaben missachten und Kosten steigen lassen. Das Fehlen effektiver Genehmigungsverfahren fördert Maverick Buying und resultiert in Compliance-Problemen sowie Fehlkäufen.
- Arbeitsaufwand in der Kreditorenbuchhaltung: Soziale Träger sind aufgrund der von Kommunen und Städten festgelegten Budgets verpflichtet, ihre Ausgaben transparent und deutlich darzulegen. Oft müssen diese Ausgaben auch durch Wirtschaftsprüfer überprüft werden. Diese Pflicht zur Dokumentation stellt Kreditorenbuchhalter vor die Herausforderung, sämtliche Rechnungen und damit verbundene Ausgaben zu erfassen und zu bearbeiten. Durch das Phänomen des Maverick Buyings erschwert diese Aufgabe: Bei „wild“ aufgegebenen Bestellungen erfolgt häufig eine Rechnungszustellung, die für Buchhalter nicht einfach zu verarbeiten ist. Das Fehlen von Bestellbezügen und detaillierten Informationen macht den Rechnungsverarbeitungsprozess komplizierter und verlangsamt die Arbeit erheblich.
- Verschärfung durch den Fachkräftemangel im sozialen Bereich: Der Mangel an qualifizierten Fachkräften verschärft diese Probleme weiter. Die unkontrollierten und ineffizienten Beschaffungsprozesse führen zu einem erhöhten Arbeitsaufwand, der von den vorhandenen Mitarbeitern oft nicht bewältigt werden kann. Dieser Teufelskreis führt zu noch größerem Fachkräftemangel und einer Verschlechterung der Situation.
Wie sollen diese Herausforderungen bewältig werden?
Es gibt einen Ausweg aus diesem Dilemma: Die Digitalisierung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses. Der Einkauf hat sich in den letzten Jahren von einer einfachen Einkaufsabteilung zu einem strategischen Enabler für den Erfolg von Unternehmen, insbesondere in sozialen Organisationen, entwickelt. Dieser Wandel bringt weitreichende Vorteile mit sich, die über das reine Beschaffen hinausgehen. Mit gezielten Maßnahmen können Kostensenkungen, Prozessoptimierungen und Compliance sichergestellt werden, was besonders für soziale Träger, deren Hauptaugenmerk auf der Schaffung von Mehrwert für Bedürftige liegt, von großer Bedeutung ist:
- Mobile Procurement: Die Einführung von Mobile Procurement ermöglicht nicht nur eine Vereinfachung und Beschleunigung der Beschaffungsprozesse, sondern bietet auch die Möglichkeit, automatisierte Freigabeprozesse nahtlos zu integrieren. Dies bedeutet, dass Mitarbeiter die Freiheit haben, Bestellungen innerhalb vordefinierter Kataloge zu tätigen, die ausschließlich geprüfte und genehmigte Lieferanten enthalten. Gleichzeitig gewährleisten die automatisierten Freigabeprozesse, dass jede Bestellung die notwendigen Genehmigungsstufen durchläuft, bevor sie ausgeführt wird. Dank dieser technologischen Integration können Mitarbeitende Bestellungen eigenständig und flexibel über mobile Geräte tätigen, ohne dabei die Richtlinien des Unternehmens zu umgehen.
- Reduzierung der Maverick Buying Quote: Durch die Einführung automatisierter Freigabeprozesse kann die unkontrollierte Beschaffung deutlich reduziert werden. Dies senkt nicht nur die Kosten, sondern stellt auch sicher, dass Bestellungen nur bei ausgewählten Lieferanten getätigt werden, Mengenrabatte genutzt und Compliance-Standards eingehalten werden, was die Maverick Buying Quote und Kosten signifikant senkt.
- Kostensenkung: Durch die Digitalisierung werden viele manuelle und zeitaufwendige Aufgaben automatisiert. Beispielsweise kann die automatische Verarbeitung von Bestellungen und Rechnungen den administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Diese Effizienzsteigerung verringert nicht nur die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, sondern senkt auch die Kosten für den administrativen Betrieb. Dadurch sparen sie Zeit, die sie stattdessen für strategische Aufgaben nutzen und so den Erfolg der Organisation sicherstellen können. Zudem bedeutet ein höhere Produktivität, dass weniger Ressourcen für die gleiche Menge an Arbeit benötigt werden, was sich direkt in Kosteneinsparungen niederschlägt.
- Versorgungssicherheit: Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Sicherstellung der kontinuierlichen Versorgung mit Gütern und Dienstleistungen. Die Digitalisierung des Einkaufs und die Zusammenarbeit mit verlässlichen Lieferanten gewährleistet, dass benötigte Materialien und Dienstleistungen immer rechtzeitig zur Verfügung stehen, ohne dass Sorgen über Lieferengpässe bestehen.
- Spend Analytics für Transparenz im Einkauf: Die Nutzung KI-gestützter Systeme im Einkauf ermöglicht eine detaillierte Analyse und Überwachung der Ausgaben. Dies schafft eine bisher unerreichte Transparenz im Einkauf und sorgt dafür, dass nie der Überblick über die Ausgaben verloren geht. Durch solche Analysen können Einsparpotenziale identifiziert und die Effizienz der Beschaffung kontinuierlich verbessert werden.
E-Procurement für soziale Träger
Die Herausforderungen sind gewaltig, aber nicht unüberwindbar. Der Schlüssel liegt in der Erkenntnis, dass Investitionen in die Beschaffung nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der Qualitätssicherung ist. Ein zukunftssicherer Ansatz erfordert ein Umdenken, weg von der kurzfristigen Kostenminimierung hin zu einer langfristigen Strategie, die Mitarbeiter entlastet und gleichzeitig die Versorgung der Hilfebedürftigen sicherstellt.
Unser Kunde Living Quarter GmbH ist ein Testament für diese Aussage: Mit Onventis konnte der soziale Dienstleister seine Bestellprozesse optimieren und transparent darstellen. So wurden die Prozesskosten unternehmensweit gesenkt werden, während pro Prozess mittlerweile 67 Minuten Arbeitszeit gespart werden. Living Quarter konnte mit der Onventis Lösung bevorzugte Lieferanten einbinden, Rahmenverträge verhandeln und die Zusammenarbeit stärken, sodass sie 17% Ersparnis auf das gesamte Einkaufsvolumen erzielt haben. In unserem Webinar am 28. Februar 2024 hat der Kunde alles über die digitale Transformation der Beschaffung des sozialen Trägers und wie die Einrichtung die Herausforderungen des Einkaufs meistert erläutert. Sehen Sie sich jetzt die Aufzeichnung an.
Die Living Quarter GmbH zeigt, dass soziale Einrichtungen die Beschaffung als eine strategische Komponente ihres Betriebs sehen und entsprechend handeln sollten. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Beschaffungsprozesse können die sozialen Träger den Fachkräftemangel effektiv bekämpfen und ihren Betrieb zukunftsfähig gestalten. Hierbei geht es nicht nur um die Implementierung neuer Technologien, sondern um eine neue Denkweise, die den Menschen in den Mittelpunkt stellt und Technologie als Werkzeug nutzt, um Mehrwert zu schaffen und die Qualität der sozialen Arbeit zu erhöhen.
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