Digitale Rechnungsverarbeitung ist jetzt bis zu 59% billiger als Papierrechnungen
Die digitale Rechnungsverarbeitung wird immer günstiger und stellt die Zukunft des Invoice Processing dar. Laut einer jährlichen Umfrage von Billentis sanken die Kosten für elektronische Rechnungen von 10,90 EUR im Jahr 2012 auf nur 4,50 EUR im Jahr 2016. Das ist ein wirtschaftlicher Gewinn von fast 60% in vier Jahren. Umso mehr Bedeutung gewinnt die digitale Rechnungsverarbeitung – und wir erklären Ihnen, wie sie funktioniert!
Vor fünf Jahren gab es kaum einen Preisunterschied zwischen Papier- und digitalen Rechnungsprozessen. Es hat sich so viel geändert, dass die digitale Rechnungsstellung jetzt weniger als die Hälfte der Kosten des Papieräquivalents ausmacht. Dieser enorme Preisverfall wird durch neue Technologien, staatliche Regulierungen und eine wachsende weltweite Akzeptanz ermöglicht. iele Unternehmen setzen bereits auf digitale Lösungen, um ihre Beschaffungsprozesse effizienter und kosteneffektiver zu gestalten. Im Vordergrund steht das Invoice Processing (auch Invoice-to-Pay oder I2P genannt), über das Rechnungen digitalisiert verarbeitet werden, um einen effizienten und automatisierten Ablauf zu ermöglichen. Der Einsatz von digitalen Tools und Systemen kann Zeit und Ressourcen sparen, da der manuelle Arbeitsaufwand reduziert und Fehler minimiert werden.
Die verschiedenen Rechnungsformate: Was muss bei der Europäischen Richtlinie EN16931 beachtet werden?
Die Europäische Richtlinie 2014/77/EU vom 16. April 2014 leitete die Umstellungen auf elektronische Rechnungen ein. Dabei gilt eine grundsätzliche Verpflichtung für den Rechnungsaustausch mit Behörden seit dem 27.11.2020.
Dennoch wird darauf hingewiesen, dass sich diese Richtlinien auch auf Unternehmen und den B2B-Bereich übertragen lassen. Absatz 22 weist ausdrücklich darauf hin, dass „[…] die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet [ist]. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann.“ In europäischen Ländern wie Italien und Frankreich gilt diese Vorgabe schon jetzt. Die neuen Formate der elektronischen Rechnungsverarbeitung sind hier längst Realität geworden.
In Deutschland selbst ist das Fundament zur elektronischen Rechnungsverarbeitung bereits gelegt: Es gibt standardisierte Formate zur Umsetzung der europäischen Richtlinie. Dabei wird grundsätzlich zwischen mehreren Ansätzen unterschieden, die jedoch zusammenhängen.
XRechnung
EU-weit gilt das XML-Format, das durch die XRechnung (oder international Factur-X genannt) repräsentiert wird. Das Format ist der Standard zur elektronischen Rechnungsstellung, der die Richtlinie 2014/55/EU maßgeblich umsetzt und damit auf der Europäischen Norm EN16931 basiert. Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Rechnungsformat, das vollständig dokumentiert und maschinenlesbar ist. Dabei werden rein strukturierte Daten übertragen, welche dementsprechend nicht menschenlesbar sind. PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) stellt hierfür das Standard-Netzwerk für den Austausch von elektronischen Rechnungen und Dokumenten dar. Bisher war diese Lösung vor allem als Versand von Rechnungen an staatliche Stellen bekannt, jedoch haben auch private Unternehmen die Vorteile des Netzwerks erkannt und ist inzwischen als internationaler Standard anerkannt. Lesen Sie hier, wie PEPPOL funktioniert.
ZUGFeRD 2.0
ZUGFeRD ist hauptsächlich in Deutschland bekannt und stellt die Alternative zur XRechnung dar. Sie enthält ebenso einen XML-basierten und maschinenlesbaren Teil, stellt jedoch ein menschenlesbares PDF dar. Damit ist ZUGFeRD ein hybrides Format, das über alle Übermittlungswege ausgetauscht werden kann und inhaltlich identisch mit der XRechnung ist. Empfänger der Rechnung können abhängig von den technischen Möglichkeiten die XML-Datei weiterverarbeiten oder die PDF-Rechnung einsehen. Auch dieses Format basiert auf der Europäischen Norm EN16931 und ist damit für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet. Diese hybriden Rechnungen werden allerdings nicht vom PEPPOL-Netzwerk unterstützt.
Unstrukturierte Formate
Trotz der Notwendigkeit, Rechnungen elektronisch an öffentliche Auftraggeber zu übertragen, werden nach wie vor viele Rechnungen im klassischen Stil via E-Mail versendet. Gerade im B2B-Bereich sind XRechnungen nicht gängig. Bei unstrukturierten Rechnungsformaten, wie PDFs, ist die einfache Verarbeitung des Datensatzes nicht so einfach möglich. Hier ist eine Erfassung mittels OCR-Technologie notwendig, um den Rechnungsprozess zu starten. Um den Kunden ein Maximum an Möglichkeiten der automatisierten Rechnungsverarbeitung zu bieten, unterstützt die Onventis Invoice Processing Lösung die Verarbeitung unterschiedlicher Rechnungsformate, sowohl der strukturierten XRechnung sowie digitaler und gescannter Papierrechnungen, sodass jede Rechnung im System erfasst und abgeglichen werden kann. Moderne Technologien und Algorithmen extrahieren die relevanten Informationen aus den Rechnungen und bereiten sie für die weitere Verarbeitung auf, was eine effiziente Nutzung der Vorteile des Invoice Processing ermöglicht. Damit unterstützt Onventis die Verarbeitung von ZUGFeRD-, PDF-, Factur-X und XML-Rechnungen und automatisiert den Rechnungsprozess unabhängig vom Rechnungsformat.
Wie funktioniert die digitale Rechnungsverarbeitung mit Onventis?
Im Wesentlichen handelt es sich bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung um einen Prozess, bei dem elektronische Rechnungen automatisch verarbeitet werden. Papierrechnungen und PDFs werden in digitale Dokumente umgewandelt, welche anschließend automatisiert erkannt, genehmigt und bezahlt werden können. Das Invoice Processing besteht aus folgenden vier essentiellen Schritten:
- Erfassung
- Abgleich
- Freigabe
- Bezahlung
Rechnungsabgleich
Nach der Erfassung der Rechnungen wird der Abgleich durchgeführt. Hierbei werden die Rechnungen mit den dazugehörigen Unterlagen wie Bestellungen und Lieferbelegen verglichen, um mögliche Abweichungen und Diskrepanzen zu erkennen. Das Ziel des Invoice Matchings ist es, sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten korrekt sind und mit den getätigten Bestellungen und Lieferungen übereinstimmen. Dies trägt zur Verbesserung der Datenqualität und einem effizienteren Rechnungsprozess bei, da Fehler und Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und korrigiert werden können.
Eine Invoice Processing Software unterstützt diesen Prozess durch Robotic Accounting, indem sie Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen abgleicht. Intelligente Algorithmen übernehmen somit zeitaufwendige und repetitive Aufgaben und gestalten den Prozess effizienter. Dabei können Rechnungen in allen Formaten, ob als E-Rechnung, PDF oder Papierrechnung, abgeglichen werden. Die Software hilft bei der Identifikation von Unstimmigkeiten und schlägt entsprechende Maßnahmen zur Korrektur vor.
Robotic Accounting verbucht Rechnungen automatisch und ohne menschliches Zutun. Ein intelligenter Algorithmus übernimmt zeitintensive, sich wiederholende Aufgaben und gleicht Rechnungen automatisch mit Bestellungen, Wareneingängen und Verträgen ab. Dabei nutzt er historische Daten für Buchungsvorschläge und verbucht Rechnungen innerhalb festgelegter Toleranzen direkt im ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem.
Rechnungsfreigabe
Nach der Prüfung der Rechnungen geht es in der Rechnungsverarbeitung nun darum, diese freizugeben. Im manuellen Prozess wird die Rechnung an die entsprechende befugte Person weitergeleitet, um genehmigt und freigegeben zu werden. In manchen Fällen sind mehrere Genehmiger erforderlich, was den Freigabeprozess verlangsamen kann. Eine Invoice Processing Software mit einem hohen Automatisierungsgrad kann jedoch die Freigabe beschleunigen und erleichtern. Über einen automatisierten Workflow mit definierten Richtlinien werden die Rechnungen freigegeben und nur an die entsprechenden Kontakte zur Genehmigung weitergeleitet, sofern sie nicht kontaktlos mithilfe von Robotic Accounting verarbeitet werden können. Vorgegebene Prozesse im Rechnungsworkflow optimieren die Arbeitsabläufe und tragen zur Steigerung der Produktivität bei, da robotergestützte Abläufe die Zeit für den Rechnungsdurchlauf reduzieren.
Buchung und Bezahlung
Nach der Prüfung und Freigabe der Rechnung ist diese bereit zur Zahlung. Softwares für die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglichen es, dass die Rechnungen automatisch in dem integrierten ERP- oder Finanzbuchhaltungssystem verbucht werden. Damit wird die Rechnung beglichen und der Rechnungsprozess beendet.
An dieser Stelle ist jedoch eine Zahlungsprüfung zu empfehlen. Dieser Zwischenschritt wird vor der tatsächlichen Zahlung durchgeführt, um die Richtigkeit der Rechnungen zu prüfen und die Daten gegebenenfalls zu korrigieren. Die Zahlungsprüfung beantwortet Fragen zur Vollständigkeit und Richtigkeit der Rechnungsdaten. Mögliche Doppelzahlungen oder Überweisungen an die falsche Bankverbindung werden damit vermieden, sodass der Rechnungsprozess revisionssicher und sorgfältig abgeschlossen werden kann.
Automatisierte Beschaffungsprozesse: Das Potenzial der Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Optimierung und Prozessautomatisierung. Ihr Hauptziel ist es, mühsame und zeitaufwändige Aufgaben zu rationalisieren und zu digitalisieren, um Fehler zu minimieren und die Effizienz zu maximieren. Dies wird jedoch vor Herausforderungen gestellt, wenn unterschiedliche Rechnungsformate vorliegen. Mithilfe des Onventis Invoice Processing können Unternehmen Ihre Arbeitsabläufe standardisieren und den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess automatisieren, unabhängig davon, welches Rechnungsformat vorliegt. Damit digitalisieren Sie Ihre Rechnungsstellung einfach, medienbruchfrei und effektiv innerhalb einer Lösung.
Möchten Sie die konkreten Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung kennenlernen? Dann lesen Sie unseren Blog und erfahren Sie, warum Unternehmen Rechnungen digital verarbeiten sollten. Hier geht’s zum Blog!
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