Anforderungen aus dem Lieferkettengesetz: So setzen Einkaufsabteilungen Compliance mit der passenden digitalen Lösung um
Im ersten Teil der Onventis Artikelserie „Lieferkettengesetz“ haben Sie einen kompakten Überblick über die Sorgfaltspflichten für Einkaufsorganisationen anhand der einzelnen Gesetzesbausteine bekommen. Im zweiten Teil konnten Sie erfahren, wie Sie als Einkaufsverantwortliche in Ihrem Unternehmen die Pflichten und Anforderungen revisionssicher und parallel auch möglichst kosteneffizient umsetzen können.
Im dritten und letzten Teil lesen Sie, wie Sie eine für Ihr Unternehmen passende IT-Lösung auswählen. Darüber hinaus geben wir Ihnen zusammengefasst konkrete Handlungsempfehlungen für die Umsetzung des Lieferkettengesetzes in Verbindung mit einer digitalen Lösung an die Hand.
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Die richtige Software für mehr Compliance in der Lieferkette auswählen
Dass eine umfassende Source-to-Pay-Lösung absolut essenziell für den wirtschaftlichen Erfolg ist, ist den meisten Unternehmen und den Einkaufsentscheidern längst bekannt. Dennoch wird immer wieder auf Stand-Alone Lösungen ohne Berücksichtigung einer Integration in die ERP-Systeme gesetzt oder aber teilweise gehypte Technologien ausgewählt. Diese decken die Komplexität der Anforderungen meist nur partiell ab oder sind gar nicht dafür geeignet, die umfangreichen Einkaufs- und Beschaffungsanforderungen zu erfüllen. Das gilt sowohl generell als auch spezifisch für die neuen gesetzlichen Regelungen des Lieferkettengesetzes (LkSG).
Die Auswahloptionen an Procurement-Lösungen und -Anbietern haben sich in den letzten Jahren deutlich verbessert. Je nach Anwendungsschwerpunkt kann gezielt auf Source-to-Pay-Lösungen für den indirekten Bereich, spezifische Anwendungen für den direkten Produktionsmaterialbereich oder auch voll umfassende und -integrierbare SRM-Lösungen gesetzt werden. Es ist – mit Blick auf die rechtssichere Erfüllung der Umsetzungserfordernisse aus dem LkSG heraus – empfehlenswert, sich verstärkt mit etablierten SRM- oder ganzheitlichen Source-to-Pay-Lösungen, die umfangreiche Supplier Management Funktionalitäten enthalten, zu beschäftigen.
Denn neben den klassischen digitalisierbaren Beschaffungsbestandteilen, wie Ausschreibungen, Auktionen, Management des Projekteinkaufs, die Vertragsverwaltung von Rahmen- und Mengenkontrakte oder Lieferplänen, steht ganz zu Beginn des Erfüllungsprozesses der LkSG-Anforderungen der Lieferantenqualifizierungs- und -Klassifizierungsprozess. Dieser wird von einigen Anbietern noch zufriedenstellend angeboten. Etwas herausfordernder wird es schon beim Lieferantenbewertungs- und Entwicklungsprozesse sowie der digitalen Integration der Compliance-, Risiko- und Nachhaltigkeitsüberwachung. Besonders wenige Anbieter liefern Lösungen zu den notwendigen automatisierten und regelbasierten Ableitungen von Konsequenzen, wenn potenzielle Risiken identifiziert oder gar Verstöße festgestellt werden. Zudem sollte die Dokumentations- und Berichtspflicht (§10 LkSG) – die idealerweise aus ein- und derselben SRM-Lösung heraus getätigt wird – nicht vergessen werden. An dieser Stelle sollte noch einmal deutlich herausgestellt werden, dass es hier einerseits um die Dokumenten-/Zertifikatsverwaltung im Rahmen des Lieferantenmanagementprozesses und andererseits um die unternehmensinterne Befähigung, die Sorgfaltspflichten fortlaufend zu dokumentieren geht.
Konkrete Handlungsempfehlungen für die erfolgreiche Umsetzung der Sorgfaltspflichten
Die nachfolgenden Handlungsempfehlungen sind bewusst umfassend aufgeführt. Denn der richtige Ansatzpunkt ist individuell vom jeweiligen Entwicklungsstatus und Reifegrad der Organisation abhängig. Neben den hier genannten organisatorischen Empfehlungen sollte unbedingt eine Bewertung und eine Definition des Status Quo der Transparenz vorausgehen. Damit kann der Reifegrad festgelegt und mögliche Lücken im Abgleich mit den LkSG-Anforderungen aufgedeckt werden.
- Bestimmen und verankern Sie intern ein crossfunktionales LkSG-Team.
- Entwickeln Sie einen erweiterten Code of Conduct und lassen diesen verpflichtend von allen Lieferanten unterzeichnen.
- Integrieren Sie die Einhaltung der Menschenrechte innerhalb der Lieferkette in Ihren Einkaufsbedingungen.
- Kommunizieren Sie proaktiv die Forderung der Einhaltung der Menschenrechte an Ihre Lieferanten.
- Untermauern Sie, dass diese Verpflichtung auch für die vorgelagerten Wertschöpfungsstufen Ihrer Lieferanten gilt.
- Nutzen Sie eine SRM-Plattform für ein vollumfängliches Lieferketten-Monitoring, um Compliance-, Risiko- und Nachhaltigkeitsanforderungen zu gewährleisten.
- Lassen Sie nach einem Screening, die als kritisch identifizierten Lieferanten bzw. Lieferanten von kritischen Warengruppen (durchaus auch unangekündigt) überprüfen.
- Prüfen Sie zwecks Aufwandsminimierung in der Lernkurve einen möglichen Anschluss an Brancheninitiativen (VDMA, BDI, VDA, ZVEI, …) und/oder einen Austausch mit anderen Unternehmen und Netzwerkpartnern.
Damit sind wir am Ende unserer Artikelserie zum bevorstehenden Lieferkettengesetz angelangt. Viel Erfolg bei der Umsetzung der Sorgfaltspflichten!
Autor: Prof. Dr. Guido M. Stannek, Geschäftsführer, DR. STANNEK-CONSULTING
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