Die Bedeutung einer effektiven Beschaffungsstrategie in der Geschäftswelt
Die Beschaffungsstrategie ist ein zentraler Bestandteil des modernen Geschäftsumfelds. Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Kostensenkung, sondern auch ein Instrument zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Sicherung der langfristigen Erfolg des Unternehmens. Eine effektive Beschaffungsstrategie ist für Einkäufer von entscheidender Bedeutung, um die Ziele in ihrer Organisation zu erreichen. Sie gibt an, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen und welche Vorgehensweise geplant ist.
Die Bedeutung einer effektiven Beschaffungsstrategie in der Geschäftswelt
Die Beschaffungsstrategie ist ein zentraler Bestandteil des modernen Geschäftsumfelds. Sie ist nicht nur ein Werkzeug zur Kostensenkung, sondern auch ein Instrument zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit und Sicherung der langfristigen Erfolg des Unternehmens. Eine effektive Beschaffungsstrategie ist für Einkäufer von entscheidender Bedeutung, um die Ziele in ihrer Organisation zu erreichen. Sie gibt an, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen und welche Vorgehensweise geplant ist. Dabei können Unternehmen, die ihre Beschaffungsaktivitäten strategisch ausrichten und umsetzen, eine Vielzahl von Zielen verfolgen, die zum Betriebserfolg beitragen. Als Bestandteil eines erfolgreichen Geschäftsmodells passt sich die Beschaffungsstrategie an die Unternehmensziele an – und erzielen in Einklang eine Umsetzung dieser.
Was ist eine Beschaffungsstrategie?
Eine Beschaffungsstrategie ist ein strukturierter Plan, der von Unternehmen entwickelt wird, um die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu organisieren, zu optimieren und zu steuern. Sie dient dazu, die Bedürfnisse des Unternehmens mit den besten verfügbaren Ressourcen in Einklang zu bringen, um Effizienz, Qualität und Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Dabei werden sowohl die kurzfristigen als auch die langfristigen Ziele berücksichtigt.
Folgende Fragen dienen als Leitlinie:
- Wie viel soll eingekauft werden? Wie viel wird benötigt, jetzt und in Zukunft?
- Welche Lieferanten werden gewählt?
- Welche Preise werden angenommen?
- Wie kann man die Zusammenarbeit mit Lieferanten optimieren?
Eine Beschaffungsstrategie umfasst also die Entwicklung von Zielen und Maßnahmen, die auf der Erreichung dieser Ziele basieren. Mit ihr werden alle wichtigen Entscheidungen, die Einkaufsteams bezüglich der Beschaffung treffen müssen, festgelegt. Damit soll der Einkaufsprozess effektiv, optimiert und angepasst an die gegebenen Ziele gestaltet werden.
Eine passende Beschaffungsstrategie entwickeln
Jede Strategie sollte an das Unternehmen angepasst werden – sie ist somit sehr individuell und entspricht den Werten und Richtlinien des Unternehmens selbst. Dabei sollte sie langfristig ausgelegt werden, um einen Wettbewerbsvorteil zu gewinnen und so relevant im Markt zu bleiben. So ist es umso wichtiger, die passende Strategie für das Unternehmen und seine Einkaufsorganisation zu entwickeln. Welche Schritte sind hier wichtig?
- Status Quo des Unternehmens ermitteln: Zu Beginn steht die gründliche Analyse des aktuellen Beschaffungsprozesses an. Unternehmen sollten nicht nur ihre Ausgaben sorgfältig prüfen, sondern auch ihre Einkaufsmuster und Schwachstellen identifizieren. Dies bietet die Grundlage, um Schwachpunkte zu beheben und Potenziale zu nutzen. Durch die Analyse können Unternehmen gezielt Herausforderungen in der Beschaffung identifizieren und Lösungen entwickeln.
- Ziele definieren: Die festgelegten Ziele für die Beschaffungsstrategie sollten im Einklang mit den übergeordneten Unternehmenszielen stehen. Diese Ziele können vielfältig sein, einschließlich Kostensenkungen, Stärkung der Lieferantenbeziehungen, Risikominderung oder Nachhaltigkeitsinitiativen. Die klare Definition von Zielen ist entscheidend, da sie den Weg für die Entwicklung geeigneter Maßnahmen ebnet.
- KPIs festlegen: Um den Erfolg der Beschaffungsstrategie zu überwachen, müssen messbare KPIs festgelegt werden. Diese KPIs sollten spezifisch, messbar, erreichbar und zeitgebunden sein (SMART), um sicherzustellen, dass die Strategie skalierbar ist und Fortschritte verfolgt werden können.
- Frühzeitig die richtigen Instrumente einbinden: Die Integration digitaler Lösungen ist ein wichtiger Schritt. Unternehmen sollten bestimmen, welche digitalen Werkzeuge und Technologien die Umsetzung ihrer Ziele unterstützen können. Es ist auch wichtig, vorhandene digitale Ressourcen optimal zu nutzen und zu prüfen, ob es komplementäre Tools gibt, die zusätzliche Ziele unterstützen können.
- Maßnahmen entwickeln: Die festgelegte Strategie erfordert konkrete Schritte zur Umsetzung. Dies umfasst die Definition von Maßnahmen und Methoden, die auf den vorherigen Schritten basieren. Digitale Beschaffungslösungen wie Source-to-Pay können in diesem Stadium eine entscheidende Rolle spielen, da sie die Umsetzung und Steuerung der Maßnahmen erleichtern.
- Kontinuierlich überprüfen und verbessern: Sobald Maßnahmen ergriffen wurden, ist die laufende Überprüfung und Anpassung entscheidend. Unternehmen sollten regelmäßig den Fortschritt überwachen, die Wirkung messen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen, um sicherzustellen, dass die Ziele effektiv erreicht werden.
Welche Rolle spielen Ziele in der Beschaffungsstrategie?
Eine Beschaffungsstrategie treibt das Unternehmen voran und fungiert als Leitbild. Um einen geeigneten Fahrplan zu definieren, ist es erforderlich, die festgelegten Ziele sorgfältig zu betrachten. Abhängig von den angestrebten Zielen kann die Strategie verschiedene Vorteile für das Unternehmen bieten. Welche konkreten Ergebnisse kann sie in einem Unternehmenskontext realisieren? Hier sind die zentralen Ziele, die durch eine passende Beschaffungsstrategie umgesetzt werden können:
- Kostenkontrolle: Durch eine sorgfältige Planung und Ausrichtung der Beschaffungsaktivitäten können Unternehmen ihre Ausgaben reduzieren und Ressourcen effizienter nutzen. Dies umfasst die Auswahl erstklassiger Lieferanten, die Verhandlung von Mengenrabatten und die Gesamtkostenoptimierung im Beschaffungsprozess.
- Effizientes Lieferantenmanagement: Die Wahl der richtigen Lieferanten ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Eine durchdachte Strategie unterstützt bei der Identifikation und Auswahl zuverlässiger Lieferanten, die qualitativ hochwertige Produkte oder Dienstleistungen zu wettbewerbsfähigen Preisen anbieten können.
- Risikomanagement: Erfolgreiche Beschaffungsstrategien berücksichtigen potenzielle Risiken wie Lieferkettenunterbrechungen, geopolitische Unsicherheiten, Währungsschwankungen und andere externe Einflüsse. Die Entwicklung von Risikominderungsstrategien stärkt die Widerstandsfähigkeit von Unternehmen gegenüber unvorhergesehenen Ereignissen.
- Effizienzsteigerung: Eine klare Ausrichtung der Beschaffungsstrategie trägt dazu bei, den Beschaffungsprozess zu optimieren und die Effizienz zu steigern. Dies kann durch die Implementierung von Technologien wie E-Procurement, automatisierten Workflows und anderen digitalen Lösungen erreicht werden.
- Compliance: In vielen Branchen und Ländern existieren spezifische Vorschriften und Compliance-Anforderungen im Zusammenhang mit der Beschaffung. Mit einer passenden Strategie wird die Einhaltung dieser rechtlichen Anforderungen gewährleistet, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
- Nachhaltigkeit: Unternehmen legen zunehmend Wert auf nachhaltige Praktiken. Wird die Beschaffungsstrategie auf Sustainability ausgelegt, wird das Unternehmen dabei unterstützt, Lieferanten zu identifizieren, die umweltfreundliche und sozial verantwortliche Praktiken verfolgen. Sie trägt somit zur Verwirklichung der Nachhaltigkeitsziele eines Unternehmens bei.
Effektive Tools zur Umsetzung Ihrer Beschaffungsstrategie
Eine Source-to-Pay Suite ist die optimale Unterstützung, um geeignete Maßnahmen zur Optimierung des Beschaffungsprozesses zu definieren und die oben genannten Ziele zu realisieren. Sie bietet die Möglichkeit, den gesamten Beschaffungsprozess zu digitalisieren und somit datengetrieben zu untersuchen. Alle nötigen Daten sind digital verfügbar, was in der Definition der Strategie Abhilfe schafft. Eine S2P-Software bietet eine umfassende Datenanalyse; Unternehmen können aktuelle Einkaufsmuster analysieren, Schwachpunkte erkennen und Erkenntnisse ableiten, die in die Beschaffungsstrategie einfließen. Die Software ermöglicht es, KPIs festzulegen und den Erfolg der Maßnahmen zu messen. Damit unterstützt eine S2P-Suite in der Definition von Beschaffungszielen und ermöglicht es, einfach und datengetrieben eine Strategie zu entwickeln.
Aber auch in der Umsetzung der Strategie sind E-Procurement-Lösungen wertvoll: Eine S2P-Software automatisiert und optimiert den gesamten Beschaffungsprozess von der Bedarfsidentifikation bis zur Zahlung und Ausgabenanalyse. Unternehmen sparen Zeit, Ressourcen und Nerven, indem manuelle Arbeitsschritte reduziert werden, während der Prozess selbst beschleunigt und vereinfacht wird. Je nach gesteckten Zielen spielt eine S2P-Lösung also in die Erreichung dieser ein. Werden Kostenreduktionen angestrebt, so trägt die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungsprozesses effektiv dazu bei, dieses Ziel umzusetzen. Möchte ein Unternehmen aber gleichzeitig ihre Lieferantenbeziehungen stärken, kann Supplier-Relationship-Management die Zusammenarbeit mit Lieferanten verbessern, während dieses Ziel zur gleichen Zeit Kostenersparnisse durch verbesserte Beziehungen mit sich bringt. S2P ist also ein vielfältiges Instrument, das in der Entwicklung der Strategie und der Umsetzung dieser maßgeblich hilft.
Damit Sie die richtige S2P-Lösung für Ihr Unternehmen finden, haben wir Ihnen eine Liste zusammengestellt, die Sie in der Auswahl unterstützt. Hier geht’s zu unserem Guide!
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